Controlul ITM – drepturile angajatorilor si documentele solicitate

Controlul ITM (Inspectoratul Teritorial de Munca) presupune verificarea prevederilor legate de securitatea si sanatatea in munca pentru orice angajator sau loc de munca, organizat potrivit prevederilor in vigoare. Mai jos, poti citi mai multe informatii despre rolului controlului ITM, tipuri de controale ITM, ce documente pot fi solicitate, ce nu esti obligat sa arati, precum si cateva sfaturi, pentru ca intreg procesul sa se desfasoare fara probleme. 

• Cadru legislativ
• Rolul controlului ITM si activitatea sa
• Tipuri de controale ITM
• Documente solicitate
• Ce nu esti obligat sa arati in cazul unui control ITM
• Ce sanctiuni risti
• Sfaturi in caz de control ITM

Cadru legislativ

Controlul ITM este reglementat prin Hotararea de Guvern nr. 1377/2009 privind aprobarea regulamentului de organizare si functionare a Inspectiei Muncii si prin Legea nr. 108/1999 pentru infiintarea si organizarea Inspectiei Muncii, republicata si actualizata in 2016. 

HG nr. 1377/2009 contine prevederi legate de organizarea Inspectiei Muncii, rolul sau, precum si drepturile si obligatiile inspectorului muncii. Legea nr. 108/1999 cu actualizarile sale trateaza atributiile inspectiei muncii, precum si sanctiunile ce pot fi acordate, in cazul constatarii unor nereguli. 

La acestea se adauga Legea nr. 337/2018, in care apar anumite interdictii pentru inspectorul ITM, dar si drepturile si indatoririle sale.

Rolul unui control ITM

Controlul ITM are mai multe roluri ce trebuie respectate, potrivit legislatiei in vigoare, respectiv:

• Sa se asigure ca sunt implementate si respectate prevederile legale;
• Sa asigure prevenirea abaterilor de la prevederile legale referitoare la relatia de munca, securitatea si sanatatea in munca, protectia angajatilor care lucreaza in conditii speciale, supravegherea pietei muncii.

In activitatea unui control ITM, putem vorbi despre mai multe atributii, printre care:

• Controlul relatiilor de munca;
• Controlarea activitatii si a contractelor individuale de munca;
• Securitatea si sanatatea in munca.

Tipuri de controale ITM

Potrivit legii, exista trei tipuri de controale ITM: control de fond, control tematic si control de campanie. Despre acestea, poti citi mai jos. 

Controlul de fond

Controlul de fond are drept scop verificarea modului in care angajatorii pun in aplicare prevederile legislatiei muncii si clauzele din contractul colectiv de munca. 

De asemenea, inspectorul de munca realizeaza o analiza generala a activitatii din domeniul relatiilor de munca, pentru a elimina deficientele observate, acoperind intreaga problematica a raporturilor de munca intr-o unitate. Se realizeaza mai ales in cazul companiilor cu un numar mare de salariati si deficiente majore, detectate la controalele anterioare. 

Vezi 👉 AICI mai multe despre CONTRACTUL COLECTIV DE MUNCA

Controlul tematic

Controlul tematic acopera un numar limitat de domenii, dintre cele reglementate de legislatia muncii, si are loc intr-un interval scurt de timp. 

Ofera o imagine partiala asupra modului de organizare si desfasurarii activitatii unui angajator. Controlul presupune o tematica de control, iar inspectorul muncii va verifica respectarea prevederilor legate de tema respectiva (de exemplu, protectia maternitatii la locul de munca).

Controlul de campanie

Controlul de campanie vizeaza domenii mari de activitate, legate de problemele ce apar in relatiile de munca sau in securitatea si sanatatea muncii. Aici pot intra munca fara forme legale si verificarea masurilor luate, pentru a proteja angajatii care sunt expusi la temperaturi extreme. Pentru un control de acest fel, se formeaza un colectiv de coordonare a campaniei la nivel central, care planifica si centralizeaza zilnic rezultatele din judete. 

Aceste tipuri de controale au cateva lucruri in comun, respectiv:

• Respectarea timpului de munca si a perioadei de odihna;
• Respectarea drepturilor salariale;
• Indeplinirea cerintelor legale in momentul angajarii;
• Legalitatea clauzelor din contractele individuale de munca.

