Cum implementezi o aplicatie de pontaj, fara sa fii banuit ca vrei sa supraveghezi angajatii?

Pontarea angajatilor la venirea si plecarea de la munca este o practica veche, pe care angajatorii o folosesc pentru ca ii ajuta sa ia decizii de business. Cu toate acestea, unii angajati pot considera ca este vorba mai degraba de nevoia de control din partea sefilor. Felul in care oamenii din Resurse Umane introduc o aplicatie noua de pontaj in companie poate sa contribuie la succesul business-ului sau la generarea de resentimente din partea angajatilor.

Incepand cu 7 august 2017, legislatia muncii prevede ca angajatorii sa tina evidenta timpului de lucru al salariatilor, cu mentionarea orei de inceput si final de program de munca. La alegerea angajatorilor, pontajul se poate realiza in mai multe feluri:

• Manual, introducand orele de munca ale angajatului intr-un fisier Excel.
• Orele de lucru sunt inregistrate automat cand angajatul utilizeaza cardul de acces, la intrarea si iesirea de la munca.
• Urmarirea angajatilor prin GPS.
• Inregistrarea intr-un registru pontaj traditional.

In ultima perioada au devenit populare aplicatiile software de pontaj, mai ales in contextual pandemiei, cand multe organizatii si-au reorganizat activitatea pentru a le permite angajatilor sa lucreze de acasa.

Avantajele unui program de pontaj automatizat

Avantajele unei aplicatii automatizate de pontaj, precum colorful.hr, nu sunt deloc neglijabile:

1. Imbunatateste productivitatea si eficienta salariatilor.
2. Reduce costurile cu alte metode costisitoare de pontaj.
3. Ajuta la o planificare eficienta si la managementul turelor.
4. Simplifica intocmirea statelor de plata la final de luna.
5. E respectata legislatia in vigoare, care urmareste respectarea orelor lunare de munca si eliminarea muncii la negru.

Cum procedezi, insa, pentru a asigura o tranzitie usoara la sistemul de pontaj automatizat, fara sa risti ca angajatii sa se simta supravegheati sau controlati?

Oamenii din HR trebuie sa puna la punct o strategie clara inainte de inceperea tranzitiei catre o aplicatie de pontaj, pentru a impiedica respingerea ei de catre angajati. Mai mult, sunt de evitat situatiile in care conducerea firmei sau departamentul de HR trimite un e-mail in care toata lumea este informata sec de schimbare.

Implementarea unui program de pontaj

Iata cateva masuri care pot fi luate pentru ca implementarea unei aplicatii de pontaj sa fie un succes:

1.Angajatii trebuie sa stie de ce se implementeaza aplicatia de pontaj. In general, este vorba despre obiectivele de business, predictii privind vanzarile, analize privind gradul de ocupare al angajatilor, si multe altele. Printre beneficiile obtinute de companie se numara si transparenta proceselor si eliminarea erorilor umane atat in procesul de pontaj cat si in cel de salarizare.

2. Oamenii din HR trebuie sa demonstreze angajatilor cat de usor de folosit este aplicatia si cum le va imbunatati experienta de munca. Cateva traininguri, deschiderea fata de comunicarea preocuparilor salariatilor, toate acestea pot face tranzitia mult mai usoara. Angajatii trebuie sa afle ca au vizibilitate si control deplin asupra zilelor de concediu, orelor de munca, orelor suplimentare. Spre exemplu, o aplicatie de control pontaj, precum cea din platforma de HR colorful.hr, ofera angajatilor oportunitatea de a accepta sau respinge cererile de lucru peste program, venite din partea managerului.

3. Salariatii trebuie informati cu claritate ce se asteapta de la ei, pentru a asigura un nivel al adoptarii cat mai ridicat. Daca angajatii stiu ca trebuie sa completeze pontajul pana in data X a lunii, pentru a putea primi salariul fara intarzieri in data Y a lunii, vor fi mai incurajati sa accepte lucrul cu o aplicatie de HR.

👉 Afla mai multe despre avantajele lucrului cu o aplicatie de pontaj electronic si cum poate aceasta sa ajute o companie sa aiba datele tuturor angajatilor intr-un singur loc.

Citeste si: HR Analytics – Ce este, cum ajuta si de ce este un instrument esential pentru oamenii de HR

Sursa Foto: Unsplash.com