Telemunca: ce presupune, care sunt avantajele sale si care este cadrul legal pentru implementarea sa

Actualizat Mai 2021

Descarca MODEL ACT ADITIONAL TELEMUNCA

Pentru a preveni cat mai mult raspandirea infectarii cu coronavirus (COVID-19), Ministerul Muncii recomanda telemunca, pentru toate companiile la care acest lucru este posibil. Telemunca in Romania este o practica foarte comuna, care a fost reglementata in 2018, prin Legea nr.81/2018. 

Telemunca sau lucratul „remote” este modalitatea prin care un angajat isi poate indeplini atributiile de serviciu de la distanta, prin intermediul unor dispozitive de tipul PC-ului, laptopului, tabletei sau al smartphone-ului si cu o conexiune la internet. 

In cele ce urmeaza vom discuta despre ce presupune telemunca, avantajele sale, conditiile pentru o desfasurare optima, dar si despre anumite metode prin care angajatorii ar putea preveni raspandirea virusului.

• Masuri recomandate pentru prevenirea raspandirii coronavirusului

• Cadru legislativ

• Conditiile necesare pentru desfasurarea telemuncii

• Principalele avantaje ale telemuncii

• Care este diferenta dintre telemunca si munca la domiciliu

• Ce este starea de urgenta

• Model act aditional telemunca

Masuri recomandate pentru prevenirea raspandirii coronavirusului

Exista foarte multe metode prin care un manager poate sa limiteze raspandirea coronavirusului si sa asigure sanatatea angajatilor sai, iar printre acestea se numara: 

• Stabilirea unui program de munca individualizat si modificarea programului zilnic de lucru astfel incat angajatii sa nu fie nevoiti sa circule prin oras la orele de varf;
• Acceptarea situatiei de criza si modificarea locului de munca la domiciliul salariatului, pentru o anumita perioada de timp. Munca la domiciliu este si cea mai recomandata metoda, intrucat asigura sanatatea angajatilor, a familiilor acestora si contribuie la prevenirea raspandirii virusului;
• In cazul in care, prin obiectul activitatii sale, salariatul nu isi poate indeplini atributiile de serviciu prin telemunca, angajatorul are posibilitatea de a intrerupe activitatea angajatului si de a-l trimite pe acesta in concediu de supraveghere a copiilor, concediu de odihna sau in somaj tehnic;
• In cazuri grave, in care angajatii prezinta suspiciuni cu privire la imbolnavirea cu coronavirus, acestia au posibilitatea de a obtine concediu si indemnizatie pentru carantina. 

Cadru legislativ

In situatia de criza din prezent, exista trei reglementari legislative importante, de care orice manager ar trebui sa tina cont si care stabilesc atat cadrul legal pentru desfasurarea telemuncii, cat si motivele pentru care aceasta masura ar trebui adoptata.

Decretul nr. 195/2020 privind instituirea starii de urgenta

Acest decret a fost emis in conditiile raspandirii coronavirusului COVID-19 si a intrat in vigoare la data de 19 martie 2020. Printre prevederile acestui document se regasesc si anumite recomandari menite sa limiteze deplasarea cetatenilor si sa incurajeze parasirea domiciliului doar in situatii exceptionale si bine motivate. 

Ordonanta militara nr. 3/2020

Adoptata la 8 zile dupa decretarea starii de urgenta, Ordonanta militara nr. 3/2020 transforma recomandarile referitoare la limitarea deplasarilor in obligatii, cu doar cateva exceptii: 

• Deplasari pentru aprovizionarea de alimente;
• Deplasari pentru primirea de asistenta medicala;
• Deplasari scurte pentru a face sport;
• Deplasari pentru a dona sange;
• Deplasari pentru ingrijirea batranilor;
• Deplasari in scopul serviciului.

Desi conform acestei Ordonante Militare deplasarile in scopul serviciului sunt inca permise cu conditia ca angajatul sa poata prezenta organelor de control o adeverinta care sa ateste ca acesta este scopul real pentru care si-a parasit domiciliul, este clar ca situatia actuala este total nepotrivita pentru a solicita prezenta fizica a angajatilor la locul de munca, atat timp cat acestia isi pot indeplini activitatile zilnice de serviciu si de acasa. 

Legea 81/2018 privind reglementarea activitatii de telemunca

In acest act legislativ se defineste termenul de telemunca drept “o forma de organizare a muncii prin care salariatul, in mod regulat si voluntar, isi indeplineste atributiile specifice functiei, ocupatiei sau meseriei pe care o detine in alt loc decat locul de munca organizat de angajator, folosind tehnologia informatiei si comunicatiilor”. 

In document, persoana care isi desfasoara activitatea in conditiile prevazute mai sus poarta denumirea de telesalariat. Acesta are obligatia de a respecta si de a asigura confidentialitatea informatiilor si documentelor utilizate in timpul desfasurarii activitatii de telemunca.

