Scrisoarea de Intentie: Reguli de Redactare si MODELE Standard | colorful.hr

Actualizat Mai 2020

Descarca MODEL SCRISOARE DE INTENTIE

Scrisoarea de intentie, cunoscuta si sub denumirea de scrisoare de motivatie sau scrisoare de prezentare, are rolul de a prezenta intentia sau motivatia ta pentru a obtine un job. Scrisoarea de intentie vine in completarea unui CV si, in functie de modul in care ai redactat-o, te poate recomanda sau iti poate scadea sansele sa obtii un anumit job.

Specialistii in resurse umane de la colorful.hr iti descriu mai jos pasii pe care trebuie sa ii parcurgi in redactarea unei scrisori de intentie, ce informatii trebuie sa incluzi, dar si cateva modele de scrisori pe care le poti personaliza pentru a-ti asigura succesul intr-un proces de recrutare.

• Ce este scrisoarea de intentie si cand ai nevoie de ea

• Tipuri de scrisoare de intentie si care este scopul acesteia

• Cum redactezi corect si ce trebuie sa contina o scrisoare de intentie

• Reguli generale de redactare a unei scrisori de intentie – ce scrii si ce sa nu scrii intr-o scrisoare de intentie

Ce este scrisoarea de intentie si cand ai nevoie de ea

Scrisoarea de intentie este primul contact pe care il stabilesti cu un potential angajator, fiind o punte de legatura intre CV-ul tau si locul de munca pe care il soliciti.

In momentul de fata, foarte multi angajatori nu iau in considerare un CV daca nu este insotit si de o scrisoare de intentie/motivatie, preferabil personalizata pentru postul la care ai aplicat. Aceasta iti creste sansele sa iti pui in valoare personalitatea, abilitatile si punctele forte care te recomanda pentru un anumit job.

O scrisoare de intentie redactata corect iti creste sansele sa obtii jobul dorit, motiv pentru care trebuie sa ii acorzi o atentie sporita. Aceasta trebuie sa reflecte motivatia pentru care ai ales sa aplici la acel loc de munca, dar si care sunt aptitudinile si calificarile tale.

Totodata, prin scrisoarea de intentie trebuie sa demonstrezi faptul ca te-ai documentat si cunosti care sunt nevoile angajatorului si sa oferi solutii care sa reflecte modul in care tu poti sa indeplinesti aceste nevoi, cu exemple concrete despre cum poti sa cresti eficienta si profitul companiei.

Cand redactezi scrisoarea de intentie, tine cont de faptul ca aceasta trebuie sa fie conceputa special pentru firma si postul pe care ti-l doresti. Pana la urma, este prima ta sansa sa te faci remarcat si sa iti exprimi interesul de a lucra in respectiva companie.

Tipuri de scrisoare de intentie si care este scopul acesteia

Asa cum am mentionat anterior, scrisoarea de intentie vine in completarea CV-ului si trebuie sa il convinga pe angajator sa te cheme la interviu. In timp ce un CV este mai complex si contine date complete despre experienta ta in campul muncii, studiile urmate si aptitudinile tale, scrisoarea de intentie reflecta o parte din personalitatea si calitatile tale, care se reflecta prin modul in care ai redactat scrisoarea.

In primul rand, scrisoarea de intentie trebuie sa atraga atentia inca de la primele randuri, iar specialistul in recrutare sau HR managerul trebuie sa fie interesat sa parcurga scrisoarea in continuare. Apoi, odata ce i-ai castigat atentia, trebuie sa folosesti urmatoarele paragrafe ca sa argumentezi de ce esti candidatul potrivit pentru acea pozitie.

La final, scrisoarea de intentie trebuie sa determine persoana responsabila de angajare sa iti citeasca CV-ul si sa te cunoasca mai bine, adica sa obtii un interviu de recrutare. (vezi mai sus cum arata un model de scrisoare de intentie)

Scrisoarea de intentie poate fi de mai multe tipuri:

• scrisoare de intentie pentru candidaturi spontane;
• scrisoare de intentie care raspunde unui anunt de angajare specific al unei companii care cauta noi angajati;
• scrisoare de intentie destinata companiilor de recrutare, care fac apoi legatura intre candidat si angajator;
• scrisoare de intentie adresata institutiilor de invatamant, care este solicitata, de exemplu, atunci cand aplici pentru o bursa sau un master.

Citeste si Telemunca – ce este, cum este reglementata in Romania si ce avantaje iti poate aduce.

Cum redactezi corect si ce trebuie sa contina o scrisoare de intentie

Scrisoarea de intentie ar fi bine sa aiba intre jumatate de pagina si o pagina si trebuie sa fie redactata in limba in care este formulat si anuntul de angajare. Exista posibilitatea ca unii angajatorii sa specifice in anunt limba in care trebuie redactat atat CV-ul, cat si scrisoarea motivationala.

