5 trucuri de managementul timpului in HR

Ziua de lucru obisnuita a profesionistului din HR este pe cat de variata, pe atat de solicitanta. Ziua tipica de lucru presupune, spre exemplu, ca prima ora sa fie dedicata mailurilor, telefoanelor si solicitarilor. Urmeaza focusul pe partea de recrutare: postare de anunturi, recrutare, interviuri, intalniri. Dupa-amiaza unui profesionist de resurse umane poate fi ocupata cu partea de evaluare si documentare a performantei angajatilor, precum si salarizare, traininguri sau alte activitati ce presupun atentie sporita.

Pe langa toata aceasta avalansa de activitati, oamenii de resurse umane se confrunta constant cu intreruperi din partea angajatilor care aduc adeverinte si cereri, din partea angajatorilor care vor sa modifice schema de personal si multe alte chestiuni disruptive.

In plus, impactul avut de noile tehnologii si programul de lucru de acasa a facut ca multi dintre profesionistii din HR sa ajunga sa fie disponibili 24/7 pe telefon, mail sau Zoom.

Exista totusi o cale mai usoara de a gestiona sarcinile de lucru, atat cele predictibile, cat si cele imprevizibile, in asa fel incat ziua de munca sa nu se prelungeasca peste program?

Oricine poate sa isi faca viata mai usoara daca se foloseste de cateva principii de baza in managementul timpului angajatilor pentru a-si ordona ziua de munca, iar profesionistii din HR pot sa beneficieze din plin de avantajele oferite de aceasta disciplina.

Managementul timpului in resurse umane

Iata cateva principii simple si usor de aplicat zi de zi:

1. Fa-ti un plan

Ziua cea mai productiva este cea pentru care ai facut un plan dinainte si l-ai respectat intocmai. Cu cat stii mai bine ce ai de facut intr-o zi, cu atat poti sa iti rezolvi eficient sarcinile de serviciu in timpul orelor de program.

Da, apar intreruperi deseori in munca de HR, insa daca ai un plan facut dinainte, vei vedea cu usurinta si unde poti sa strecori 20 de minute pentru emiterea unei adeverinte urgente sau reprogramarea unui interviu de angajare. Sau, de ce nu, de o pauza pentru reincarcare a bateriilor.

2. Prioritizeaza urgentele

In HR, totul pare sa fie urgent! De la angajati pana la management, toti au argumente pentru a dovedi ca solicitarea lor trebuie rezolvata cu prioritate. Practica dovedeste ca nu toate trebuie rezolvate pe moment. Unele adeverinte pot fi emise si peste doua zile, iar rapoartele pot fi necesare abia spre sfarsitul saptamanii. Dar nu poti afla asta decat daca discuti cu cel care solicita o bucata din timpul tau. Doar asa poti stabili cat de urgente sunt sarcinile aparute din senin si cum pot fi ele rezolvate.

3. Stabileste obiective si termene limita

La fel ca si in viata, ai fi pierdut daca ai munci fara un obiectiv clar si fara un termen limita. Stabilirea unor tinte realiste si realizabile poate sa faca diferenta intre munca multa, dar fara rezultate spectaculoase, si activitatea incununata de succes.

Stabileste-ti termene limita pentru realizarea sarcinilor de serviciu, pentru ca nimeni nu stie mai bine decat tine cat timp iti ia sa le rezolvi pe fiecare in parte. Ia-le pe rand si nu te apuca de una noua pana cand nu o inchei pe cea in lucru. Un calendar este cel mai bun instrument in care poti sa iti notezi termenele limita, ca sa fii sigur ca nu le incurci si ca te incadrezi in programul de lucru.

4. Deleaga responsabilitatile si automatizeaza activitatile repetitive

Cu tot imprevizibilul fiecarei zile, munca intr-un departament de resurse umane presupune si multe procese repetitive, consumatoare de timp, ce pot fi delegate colegilor sau automatizate.

Spre exemplu, o platforma de automatizare precum colorful.hr poate sa preia tot ce inseamna administrarea de personal: documentele salariatilor, fisele de post, informatiile legate de activitatea angajatilor, beneficiile extrasalariale.

La fel de bine, softul arhiveaza toate documentele, iar accesul este securizat in functie de drepturile utilizatorilor. Poti sa generezi documente prin utilizarea de template-uri predefinite sau sa indexezi documente astfel incat sa poata fi cautate dupa cuvinte cheie. De ce sa pierzi timp pretios rascolind prin arhive, cand poti sa ai totul la un click distanta?

Deloc de neglijat este si procesul automatizat de pontaj, integrat cu aplicatia de salarizare si cu sistemul de card acces. Gestionezi eficient si fara eroare umana orele de munca suplimentare si zilele de concediu si ai salariile mereu gata la timp.

5. Spune NU

Cand ziua devine haotica, in pofida bunei pregatiri si prioritizarii urgentelor, trebuie sa iei atitudine. Invata sa spui “nu” la sarcinile suplimentare care te impovareaza si iti extind ziua de lucru peste program. Uneori, este dificil sa spui “nu” si sa ceri ajutor, insa este singurul mod in care poti sa ramai productiv pe termen lung.

Intotdeauna se pot gasi solutii, daca inveti sa spui “nu” atunci cand te simti coplesit – de la gasirea unui coleg mai liber in echipa care sa preia o parte din sarcini, pana la achizitionarea unui soft care sa preia o parte din taskurile consumatoare de timp.

Sursa FOTO: Unsplash.com