In articolul 3 din legea telemuncii se precizeaza si faptul ca unui telesalariat trebuie sa-i fie incheiat un contract individual de munca, iar in articolul 5 se mentioneaza ca acesta se va bucura in totalitate de aceleasi drepturi si beneficii precum un angajat ce isi desfasoara activitatea zilnica la sediul firmei. 

La articolul 4, alineatul (3), se precizeaza ca angajatorul are dreptul sa verifice activitatea telesalariatului prin utilizarea tehnologiei informatiei si comunicatiilor, in conditiile stabilite prin contractul individual de munca, regulamentul intern si/sau contractul colectiv de munca aplicabil, in conditiile legii.

La articolul 7, litera c), legea prevede ca angajatorul trebuie sa asigure conditii pentru ca telesalariatul sa primeasca o instruire suficienta si adecvata in domeniul securitatii si sanatatii in munca, in special sub forma de informatii si instructiuni de lucru privind utilizarea echipamentelor cu ecran de vizualizare: la angajare, la introducerea unui nou echipament de munca, la introducerea oricarei noi proceduri de lucru.

Totusi, in urma decretarii starii de urgenta, angajatorii pot introduce, prin decizie unilaterala, telemunca, atat timp cat aceasta este emisa in scris si cuprinde urmatoarele elemente: 

• Informare cu privire la faptul ca salariatul lucreaza la domiciliu;
• Perioada de timp pentru care a fost luata aceasta masura;
• Programul de lucru al salariatului si modalitatea prin care angajatorul isi va controla subalternii in timpul acestui program;
• In cazul in care, pentru a-si desfasura activitatea, angajatorul are nevoie de anumite materii prime si materiale, angajatorul are obligatia de a transporta aceste obiecte catre domiciliul angajatului, dar si de a prelua produsele finite pe care acesta le produce.

Conditiile necesare pentru desfasurarea telemuncii

Pentru ca activitatea de telemunca sa se poata desfasura in conditii optime, care sa incurajeze productivitatea si comunicarea dintre angajati si angajator, este necesara indeplinirea anumitor conditii organizatorice, reglementate si in legea 81/2018. Iata care sunt acestea: 

• Angajatorul trebuie sa asigure toate mijloacele tehnologice referitoare la tehnologia informatiei si cea a comunicatiei si/sau echipamente de munca necesare prestarii in siguranta a activitatilor zilnice, cu exceptia cazului in care partile convin altfel;
• Sa instaleze, sa verifice si sa intretina echipamentul de munca pus la dispozitia angajatului, cu exceptia cazului in care partile convin altfel;
• Sa asigure salariatului o instruire potrivita cu privire la sanatatea si securitatea in munca, si sa furnizeze informatii si instructiuni de lucru specifice locului in care se desfasoara activitatea de telemunca. De asemenea, telesalariatul trebuie sa primeasca instructaj la angajare, la schimbarea locului de desfasurare a telemuncii, la introducerea unui nou echipament de munca sau la adoptarea unei noi proceduri de lucru.

In ceea ce priveste telesalariatul, acesta are aceleasi responsabilitati pe care le-ar avea daca si-ar desfasura activitatea de la birou. 

Activitatea de telemunca trebuie sa fie prevazuta in contractul individual de munca, in cazul in care acesta se incheie pentru personalul nou angajat sau printr-un act aditional la contractul individual de munca, atunci cand este vorba despre un angajat care ocupa deja o functie in interiorul companiei. 

Citeste si: Munca de acasa: Cum motivezi angajatii in vremuri de criza

Principalele avantaje ale telemuncii

Orice angajator care isi reorganizeaza personalul pentru a permite acestuia sa lucreze de acasa va contribui la mentinerea sanatatii individuale a angajatilor si a familiilor acestora, dar si la asigurarea sanatatii publice, prin reducerea posibilitatii de raspandire a infectarii cu coronavirus. De asemenea, telemunca prezinta o serie de alte avantaje, atat pentru angajat, cat si pentru angajator: 

Avantaje pentru angajator

Pentru un angajator, telemunca are o serie de avantaje iar printre acestea amintim: 

Reducerea costurilor cu spatiul de birouri si cu locurile de parcare

In conditiile in care un manager isi reorganizeaza compania in asa fel incat toti angajatii sai sa lucreze in sistem de telemunca, acesta va putea face economii substantiale atat cu spatiul de birouri, cat si cu locurile de parcare destinate personalului. In cazul in care angajatorul isi trimite subalternii sa lucreze de acasa doar pana la eradicarea epidemiei de coronavirus, acesta are posibilitatea de a-si reduce cheltuielile prin negocierea cu locatorii si cu administratorii locurilor de parcare. In conditiile in care spatiul de birouri si locurile de parcare nu sunt folosite, acesta poate solicita o micsorare a chiriei lunare in aceasta perioada. 

Consum redus de energie si eliminarea costurilor cu serviciile de curatenie 

Pentru ca activitatea de la birou este oprita, angajatorul se va bucura de un consum redus de energie electrica, dar si de eliminarea cheltuielilor cu serviciile de curatenie si cele de mentenanta.  

