Ce este organigrama – ce cuprinde, care este rolul sau si ce modele exista

Indiferent de dimensiunile sale, orice firma are nevoie de un sistem intern de organizare, pentru a putea functiona in conditii optime. In prezent, organigrama este sistemul care permite organizarea angajatilor in departamente, realizarea unei scari ierarhice, dar si o trasare generala a responsabilitatilor, alaturi de fisa postului. 

Pe parcursul existentei unei companii, organigrama unei firme poate suferi modificari substantiale, fie pentru a integra noi pozitii sau departamente, fie pentru a include noi legaturi de subordonare si coordonare ale angajatilor.

In cele ce urmeaza, vom vorbi despre ce este organigrama firmei, cum se realizeaza si de ce este importanta pentru buna functionare a oricarei companii. 

• Rolul unei organigrame
• Intocmirea structurii organizatorice
• Principalele tipuri de organigrame

Rolul unei organigrame

Principalul rol al organigramei este acela de a reflecta modul in care sunt organizate resursele umane ale firmei, intocmai cu planul gandit de managerul general, de fondatorul entitatii sau de administratorul acesteia.

In ceea ce priveste derularea activitatilor, existenta unei organigrame vine cu o serie de avantaje pentru toate persoanele din interiorul firmei. In ceea ce priveste angajatorul, organigrama ii ofera acestuia acces rapid la informatii precum rolul fiecarui angajat in cadrul firmei, responsabilitatile sale, persoanele carora ii este subordonat, cele pe care le coordoneaza sau posturile individuale, subordonate direct lui. Cu toate ca nu poate inlocui un software pentru managementul personalului, organigrama este un document util, necesar pentru o buna organizare in orice companie.  

AICI gasesti 👉SOFTWARE PENTRU MANAGEMENTUL PERSONALULUI 

In ceea ce priveste angajatii, organigrama are rolul de a-i ajuta sa-si inteleaga rolul in interiorul companiei, responsabilitatile, dar si sa-si cunoasca superiorii. De asemenea, acest document le ofera informatii si despre ceilalti angajati, astfel incat sa stie la cine sa apeleze in cazul unei activitati care necesita implicarea unor persoane dintr-un alt departament. 

Cu toate ca reprezinta o structura de baza pentru orice companie, o organigrama existenta poate fi modificata oricand, in functie de nevoile companiei in ceea ce priveste noile resurse umane, dar si de modificarile organizationale care se produc in interiorul firmei: infiintarea sau desfiintarea unui departament, modificarea ierarhiilor sau regruparea compartimentelor deja existente. In cazul recrutarii unui numar mare de angajati, cu diferite responsabilitati, organigrama trebuie modificata, astfel incat sa reflecte noile schimbari din interiorul companiei. 

AICI gasesti 👉SOFT DE RECRUTARE ANGAJATI 

Atunci cand vine vorba despre necesitatea unor noi angajari, acestea nu trebuie facute in functie de organigrama deja existenta, ci din contra, structura organizatorica va fi modificata in functie de noile schimbari si, implicit, de nevoile actuale ale firmei. 

Intocmirea structurii organizatorice 

Organigrama unei companii se realizeaza de catre manager, impreuna cu directorul de resurse umane al firmei si managerii departamentelor. Dupa intocmire, departamentul de resurse umane are sarcina de a prezenta documentul tuturor angajatilor si de a le explica modul in care acesta va fi aplicat. 

Pentru realizarea structurii organizatorice interne, este necesar sa fie luate in calcul unele aspecte specifice, precum planul strategic al firmei, activitatile si resursele umane care trebuie controlate, statutul sau legal, modul in care sunt distribuite resursele umane din punct de vedere geografic sau activitatile ce trebuie coordonate. 

De asemenea, realizarea structurii organizatorice se face prin gruparea fiecarui post care prezinta aceleasi particularitati in interiorul unui compartiment, stabilirea relatiilor dintre compartimente si modul in care se realizeaza colaborarea dintre membrii acestora. 

Citeste si: 👉Ce inseamna antreprenoriatul si care sunt avantajele digitalizarii 

Dupa cum spuneam, o organigrama poate fi modificata oricand, in functie de nevoile actuale ale companiei, asa ca, daca se constata ca structura organizatorica realizata in prezent aduce limitari in ceea ce priveste productivitatea angajatilor si capacitatea lor de a-si indeplini atributiile de serviciu, ea poate fi oricand adaptata. 

Pentru realizarea optima a unei structuri organizatorice si, implicit, a unei organigrame, este necesar sa fie determinate elementele componente ale acesteia, deoarece ele influenteaza in mod direct conceperea organigramei. Iata care sunt: 

Postul 

Reprezinta un element fundamental pentru orice structura organizatorica si constituie ansamblul sarcinilor, obiectivelor si al responsabilitatilor ce sunt atribuite unui angajat din companie. Definirea particularitatilor fiecarui post din companie este un prim pas pentru realizarea structurii organizatorice, intrucat va permite gruparea acestora in compartimente de lucru. 

