Regulamentul intern: prevederi, ce rol are si cine il intocmeste

Actualizat Mai 2021

Regulamentul intern este un document obligatoriu, care stabileste normele ce trebuie respectate de angajator si de angajati. Actul trebuie intocmit de angajator in termen de 60 de zile de la dobandirea personalitatii juridice si in urma consultarii cu sindicatul sau cu reprezentantii angajatilor. In urma intocmirii sale, angajatorul este obligat sa aduca aceste prevederi la cunostinta angajatilor, pentru a fi insusite. Regulamentul trebuie afisat la sediul angajatorului, iar orice modificare a sa este realizata in urma discutiilor purtate cu reprezentantii salariatilor.

In cele ce urmeaza, poti citi despre acest regulament, ce trebuie sa contina, cine se ocupa de intocmirea sa, cand/cum are loc informarea angajatilor, precum si care este procedura de modificare si de contestare a sa. 

• Cadru legislativ
• Ce trebuie sa contina un regulament intern
• Cine intocmeste regulamentul intern
• Care este rolul regulamentului de ordine interioara pentru angajat si pentru companie
• Cum se pot face modificari
• In ce conditii pot angajatii sa conteste regulamentul de ordine interioara

Cadru legislativ

Intocmirea regulamentului intern este reglementata de Codul Muncii prin articolele 241-246. Acestea prevad conditiile de intocmire „cu consultarea sindicatului sau a reprezentantilor salariatilor”, care sunt categoriile de dispozitii obligatorii de trecut in acest document (articolul nr. 242), dar si informatii despre aducerea la cunostinta a salariatilor. 

In luna mai 2021, in Monitorul Oficial a fost publicata OUG 37/2021 pentru modificarea si completarea Legii nr. 53/2003 – Codul muncii. Actul normativ introduce o serie de prevederi noi care vizeaza regulamentul intern. Astfel, OUG 37/2021 modifica articolul 241, care are acum urmatorul cuprins:

“Art. 241 Regulamentul intern se intocmeste de catre angajator, cu exceptia microintreprinderilor definite la art. 4 alin. (1) lit. a) din Legea nr. 346/2004, cu modificarile si completarile ulterioare, cu consultarea sindicatului sau a reprezentantilor salariatilor, dupa caz.”

Conform articolului nr. 243 din Codul Muncii, modul de informare al angajatilor cu privire la continutul regulamentului de ordine interioara este stabilit prin contractul de munca. Pe de alta parte, orice modificare adusa regulamentului intern trebuie supusa discutiilor cu salariatii.

Ce trebuie sa contina un regulament intern

Potrivit legislatiei in vigoare (articolul nr. 242 din Codul Muncii), regulamentul intern trebuie sa includa cel putin urmatoarele categorii de dispozitii:

• Reguli privind protectia, igiena si securitatea in munca in cadrul unitatii;
• Reguli privind respectarea principiului nediscriminarii si al inlaturarii oricarei forme de incalcare a demnitatii;
• Drepturile si obligatiile angajatorului si ale angajatilor;
• Procedura pentru solutionarea reclamatiilor sau a cererilor individuale ale salariatilor;
• Reguli privind disciplina muncii in unitate;
• Lista abaterilor disciplinare si a sanctiunilor aplicabile;
• Reguli privind procedura disciplinara;
• Modalitatile de aplicare a altor dispozitii legale sau contractuale specifice;
• Criterii si proceduri de evaluare profesionala a salariatilor.

Cine intocmeste regulamentul intern

Un regulament intern este intocmit de catre angajator, in urma consultarilor cu sindicatul sau reprezentantii angajatilor. Pentru a fi sigur ca ai acoperit toate regulilele necesare in firma si ca nu ai incalcat vreo prevedere legala, poti apela la o firma specializata care ofera asistenta in redactarea regulamentelor interne. 

Cand si cum sunt informati angajatii cu privire la reguli

Dupa intocmirea regulamentului intern, angajatorul este obligat, conform legii, sa aduca la cunostinta angajatilor prevederile, iar in urma semnarii documentului, acesta va intra in vigoare. 

