Solutii HR pentru companii mici – Administreaza-ti angajatii cu ajutorul tehnologiei

Ne-am obisnuit ca orice organizatie care se respecta sa aiba departament de HR. Mai mic sau mai mare, in functie de marimea firmei si de numarul angajatilor. Si este de la sine inteles rolul foarte important pe care departamentul de resurse umane il joaca in viata unei organizatii. De la recrutarea celor mai buni angajati pentru afacere si pana la gestionarea aspectelor care tin de legislatia muncii, de salarizare si de managementul angajatilor in general.

Ultimii anii au produs insa o adevarata revolutie, si la nivelul acestor departamente, in special odata cu dezvoltarea solutiilor tehnologice de management al resursei umane. Iar intrebarea aflata tot mai des pe buzele managerilor de firme este daca un departament de HR isi justifica la ora actuala cheltuielile.

In acest sens, discutia este ampla si parerile sunt impartite. Este unanim acceptat faptul ca orice companie care depaseste 50 de angajati are nevoie de un departament de HR bine organizat. Pentru companiile mici rezolvarea poate veni insa mai degraba de la dezvoltatorii de softuri de HR, softuri care in combinatie cu cele de contabilitate pot fi folosite de oamenii de la departamentul financiar.

Pe de-o parte, pentru companiile mici, orice cost suplimentar conteaza. De aceea, orice solutie care vine cu mai putine costuri este cu atat mai buna. Pe de alta parte, orice companie, oricat ar fi de mica, are nevoie de centralizarea tuturor activitatilor care tin de resursa umana, fie ca vorbim de recrutare, de salarizare sau de gestionarea beneficiilor si recompenselor. Iar dezvoltarea tehnologica fara precedent din ultimii ani permite obtinerea unor astfel de solutii tehnologice, la costuri mici.

Toate companiile (indiferent de marimea lor) se concentreaza in zilele noastre pe atragerea si retentia talentelor, iar industria de softuri pe acest segment s-a dezvoltat direct proportional cu cererea. Pentru companiile mici, solutiile tehnologice vin cu o serie de beneficii:

1. Nu mai au departament costisitor de HR. Intr-o companie mica, responsabilitatea resurselor umane este de obicei pasata in sarcina unui manager sau a unui singur responsabil de HR. Situatie in care o singura persoana trebuie sa se ocupe de salarizare si plata beneficiilor, de pontaj, de recrutare, de gestionarea concediilor, de promovari etc. Iar softurile specializate pe aceste domenii sunt instrumentul cel mai la indemnana pentru a putea realiza toate aceste sarcini in conformitate cu legile in vigoare si in timp util.
2. Pastrarea datelor in ordine si actualizarea in conformitate cu schimbarile legislative. Legislatia muncii este intr-o continua schimbare peste tot in lume: plata contributiilor, impozitarea, conditiile de munca sunt aspecte care pot suferi transformari de la un an la altul. In Europa, cu atat mai mult, cu cat tarile membre UE trebuie sa aplice toate masurile luate la nivel comunitar, legate de drepturile angajatilor. In consecinta, mai ales intr-o companie mica, solutiile tehnologice sunt cea mai buna varianta de a avea totul sub control si de a fi in cunostinta de cauza atunci cand apar astfel de schimbari, pentru a evita incalcarea legii si consecintele care decurg de aici.
3. Evaluarea performantei. Intr-o companie mica este mult mai evident atunci cand unul dintre angajati nu da randamentul care ar trebui. Fara un departament de HR, evaluarea angajatilor poate fi efectuata cu succes de un sistem de management al performantei sau de training.

Pentru toate cele enumerate mai sus, dar si pentru a avea sub control alte actiuni care tin de HR, companiile specializate ofera solutii tehnologice pentru orice tip de activitate si pentru toate bugetele. In peisajul actual al pietei fortei de munca, majoritatea acestor solutii se indreapta catre dispozitivele mobile, managementul talentelor si acces self-service.

Iar alegerea se poate dovedi dificila, in contextul in care piata abunda de tot felul de solutii optimizate pentru diferitele tipuri de business-uri. Majoritatea softurilor de HR lucreaza in cloud, ceea ce elimina costurile cu infrastructura IT, iar pentru fiecare nevoie a firmelor s-au dezvoltat solutii adecvate. Cele mai utilizate pachete de softuri de HR sunt urmatoarele:

Pachetul de baza – include serviciile care tin de managementul administrativ al resurselor umane – salarizare, administrarea beneficiilor, pontaj, planificare si legislatie. Pachetul de baza mai include si un portal self-service, care le permite angajatilor sa acceseze datele personale si sa faca update-uri si cereri, prin intermediul unui sistem integrat.

Stategie HR – aici intra serviciile care tin de recrutare, retentie, managementul angajatilor, dezvoltare profesionala, activitati care de cele mai multe ori se regasesc sub denumirea de “Talent Management”.

HR integrat – aceste solutii ofera functionalitati end-to-end in ceea ce priveste toate ariile care tin de resursele umane, de la aspectele administrative, la recrutare, managementul talentelor sau e-learning. Toate aceste solutii sunt dezvoltate la pachet, in functie de nevoile fiecarei organizatii.

6 beneficii ale solutiilor tehnologice de HR:

• Reducerea costurilor;
• Eficienta administrarii proceselor de HR;
• Eliminarea erorii umane;
• Acces deschis la informatie;
• Actualizare continua in conformitate cu modificarile legislative;
• Securizarea datelor.

Solutiile tehnologice de HR au patruns in toate organizatiile, fie ca vorbim despre multinationale sau de firme mici si start-up-uri. Si cu cat firma este mai mica, cu atat softurile specializate pot ajuta la reducerea costurilor concomitent cu o gestionare corecta si in conformitate cu legislatia in vigoare a tuturor proceselor de HR.