Recomandam ca o scrisoare de sa contina urmatoarele informatii:

• datele tale de contact – nume, prenume, adresa, cod postal (optional), numar de telefon, adresa de e-mail. Optional, poti sa incluzi si profilul de LinkedIn. Aceste informatii ar fi bine sa fieplasate la inceputul scrisorii, in coltul din stanga sus, daca o trimiti in format fizic, si la finalul scrisorii, in semnatura, daca o trimiti pe e-mail.
• numele si functia persoanei care se ocupa de recrutare in acea companie – in cazul in care cunosti aceste informatii, le poti include la inceputul scrisorii, in formula de adresare. Este recomandat sa te adresezi intotdeauna unei persoane anume, in loc sa folosesti o formula de adresare generala, deoarece te va ajuta sa atragi atentia persoanei care se ocupa de recrutare.
• numele si adresa companiei – acestea ar trebui mentionate in coltul din dreapta sus, daca trimiti scrisoarea in format fizic. In cazul in care aplici online, aceste informatii sunt de obicei omise.
• data – spre deosebire de CV, scrisoarea de intentie trebuie datata, informatie pe care o vei include in coltul din dreapta sus. Daca trimiti scrisoarea in format fizic, aceasta informatie trebuie pozitionata sub numele si adresa companiei angajatoare.

Pe langa aceste informatii, e important sa stii cum trebuie sa redactezi fiecare paragraf. Iata, asadar, care este modelul dupa care trebuie sa redactezi o scrisoare de intentie:

• Primul paragraf – aici poti include motivul pentru care ai trimis scrisoarea de intentie, postul dorit si informatii referitoare la sursa unde ai gasit anuntul de angajare. Daca trimiti o scrisoare motivationala spontana si nu tintesti un job anume sau daca nu ai informatii suficiente despre pozitia pentru care aplici, poti sa incluzi in scrisoare motivele si dorinta de a lucra intr-un anumit domeniu si ce anume din experienta ta te recomanda in acel domeniu.
• Al doilea paragraf – aici poti inscrie motivul pentru care esti interesat de jobul sau de firma respectiva. Mentioneaza daca ai experienta relevanta sau daca ai urmat cursuri de specialitate care te recomanda pentru acel job. Totodata, prezinta si cateva strategii prin care ai putea sa contribui la dezvoltarea firmei. Include si cateva exemple de calificari care ar putea fi de interes pentru respectiva companie.
• Al treilea paragraf – aici am sugera sa faci trimitere la CV-ul tau, insa fara sa repeti cuvant cu cuvant informatiile din el. Tot aici poti sa mentionezi scrisori de recomandare de la fosti angajatori sau poti sa incluzi cateva surse de unde angajatorul poate sa obtina mai multe informatii despre tine (de exemplu, fostele locuri de munca). Calitatile si aptitudinile care fac din tine candidatul ideal trebuie mentionate tot aici, mai ales ca al doilea si al treilea paragraf sunt cele care scot in evidenta calitatile tale, iti pun in valoare personalitatea si te deosebesc de ceilalti canditati.
• Paragraful de incheiere – aici poti include o formula de incheiere prin care sa ii multumesti angajatorului pentru timpul acordat si, in acelasi timp, ii soliciti un interviu. E util sa mentionezi si modalitatile prin care poti fi contactat sau orele cand esti disponibil pentru un interviu. Incearca sa fii cat mai concis in acest ultim paragraf si cere si un raspuns direct din partea persoanei care se ocupa de angajari.
• Formula de incheiere – scrisoarea de intentie se incheie cu numele tau complet, sub care vei semna de mana.

Vezi, mai jos, un model de scrisoare de intentie:

Odata ce ai redactat scrisoarea de intentie, citeste din nou si fa eventuale modificari, astfel incat textul sa arate si sa sune cat mai bine posibil. Poti apela chiar la ajutorul unui prieten, deoarece, fiind scris de tine, pot sa iti scape unele greseli de redactare. La final, formateaza textul astfel incat sa arate cat mai organizat (de exemplu, spatiere si font).

Acestea sunt principalele componente ale unei scrisori de intentie, insa poti personaliza continutul in functie de jobul pentru care aplici, de domeniul in care iti doresti sa lucrezi sau de firma care face recrutari.

Citeste si Esti in cautarea unui job? Iata zece meserii bine platite si foarte cautate de angajatori!