Modul de informare a fiecarui salariat cu privire la continutul regulamentului intern se stabileste prin contractul colectiv de munca sau prin contractul individual de munca. 

Documentul se ataseaza contractului individual de munca si intra in vigoare in momentul in care a fost semnat de angajat.

Care este rolul regulamentului intern pentru angajat si pentru companie

Codul Muncii prevede acordarea mai multor drepturi angajatilor, iar regulamentul intern precizeaza conditiile necesare pentru a beneficia de acestea.

De exemplu, daca durata orelor de munca depaseste sase ore pe zi, legea iti ofera dreptul la pauza de masa, dar si la alte pauze. Conditiile in care se poate beneficia de aceste pauze sunt stabilite printr-un contract de munca si/sau prin regulament intern. Pauzele nu sunt incluse in programul de lucru, astfel, daca ziua de munca are opt ore, pauza de masa se adauga la acestea. 

Totodata, legea permite recuperarea daca s-a lucrat in zilele de weekend sau in sarbatorile nationale. De exemplu, daca lucrezi doua sambete, pentru ca la locul de munca trebuie finalizat un proiect, zilele vor putea fi recuperate in doua zile separate din luna sau intr-o alta zi, conform prevederilor din regulamentul de ordine interioara. 

De asemenea, poti beneficia de zile libere pentru evenimente familiale (de exemplu, nasterea sau casatoria unui copil), separate de cele din timpul concediului de odihna, in conformitate cu prevederile din regulamentul intern si din contractul individual de munca. Recuperarea lor sau lipsa acesteia trebuie sa fie precizata in regulamentul de ordine interioara.

Rolul regulamentului intern pentru companie

Regulamentul intern poate stabili, alaturi de contractul colectiv de munca si contractul individual de munca, anumite conditii pentru aplicarea unor clauze specifice firmei, de exemplu, cea de confidentialitate. In momentul semnarii contractelor de munca si a regulamentului intern, angajatii se obliga sa nu transmita informatii delicate, referitoare la activitatea firmei pe intreaga durata a contractului, dar si dupa incetarea sa. Daca o clauza de acest fel nu este respectata, partea vinovata risca plata daunelor, iar angajatorul este indreptatit sa apeleze la instanta judecatoreasca. 

Daca angajatul nu respecta prevederile regulamentului de ordine interioara, risca sanctionarea disciplinara, in cazul in care este mentionat faptul ca acest lucru reprezinta o abatere disciplinara. Intr-un caz de acest fel, firma trebuie sa intocmeasca o comisie speciala, pentru a ancheta in ce masura este vorba despre o abatere disciplinara si sa stabileasca o sanctiune corespunzatoare. Pentru situatiile grave, se merge pana la concediere sau sesizarea instantei.

Cum se pot face modificari

Modificarea regulamentului intern nu se realizeaza imediat. Pentru a respecta prevederile legale, este indicata urmarea unor pasi, pentru a afla ce masuri de sanatate si securitate in munca trebuie adaugate regulamentului intern. Acestia sunt, dupa cum urmeaza:

• Identificarea situatiilor de risc prin analizarea procedurilor de lucru si a activitatii. Este important sa descoperi care sunt acele cazuri in care angajatii ar putea fi expusi imbolnavirii;
• Consultarea cu furnizorii de servicii de sanatate si securitate in munca (SSM) si medicina muncii. In special serviciul de medicina a muncii te poate ajuta sa stabilesti o strategie de preventie realista si clara;
• Elaborarea urmatoarelor documente: Evaluarea Riscurilor si Planul de Prevenire si Protectie. Acestea trebuie sa contina masuri de securitate, tehnice, organizatorice si lista echipamentelor de protectie;
• Consultarea sindicatului sau a reprezentantilor angajatilor – in cazul organizatiilor cu mai mult de 50 de angajati, este nevoie inclusiv de un comitet pentru SSM. Consultarea angajatilor este esentiala pentru a stabili toate aspectele ce tin de munca. Uneori, contractele colective de munca mentioneaza obligatia de a discuta cu reprezentantii angajatilor inainte de a lua decizii care ii privesc;
• Redactarea noilor proceduri in regulamentul de ordine interioara;
• Instiintarea si instruirea salariatilor cu privire la noile proceduri stabilite. Comunicarea este esentiala pentru a te asigura ca angajatii au inteles care sunt regulile ce trebuie respectate.