Documente solicitate

In timpul unui controlul ITM, inspectorul de munca poate solicita mai multe tipuri de documente. Acestea variaza in functie de obiectul de activitate si pot include:

• Registrul unic de control;
• Actele constitutive ale angajatorului – se vor verifica actul constitutiv, codul fiscal de inregistrare (CUI), autorizatia de functionare, organigrama, autorizatia de functionare din punctul de vedere al protectiei muncii, procura de imputernicire pentru reprezentantul angajatorului, actele aditionale de modificare sau completare ale actului constitutiv;
• Registrul de evidenta a salariatilor – inspectorul muncii va solicita registrul de evidenta a salariatilor, completat potrivit Hotararii de Guvern nr. 500/2011, foaia colectiva de prezenta a salariatilor, dovezile de calcul al drepturilor salariale, statele de salarii, actele care atesta plata la bugetul asigurarilor sociale de stat si la asigurarile sociale de sanatate, documentele care justifica acordarea concediilor de odihna, a celor medicale, a concediilor pentru ingrijirea copilului, a celor de acomodare, a concediilor de studii, a concediilor fara plata sau acordarea orelor suplimentare;
• Documente care sa demonstreze raporturile juridice de munca, respectiv facturi, avize de insotire a marfii etc.;
• Procese verbale de predare-primire;
• Normative de plata, pentru societatile care practica salarizare de acest fel;
• Dosarele angajatilor, in special dovada realizarii obligatiei de informare, cererea de angajare, CV, acte de studii, fise de aptitudini, acte de identitate, fisa postului, avizul medical, contractul individual de munca, acte aditionale la contractul de munca, documente privind aplicarea de sanctiuni disciplinare, permisul de munca, in cazul angajatilor care sunt cetateni straini, cazier judiciar (unde este cazul);
• Contractul colectiv de munca, daca este cazul;
• Regulamentul intern si, mai ales, regulile de desfasurare a activitatii la nivel de unitate, reguli referitoare la protectia, igiena si securitatea in munca, reguli privitor la principiul nediscriminarii si al inlaturarii formelor de incalcare a demnitatii, drepturile si obligatiile angajatorului si ale angajatilor, modul de solutionare a reclamatiilor individuale, reguli referitoare la disciplina muncii, proceduri si criterii de evaluare profesionala a salariatilor.

Ce nu esti obligat sa arati in cazul unui control ITM

Potrivit legislatiei, reprezentantii ITM pot veni in orice moment in control, fara a te instiinta in prealabil. Desi inspectorii muncii au acces la date si documente, este bine de stiut ca nu au dreptul de a solicita informatii din domenii in care nu au competenta. Mai jos sunt cateva detalii lamuritoare in acest sens:

• Nu esti obligat sa arati nimic, daca inspectorul muncii nu isi justifica prezenta – potrivit articolului nr. 15 din Hotararea de Guvern nr. 1377/2009, inspectia muncii poate debuta doar daca se indeplineste o conditie esentiala: reprezentantii ITM iti arata ordinul de serviciu. Documentul trebuie sa fie stampilat si este necesar sa fie trecute data si tematica. Daca acesta nu este completat, nu esti obligat, din punct de vedere legal, sa ii primesti. Este important sa fii ferm si sa transmiti ca iti stii drepturile. Mai mult, inspectorul sau inspectorii trebuie sa completeze registrul de control. Inainte de a incepe inspectia, trebuie consemnate in registru urmatoarele elemente: numele si prenumele persoanelor care realizeaza controlul, numarul legitimatiei de control, unitatea de care apartin, numarul si data delegatiei/ordinului de deplasare, perioada controlului, scopul acestuia si prevederile legale pe baza carora se realizeaza controlul. Exceptie fac situatiile in care inspectorii muncii au ca obiectiv determinarea angajatorilor care sustin munca „la negru”. In acest caz, completarea registrului poate fi realizata dupa control;
• Nu esti obligat sa arati ce ti se cere, daca nu face obiectul controlului – in registrul despre care vorbeam mai devreme, se trece si tematica acestui control. Daca se solicita documente diferite de tematica inspectiei, nu esti obligat sa le oferi (articolul nr. 20 din Legea nr. 108/1999);
• Nu trebuie sa arati ce nu ti se cere – multi angajatori scot dosare intregi cu documente irelevante. Asigura-te ca ai la indemana documentele obligatorii si ofera inspectorului muncii doar actele solicitate;
• Nu e legal sa ti se ceara anumite documente – de exemplu, ITM nu este competent pentru a verifica modul de calcul al contributiilor sociale. Drept urmare, nu iti poate solicita declaratia 112. Daca nu esti institutie publica, nu esti obligat sa justifici de ce ai angajat salariati doar pe baza interviului si nu ai organizat concurs. De asemenea, nu poate solicita sa vada daca ai anuntat locurile de munca vacante, acest lucru intrand in atributiile AJOFM. Pentru a fi sigur ca esti la zi cu tot ce tine de protectia muncii, poti cere ajutorul unui consilier juridic. Foarte important este si faptul ca inspectorii muncii sunt obligati sa nu aiba un interes, de orice natura, in controlul asupra companiei tale. De exemplu, daca tu ai concediat-o pe sotia inspectorului muncii si aceasta te-a amenintat ca iti va trimite ITM-ul pe cap, ii poti spune inspectorului ca stii acest aspect;
• Nu poti fi sanctionat pentru lipsa anumitor documente – desi regulamentul intern este obligatoriu si, poate, nu l-ai intocmit, nu exista o baza legala in Codul Muncii care sa atraga sanctionarea. Cel mult, inspectorul iti poate cere intocmirea regulamentului intern, intr-un anumit interval de timp. Un alt document optional este cel referitor la masurarea nivelului de noxe. Actul este binevenit, insa nu e obligatoriu si nu atrage dupa sine sanctiuni. Problemele cu ITM-ul apar atunci cand ai facut masuratori ale noxelor, ai documentele doveditoare, insa nu ai refacut in timp util documentatia;
• Nu poti fi penalizat, daca nu arati acele documente la care nu ai acces in momentul respectiv – daca persoana care se ocupa de procurarea materiei prime se afla la 300 km cu o problema care tine de locul de munca, iar documentele confidentiale pot fi accesate doar de aceasta, nu poti fi tras la raspundere. Inspectorii de munca pot intenta un proces, insa legea mizeaza pe buna-credinta a angajatorului, intr-un caz de acest fel. De asemenea, in unele situatii, nu poti, efectiv, sa arati documentele solicitate, asa cum este cazul unui incendiu sau al unei inundatii care a distrus unele acte. Similar, in cazul in care muti punctul de lucru, iar documentele sunt adunate in saci;
• Nu esti obligat sa arati documente care fac obiectul controlului ITM din alta perioada – din punct de vedere moral, nu se obisnuieste sa se controleze de doua ori pentru aceeasi perioada. Desi acest lucru nu este precizat in legislatia muncii, el este cuprins in Codul Fiscal. Daca poti oferi documente care sa demonstreze un control anterior cu aceeasi tematica, exista o probabilitate destul de mare sa fii ascultat.

