Cum poti tine contabilitatea pentru PFA. Documente necesare si norme legale

Actualizat Decembrie 2019

PFA-ul sau Persoana Fizica Autorizata este o forma juridica simpla, conceputa pentru activitati comerciale, prestari de servicii sau alte activitati de mica anvergura. PFA-ul este, mai exact, cea mai simpla modalitate prin care o persoana poate sa desfasoare activitati individuale sau sa presteze servicii economice, fiind singura persoana salariata.

Desfasurarea de activitati economice de catre Persoanele Fizice Autorizate, de catre intreprinderile individuale sau cele familiale este reglementata prin OUG nr. 44/2008, intrata in vigoare de la data de 25 aprilie 2008.

In ceea ce priveste infiintarea unui PFA, procedura este una relativ simpla, gratuita. Un alt avantaj al PFA-ului este acela ca nu are nevoie de un expert contabil pentru gestionarea documentelor fiscale, iar contabilitatea poate fi tinuta personal, in partida simpla.

• Prevederi legale privind registrele contabile ale unui PFA
• Documente necesare pentru contabilitatea in partida simpla
• Alte documente necesare pentru contabilitatea unui PFA
• Ce declaratii trebuie depuse la ANAF de catre PFA-uri
• Cand este obligatorie achizitia Registrului unic de control pentru un PFA
• Care sunt documentele tipizate necesare pentru contabilitatea PFA-ului
• Cand trebuie platite contributiile CAS si CASS pentru PFA
• Cand se face trecerea de la contabilitatea in partida simpla la contabilitatea in partida dubla

Prevederi legale privind registrele contabile

Conform legii, persoanele fizice autorizate sunt obligate sa intocmeasca registre pentru evidentierea operatiunilor contabile care au fost efectuate inca de la momentul infiintarii, pentru orice domeniu in care activeaza.

Reglementarile pentru contabilitatea in partida simpla sunt conform Ordinului MFP nr. 170/2015. Reglementarile se aplica pentru urmatoarele categorii de persoane:

• persoanele fizice si asocierile fara personalitate juridica si care au venituri impozabile, ale caror venituri sunt obtinute din activitati independente (PFA, intreprinderi familiale si individuale), cedarea folosintei bunurilor, activitati agricole, silvicultura, piscicultura
• persoanele sau entitatile care au obligatia sa tina contabilitatea in partida simpla, potrivit actului normativ de infiintare sau unor legi speciale sau unor acte normative, exceptand persoanele juridice fara scop patrimonial

Documente necesare pentru contabilitatea in partida simpla

Contabilitatea in partida simpla pentru o persoana fizica autorizata presupune completarea Registrului jurnal de incasari si plati si a Registrului inventar, fara a fi necesara inregistrarea lor la administratia Fiscala. Folosirea altor documente este optionala, cu exceptia facturilor, care trebuie completate conform Codului Fiscal.

Potrivit aceluiasi Ordin al Ministerului de Finante Publice, pentru a evidentia operatiunile efectuate in contabilitatea in partida simpla, sunt necesare urmatoarele registre contabile:

• Registrul-jurnal de incasari si plati – pentru inregistrarea in ordine cronologica a tuturor sumelor incasate si platite (in numerar si prin conturi bancare) si pentru totalizarea lunara a sumelor. acestea pot fi sumele incasate din desfasurarea activitatii, aporturile in numerar, credite si imprumuturi bancare, sume primite ca despagubiri, sponsorizari, donatii, subventii, restituiri de taxe si impozite, penalitati si amenzi platite. Registrul jurnal de incasari si plati este intocmit intr-un singur exemplar si trebuie sa cuprinda data efectuarii operatiunii, denumirea si numarul documentului justificativ pentru operatiunea respectiva, explicatii privind natura operatiunii, suma incasata/platita asa cum reiese din documentul justificativ
• Registrul inventar – pentru inregistrarea activelor si datoriilor inventariate, intocmit intr-un singur exemplar, in baza unei Liste de inventariere. Conform legii, documentul trebuie sa cuprinda neaparat urmatoarele elemente: o prima coloana cu numarul fiecarei operatiuni inregistrate (in ordine cronologica), cea de-a doua coloana cu fiecare element inventariat sau grupa de elemente inventariate (din Lista de inventariere) si a treia coloana cu valoarea de inventar

Atat Registrul-jurnal de incasari si plati, cat si Registrul inventar trebuie pastrate timp de 10 ani.