AICI gasesti software pentru 👉CALCULAREA SALARIULUI 

Compartimentul 

Odata cu definirea fiecarui tip de post, in functie de activitatile si responsabilitatile specifice pe care ocupantii acestora vor trebui sa le indeplineasca, este necesar sa fie stabilite compartimentele. Deoarece nu este posibil ca o organizatie sa functioneze eficient atunci cand toate posturile sunt coordonate de o singura persoana, este necesara gruparea acestora, astfel incat sa fie supervizate de cate un manager. Intr-un compartiment vor fi incluse posturile care impart aceleasi particularitati sau acelea care includ responsabilitati si activitati similare intre ele. Exemple de compartimente: de vanzari, achizitii, marketing, contabilitate, resurse umane, etc.

Aria de control 

Atunci cand o firma se mareste, iar numarul de angajati din cadrul companiei creste, este posibil ca un compartiment sa includa prea multe posturi pentru a fi coordonate de un singur manager. De aceea, aria de control este un aspect important, in functie de care se va decide numarul posturilor care vor fi incluse intr-un compartiment. In urma unei analize a posturilor actuale, managerul poate ajunge la concluzia ca este necesara infiintarea unui nou compartiment sau ca se impune mutarea anumitor posturi dintr-un compartiment in altul deja existent.  

Delegarea de autoritate 

Dupa stabilirea posturilor, a compartimentelor si a modului in care acestea sunt organizate, este necesar ca managerii de compartimente, impreuna cu cel general, sa stabileasca gradul de autoritate individuala pe care ocupantul fiecarui post il va primi. Pentru a se asigura ca delegarea de autoritate va eficientiza procesele din interiorul firmei, este necesar sa se stabileasca masura in care anumiti angajati au dreptul de a lua singuri deciziile, fara a mai fi necesara consultarea superiorilor. 

Nivelul ierarhic

Nivelurile ierarhice desemneaza pozitia pe care se afla anumite posturi sau compartimente, cu acelasi grad de subordonare fata de managerul general al firmei. Acest aspect este important de stabilit, intrucat desemneaza toti managerii de compartimente aflati la aceeasi distanta ierarhica, subordonati direct organului de conducere.

Relatiile organizatorice 

Pentru a se asigura o colaborare eficienta intre membrii unor compartimente diferite, structura organizatorica trebuie sa tina cont si de relatiile organizatorice. Acestea pot desemna atat raporturi de colaborare dintre doi sau mai multi angajati de la compartimente diferite, cat si dintre doua sau mai multe compartimente din structura organizatorica. In functie de continutul lor, relatiile organizatorice pot fi: ierarhice, de cooperare, de stat major, functionale, de control sau de reprezentare. 

Principalele tipuri de organigrame 

Organigrama unei firme trebuie conceputa astfel incat sa reprezinte cat mai bine structura si modul in care este realizata ierarhizarea interna. Din acest motiv, exista mai multe modele de organigrame care, desi servesc aceluiasi scop principal, vin cu anumite particularitati. Iata care sunt modelele de organigrame: 

Organigrama verticala (ierarhica) 

Acest tip de organigrama se adreseaza, de regula, firmelor cu mai multe structuri ierarhice. Persoana din varful sau are cel mai mare grad de autoritate, fiind urmata de managerii de departamente si de membrii departamentelor. 

Organigrama orizontala

Organigrama orizontala este gandita ca o structura plata, laterala, care nu include foarte multe pozitii de middle management, tocmai pentru a oferi angajatilor un grad mai mare de independenta. Este folosita, de regula, de companiile ale caror angajati pot functiona intr-un mod partial sau total autonom si care nu au nevoie de micromanagement pentru a-si indeplini activitatile zilnice. 

Organigrama matrice 

Acest tip de organigrama este un hibrid intre cele doua prezentate anterior. In cazul acesteia, accentul nu este pus pe ierarhizare si pe stabilirea unor nivele de autoritate, ci mai degraba pe relationarea dintre membri. Este utilizata, de regula, de companiile care desfasoara proiecte complexe, ce necesita implicarea multilaterala a membrilor din toate departamentele. 

Pentru a se dovedi utila atat angajatilor, cat si angajatorului, organigrama trebuie sa fie realizata tinand cont de activitatea desfasurata in interiorul firmei, de specificul acesteia, dar si de responsabilitatile fiecarui membru, pentru a descoperi metoda ideala de optimizare a proceselor interne. 

Sursa Foto: Shutterstock