Avantaje pentru angajati

Si angajatii se pot bucura de avantaje odata ce incep sa practice telemunca. Iata care sunt principalele beneficii: 

O economie de timp si de bani

Atunci cand lucreaza de acasa, angajatii nu vor mai trebui sa piarda zilnic timp cu deplasarea spre si dinspre locul de munca si vor putea sa faca o economie de bani atat prin eliminarea costurilor de transport, cat si a eventualelor cheltuieli cotidiene (masa de pranz, gustari etc.).

Un mediu mai relaxant

Desi trebuie sa fie prezenti la statia de lucru in timpul orelor de program, angajatii se pot bucura de un mediu mai relaxant atunci cand lucreaza din confortul propriei locuinte, avand posibilitatea de a fi mai concentrati si dedicati indeplinirii activitatilor zilnice. 

Stabilirea unui echilibru intre viata personala si cea profesionala 

Minutele pe care un angajat le petrece zilnic cu deplasarea spre si dinspre munca il impiedica pe acesta sa petreaca mai mult timp cu familia sau sa indeplineasca anumite activitati personale. Telemunca ii asigura angajatului mai mult timp liber si ii da acestuia ocazia de a acorda o mai mare atentie vietii personale.

(!) Afla mai multe despre ce sprijin financiar pot acorda firmele angajatilor care desfasoara activitati in regim de telemunca.

Care este diferenta dintre telemunca si munca la domiciliu 

Din punct de vedere legal, munca la domiciliu si telemunca sunt doua chestiuni diferite, si, cu toate ca atunci cand vorbim despre munca de acasa, ne referim, de fapt, la telemunca, cele doua activitati sunt definite in mod distinct. Astfel, putem observa ca: 

• Potrivit legii 81/2018, telemunca ofera angajatului posibilitatea de a lucra de la distanta, intr-un alt loc decat locul de munca, ceea ce se poate traduce prin faptul ca nu il conditioneaza cu privire la locatia din care isi desfasoara activitatea, atat timp cat are la dispozitie echipamentele de lucru necesare. Cu toate ca in aceasta perioada, singurul motiv pentru care angajatii primesc posibilitatea de a lucra in sistem de telemunca este pentru a-si desfasura activitatile de acasa, din punct de vedere legal, termenul de lucru la domiciliu are alta insemnatate;
• De asemenea, munca la domiciliu este reglementata prin articolul 53/2003 si se adreseaza salariatilor care indeplinesc, la domiciliul lor, atributiile specifice functiei pe care o detin, iar in acest document legislativ nu exista informatii legate de folosirea tehnologiei informatiilor si a comunicatiilor. 

Citeste si: Avantajele tehnologiei si ale externalizarii proceselor de HR in contextul COVID-19

Ce este starea de urgenta 

Potrivit OUG 1/1999, starea de urgenta reprezinta ansamblul masurilor exceptionale de natura economica, politica sau de ordine publica, ce pot fi aplicate atat pe teritoriul intregii tari, cat si doar in anumite unitati administrativ-teritoriale, in urmatoarele situatii: 

• Atunci cand exista pericole grave care pot afecta securitatea nationala sau democratia constitutionala;
• In cazul iminentei de producere a unor calamitati, care fac necesara prevenirea, limitarea sau inlaturarea unor dezastre.

Principalele cauze care pot genera nevoia decretarii starii de urgenta:

• Crize economice, financiare sau epidemiologice, precum actuala pandemie de coronavirus;
• Fenomene naturale: cutremure, inundatii, alunecari de teren, incendii;
• Fenomene umane: crime, accidente nucleare, chimice, tulburari grave ale ordinii publice. 

In ceea ce priveste domeniul muncii si al protectiei sociale, sunt prevazute urmatoarele masuri, reglementate prin decretul 195/2020: 

• Pe durata starii de urgenta vor fi suspendate controalele la angajatori de catre Inspectoratul Teritorial de Munca;
• Pe durata starii de urgenta se va mentine valabilitatea tuturor contractelor colective de munca si a acordurilor colective;
• In situatia in care o persoana fosta beneficiara a stimulentului de insertie isi pierde locul de munca din motive cauzate de epidemia de COVID-19, aceasta va putea reprimi indemnizatia;
• Toate cererile privind beneficiile si prestatiile sociale se pot depune pe cale electronica;
• Certificatele de handicap sau atestatele de asistent maternal care au expirat vor ramane valide pana la incetarea starii de urgenta. 

Model act aditional telemunca

Pentru a putea simplifica procedurile de conformare cu prevederile legale, va punem la dispozitie un model de act aditional pentru telemunca. 

In aceasta perioada, in care sanatatea noastra si a angajatilor nostri reprezinta o prioritate principala, este foarte important sa ne conformam si sa luam toate masurile care se impun pentru a asigura siguranta colectiva. 

Sursa Foto: Shutterstock