Alte documente necesare pentru contabilitatea unui PFA

Alte documente care trebuie constituite, pe langa registrele obligatorii sunt urmatoarele:

• Fisa mijlocului fix – tine evidenta mijloacelor fixe si este intocmita intr-un singur exemplar pentru fiecare mijloc fix sau pentru mai multe cu aceeasi valoare/cota de amortizare. Mijloacele fixe sunt toate acele active detinute de un PFA si utilizate pentru producere de bunuri, pentru prestarea de servicii sau pentru inchirierea lor catre terti, cu scop administrativ
• Factura – care trebuie intocmita si utilizata in conformitate cu prevederile Codului Fiscal. Pentru a tine evidenta facturilor, un PFA poate opta pentru folosirea unui program de facturare
• Aviz de insotire a marfii – este un document care trebuie sa insoteasca marfa pe timpul transportului, in cazul in care factura pentru livrare este intocmita ulterior
• Lista de inventariere – este un document necesar pentru intocmirea Registrului-inventar, care tine evidenta tuturor materialelor si mijloacelor fixe aflate in gestiunea persoanei fizice autorizate
• Chitanta – este emisa odata cu vanzarea unor produse a caror plata s-a efectuat in numerar si justifica primirea unei sume de bani
• Chitanta pentru operatiuni in valuta – este emisa odata cu vanzarea unor produse a caror plata s-a efectuat in valuta
• Dispozitia de plata/incasare catre casierie – este necesara pentru achitarea in numerar a unor sume de bani, avansuri pentru cheltuieli de deplasare sau pentru incasarea unor sume de bani in numerar, conform dispozitiilor legale. Dispozitia de plata este si un document justificativ care este inregistrat in registrul de casa si contabilitate pentru platile in numerar care au fost facute fara alt document justificativ
• Statul de salarii – este folosit pentru calcularea sumelor de bani care trebuie platite salariatilor sau salariatului unic, in cazul unui PFA.

Un PFA care are contabilitate in partida simpla poate sa foloseasca toate formularele prevazute mai sus sau doar o parte din ele, in functie de tipul activitatii desfasurate, cu conditia ca acestea sa permita evidentierea tuturor informatiilor necesare pentru a-si indeplini toate obligatiile legale.

Inventarierea pentru contabilitatea in partida simpla trebuie efectuata la inceputul activitatii, cel putin o data pe an, dar si atunci cand activitatea este incetata. Nu este obligatoriu ca situatiile financiare sa fie intocmite anual.

Contabilitatea in partida simpla trebuie sa fie tinuta in limba romana si in moneda nationala, iar orice operatiune economico-financiara trebuie consemnata obligatoriu in contabilitate printr-un document justificativ.

Ce declaratii trebuie depuse la ANAF de catre PFA-uri

Pentru stabilirea formei de impozitare, trebuie depuse la ANAF urmatoarele declaratii:

• declaratia 070 trebuie depusa de catre orice PFA la infiintare
• declaratia 392 A/B care evidentiaza achizitiile si livrarile cu platitorii/neplatitorii de TVA
• declaratia 300 (sau decont de tva) in cazul in care PFA-ul devine platitor de TVA
• declaratia 394 necesara pentru persoanele fizice autorizate care platesc TVA
• declaratia 112 care evidentiaza impozitele si asigurarile sociale ale angajatilor, pentru PFA-urile care au salariati. Vezi AICI noul model al declaratiei 112!
• declaratia 010 care trebuie intocmita de PFA atunci cand angajeaza primul salariat sau cand nu mai are niciun angajat, cand devine platitor de TVA sau isi pierde statutul de platitor de TVA, cand devine platitor de accize

Pentru celelalte declaratii, Ministerul Finantelor Publice a propus depunerea unei singure declaratii unice, care va inlocui sapte formulare actuale:

• declaratia 200, privind veniturile realizate din Romania
• declaratia 201, privind veniturile realizate in strainatate
• declaratia 220, privind venitul estimat/norma de venit
• declaratia 221, privind normele de venit din agricultura
• declaratia 600, privind venitul de baza pentru CAS
• declaratia 604, privind stabilirea CASS
• declaratia 605, privind stoparea CASS

Cand este obligatorie achizitia Registrului unic de control pentru un PFA

Conform prevederilor legale, un PFA are obligatia sa completeze urmatoarele documente: Registrul jurnal de incasari si plati, Registrul inventar si Registrul de evidenta a salariatilor (in cazul in care PFA-ul are angajati). In ceea ce priveste Registrul unic de control, acesta este optional in cazul unui PFA, cu exceptia persoanelor juridice care desfasoara activitati comerciale si sunt inregistrate la Oficiul National al Registrului Comertului.

Acesta tine evidenta tuturor controalelor care au fost desfasurate la persoana fizica autorizata de catre organele de control, din urmatoarele domenii: sanitar, fitosanitar, financiar-fiscal, urbanism, protectia consumatorului, calitatea in constructii, protectia impotriva incendiilor, inspectia si protectia muncii, dar si alte domenii prevazute de lege. Evidenta controalelor este inregistrata in Registrul unic de control prin semnaturile organului de control si reprezentantului legal al persoanei fizice autorizate.

Registrul unic de control poate fi achizitionat de la sediul aNaF de pe raza teritoriala unde isi are sediul PFA-ul, in termen de 30 de zile de la data inregistrarii PFA-ului. Registrul este achizitionat contra cost, iar documentele necesare pentru eliberarea lui sunt:

• cerere pentru eliberarea Registrului Unic de Control
• copie CUI pentru societatea comerciala pentru care este solicitata eliberarea Registrului Unic de Control
• delegatie pentru persoana care depune cererea, impreuna cu documentele aferente
• copie dupa B.I./C.I. a persoanei delegate

Registrul unic de control trebuie achizitionat pentru sediul social si pentru fiecare punct de lucru, in cazul in care exista mai multe sedii. in cazul in care nu este achizitionat, se pot aplica amenzi cuprinse intre 500 si 2000 de lei.