Ce sanctiuni risti

O prima sanctiune apare daca impiedici in orice fel, nelegal si fara argumente valabile, exercitarea controlului ITM. In acest caz, amenda este cuprinsa intre 4.500 si 9.000 de lei. Daca inspectorul remarca nerespectarea unor prevederi legale, este indicat sa fii atent la termenul pana la care trebuie sa achiti amenda. 

Daca o platesti in termen de 48 de ore, vei putea achita doar jumatate din minimul amenzii. Deci, daca ai o amenda de 9.000 de lei, vei plati 1.500 de lei, daca achiti in termen de doua zile (minimul legal este de 3.000 de lei).  

Daca inspectorul recomanda o serie de masuri pe care nu le pui in aplicare, la urmatoarea vizita poate da amenda cuprinsa intre 3.000 si 10.000 de lei, potrivit articolului nr. 319 din 2006. 

Pe de alta parte, daca nu esti de acord cu rezultatul controlului si observi abateri grave, poti depune o contestatie, in termen de 5 zile, la institutia indicata in procesul-verbal de constatare, intocmit de inspectorul muncii. 

In cazuri rare si grave, se poate decide sistarea activitatii. O astfel de decizie consta in interzicerea desfasurarii oricarei activitati, pana la remedierea deficientelor severe constatate. In general, se aplica in cazul unor pericole iminente, ce pot duce la accident de munca sau la imbolnavire profesionala. 

Sfaturi in caz de control ITM

In cazul controlului ITM, este bine sa urmezi cateva sfaturi, pentru a te asigura ca acest eveniment decurge fara cusur:

• Afiseaza orarul in mod vizibil si declara-l la primarie;
• Asigura-te ca fiecare angajat a completat pontajul;
• Asigura-te ca fiecare angajat stie care este programul de lucru si salariul sau net. In timpul unui control de rutina ITM, inspectorul poate solicita fiecarui angajat sa completeze un formular, in care sa treaca salariul net, zilele de lucru si programul;
• Mentine-ti calmul pe durata controlului si ofera inspectorului documentele solicitate. Daca vei fi deschis si ii vei oferi toate detaliile cerute, inspectia se va desfasura fara evenimente neplacute si fara amenda. Lucrurile vor evolua lin, daca nu sunt identificate abateri. Daca acestea sunt identificare, inspectorul muncii iti va explica ce masuri trebuie sa iei si care este data limita. De asemenea, ti se va spune unde sa mergi, pentru a transmite catre ITM schimbarile adoptate.

Un control ITM se incheie cu intocmirea procesului-verbal de control sau de contraventie si inregistrarea sa in Registrul Unic de Control. Departamentul de resurse umane sau de contabilitate se ocupa de aceste acte. 

Controlul ITM este un eveniment care se va intampla, in mod inevitabil, in viata oricarui business. Organizeaza-te si fii la zi cu actele. Astfel, nu vei avea emotii prea mari la urmatorul control neanuntat. 

Sursa Foto: Shutterstock