Recomandari generale de redactare a unei scrisori de intentie – ce scrii si ce sa nu scrii intr-o scrisoare de intentie

Atunci cand scrii o scrisoare de intentie, tine cont de urmatoarele recomandari, daca vrei sa ai succes in obtinerea jobului respectiv:

• foloseste hartie de calitate, niciodata colorata;
• introdu doar informatiile utile din trecutul tau profesional, cele care te pun in valoare pentru respectivul post;
• trimite si o fotografie, daca angajatorul solicita acest lucru;
• alege un font formal si usor de citit, precum Times New Roman sau Arial – centreaza textul in pagina cu optiunea Justify;
• paragrafele trebuie sa fie scurte si ideile trebuie grupate in tema;
• lasa un rand liber intre paragrafe;
• foloseste un limbaj adecvat, profesional, si un ton adaptat in functie de angajator. Evita sa folosesti clisee si fraze comune, abrevieri sau jargoane.
• foloseste formule de adresare adecvate. Formula de adresare este „Stimata/Stimat Doamna/Domn”, iar formula de incheiere este „Cu sinceritate/Al dumneavoastra, cu stima/Cu respect/Cu deosebita consideratie/Va multumesc”.
• nu incarca textul cu o varietate de fonturi si dimensiuni, nu sublinia si nu ingrosa textul;
• scrisoarea de intentie trebuie sa fie adresata unei persoane care se ocupa de angajari sau departamentului de resurse umane;
• nu exagera atunci cand prezinti realizarile tale profesionale, ci incearca sa-l ajuti pe angajator sa inteleaga de ce ar trebui sa te angajeze pe tine;
• accentueaza ceea ce te diferentiaza de ceilalti angajati, care sunt abilitatile si calitatile tale si cum le poti folosi in avantajul firmei;
• intentiile si calificarile tale trebuie formulate cat mai clar;
• nu mentiona aspecte negative (de exemplu, conflicte la fostele locuri de munca sau litigii de munca);
• nu face remarci negative la adresa fostilor tai angajatori;
• nu mentiona ce salariu vrei decat daca firma cere acest lucru;
• demonstreaza-ti abilitatile de comunicare – din scrisoare trebuie sa reiasa ca esti o persoana deschisa si sociabila;
• exprima-ti motivatia si interesul fata de acel post si ofera unul sau doua motive specifice;
• include o fraza in care sa arati ca te-ai documentat in privinta angajatorului si ca intelegi ce nevoi are, care sunt valorile si obiectivele companiei. Acest aspect iti va oferi mai multa credibilitate in fata angajatorului.
• mentioneaza ca esti disponibil pentru un interviu si toate caile prin care poti fi contactat;
• mentioneaza ca esti dispus sa oferi orice informatii suplimentare, legate de trecutul tau profesional, de care are nevoie compania respectiva;
• verifica gramatica si ortografia;
• roaga un apropiat sa parcurga scrisoarea pentru depistarea eventualelor greseli;
• daca scrisoarea este trimisa pe hartie, aceasta trebuie intotdeauna semnata de mana, pentru personalizare;
• nu depasi mai mult de o pagina, altfel risti sa plictisesti;
• personalizeaza continutul scrisorii de intentie in functie de pretentiile si de profilul angajatorului.

Tine intotdeauna cont de faptul ca o scrisoare motivationala standard nu iti va garanta un interviu. Este recomandat sa citesti cu atentie anuntul de angajare si apoi sa gasesti o legatura intre cerintele postului pentru care candidezi si abilitatile tale profesionale. Adapteaza scrisoarea de intentie in functie de fiecare angajator sau job in parte, astfel incat angajatorul sa simta ca aceasta scrisoare ii este adresata. Totodata, ofera suficiente informatii care sa il convinga pe angajator ca merita sa te cheme la interviu.

Scrisoarea de intentie iti ofera, asadar, posibilitatea sa detaliezi acele calitati pe care nu ai putut sa le explici in CV si iti creste sansele sa obtii jobul dorit, fiind un factor determinant pentru anumite pozitii importante.

Respecta recomandarile de mai sus si nu include in scrisoarea motivationala nimic din ce te-ar putea dezavantaja. Astfel, sansele tale de a obtine un interviu vor creste considerabil.

______________

Acest articol este realizat de catre specialistii in HR de la colorful.hr, parte a grupului Romanian Software.

Romanian Software este furnizor de solutii software de ultima generatie in domeniul resurselor umane si unul dintre liderii pietei romanesti de solutii de acest fel. Compania are la ora actuala prin intermediul platformei sale colorful.hr aproximativ 600 clienti si circa 140 angajati si colaboratori, administrand datele a peste 120.000 de salariati din Romania. Printre clientii sai se numara firme si institutii de renume precum: Amrest (Starbucks), Bergenbier, Altex, Universitatea Bucuresti, Nuclearelectrica sau Alro Slatina.