In cazul PFA-urilor care nu desfasoara activitati comerciale, achizitionarea Registrului unic de control este optionala.

Care sunt documentele tipizate necesare pentru contabilitate

Toate operatiunile financiar-economice ale unui PFA trebuie inregistrate, in scris, in documente justificative. acestea sunt documentele de evidenta, care sunt clasificate in documente tipizate si netipizate.

Tipizatele sunt suporturi pentru informatii, care au forma si continutul prestabilite, spre deosebire de cele netipizate, unde informatiile pot fi modificate. Documentele tipizate contabile folosite de un PFA pot fi sub forma de tabele (stat de plata), chestionar (proces verbal) sau grupate de sectiuni (factura).

Cele mai intalnite documente tipizate folosite de o persoana fizica autorizata sunt urmatoarele:

• aviz de insotire a marfii, bon consum, factura, chitanta, factura proforma
• fisa mijloacelor fixe
• dispozitie plata incasare
• fisa magazie, foaie parcurs, NIR
• proces verbal de casare mijloace fixe
• registrul jurnal de incasari si plati PFA, registrul inventar, registrul numerelor de inventar

Cand trebuie platite contributiile CAS si CASS pentru PFA

In calitate de Persoana Fizica Autorizata se datoreaza contributia de asigurari sociale in cota de 25%, daca se obtine pe parcursul unui an un venit net mai mare decat 12 salarii minime brute pe economie si contributia de asigurari sociale de sanatate in cota de 10%, cu aceeasi mentiune.

Contributia de asigurari sociale este datorata daca persoana fizica autorizata estimeaza pentru anul 2019 venituri nete a caror valoare cumulata este cel putin egala cu 12 salarii minime brute pe tara, adica 24.960 de lei (2.080 x 12 = 24.960). Baza de calcul pentru stabilirea contributiei de asigurari sociale este reprezentata de venitul ales de persoana fizica autorizata, dar acesta trebuie sa fie cel putin la nivelul salariului minim brut pe tara.

Persoana Fizica Autorizata este scutita de plata contributiei de asigurari sociale daca este asigurata in sisteme proprii de asigurari sociale si nu are obligatia asigurarii in sistemul public de pensii (persoana care are calitatea de salariat).

Contributia de asigurari sociale de sanatate este datorata de Persoana Fizica Autorizata numai daca se estimeaza depasirea plafonului anual de 24.960 de lei. Incadrarea in plafon se face prin cumularea normei de venit din activitati independente. Baza de calcul a contributiei de asigurari sociale de sanatate este nivelul salariului minim brut pe tara.

Persoanele fizice autorizate care realizeaza un venit net lunar mai mic decat nivelul salariului minim brut nu sunt obligate sa plateasca CAS si CASS, insa pot opta pentru plata contributiei, in cazul in care doresc acest lucru. Optiunea va ramane valabila pe tot parcursul anului fiscal.

Cand se face trecerea de la contabilitatea in partida simpla la contabilitatea in partida dubla

Conform legislatiei, PFA-urile pot opta si pentru contabilitate in partida dubla. trecerea de la contabilitate in partida simpla la contabilitate in partida dubla este reglementata conform OMFP 170/2015 si pot opta pentru aceasta schimbare doar persoanele care nu obtin venituri stabilite local, asa cum este cazul taximetristilor.

La fel ca in cazul contabilitatii in partida simpla, documentele necesare pentru evidenta contabila sunt Registrul-jurnal de incasari si plati si Registrul-inventar. PFA-ul va prelua, in baza inventarului si a informatiilor referitoare la creante si datorii, ca sold initial, sumele din documentele intocmite pentru contabilitatea in partida simpla (Registrul-inventar, Registrul-jurnal de incasari si plati, fisa mijlocului fix, extras de cont).

Aceste treceri de sume sunt efectuate prin contul 455 „sume datorate actionarilor/asociatilor“, prin urmatoarele inregistrari:

• in creditul contului 455 pot fi inregistrate activele (stocuri, creante, imobilizari, disponibilitati banesti)
• in debitul contului 455 pot fi inregistrate datoriile

Diferenta dintre active si datorii ar putea fi mai usor stabilita si se reflecta dupa cum urmeaza:

• in contul creditor, atunci cand valoarea activelor este mai mare decat cea a datoriilor
• in contul debitor, atunci cand valoarea activelor este mai mica decat valoarea datoriilor

Spre deosebire de alte entitati juridice, PFA-ul are un avantaj administrativ deoarece contabilitatea poate fi tinuta chiar de proprietarul afacerii, ceea ce inseamna ca sunt reduse cheltuielile pentru plata unui expert contabil.