Potrivit articolului nr. 17 din Codul Muncii, orice modificare necesita intocmirea unui act aditional, anterior producerii acesteia, cu exceptia cazurilor in care o astfel de modificare este prevazuta in mod expres de lege sau in cadrul contractului colectiv de munca. Acest act aditional ar trebui intocmit cel mai tarziu cu o zi inainte de intrarea in vigoare a modificarilor.

Introducerea masurilor Covid-19 in regulamentul intern

Pentru a simplifica cat mai mult lucrurile, angajatorul poate incheia un act aditional la regulamentul intern, in care va mentiona masurile luate pentru a preveni raspandirea Covid-19 in randul angajatilor. Acest document trebuie sa specifice, in mod clar, care sunt procedurile implementate atat la nivel de angajator, cat si intre angajati.

Astfel, angajatorul poate introduce urmatoarele proceduri pentru a preveni raspandirea SARS-CoV-2:

• Sa asigure, zilnic, masurarea temperaturii fiecarei persoane care intra in firma. Este de preferat folosirea unui termometru digital cu infrarosu sau a unui termoscanner. Persoanele care au o temperatura mai mare de 37,5 grade Celsius nu vor avea acces in firma. De asemenea, se va contacta medicul de familie pentru informatii medicale;
• Sa interzica intrarea in firma a persoanelor care nu poarta masca si, eventual, manusi de unica folosinta;
• Sa asigure recipiente cu solutie dezinfectanta in locurile accesibile angajatilor, la intrarea in cladire, la locul de luat masa si in grupurile sanitare;
• Sa asigure curatarea si igienizarea periodica a spatiilor de lucru (de exemplu, birourile), a clantelor, tastaturilor si echipamentelor periferice;
• Sa asigure stergerea periodica a pardoselii cu solutii dezinfectante. De asemenea, este recomandata curatarea si dezinfectarea mochetei, acolo unde exista, cu un aspirator special;
• Sa asigure aerisirea periodica a spatiilor si verificarea instalatiilor de climatizare. In mod ideal, la fiecare 2-3 ore, spatiul trebuie eliberat, pentru a se aerisi timp de 10-15 minute;
• Sa asigure igienizarea grupurilor sanitare;
• Sa permita lucru de acasa sau programul mixt, pentru a avea cat mai putini oameni, fizic, la locul de munca;
• Sa asigure suficient spatiu (1,5-2 metri) intre angajati;
• Sa evite comunicarea directa, fata in fata. Ca alternativa, pot fi folosite telefoanele, emailurile, apelurile video;
• Sa implementeze distantarea persoanelor care lucreaza intr-un spatiu de 15-50 mp (de exemplu, in vanzari, marketing sau call center);
• Sa introduca decalarea programului de lucru, pentru ca pe usa de la intrare din firma sa intre cat mai putini oameni intr-un timp scurt (de exemplu, dimineata la ora noua).

In ceea ce priveste regulile pentru angajati, in sectiunea speciala dedicata combaterii bolilor, regulamentul de ordine interioara poate include:

• Sa vina la locul de munca purtand masca. Aceasta trebuie sa acopere complet nasul si gura;
• Sa isi dezinfecteze mainile la intrarea in firma;
• Sa poarte masca de protectie in mod corect; aceasta nu trebuie sa acopere doar gura sau sa se afle sub barbie;
• Sa poarte masca pe fata in timpul desfasurarii activitatii si mai ales atunci cand se deplaseaza spre firma, cand merge la grupul sanitar, la masa sau merge in alte birouri;
• Sa poarte masca cel mult 3-4 ore. Dupa acest interval, isi pierde din eficienta si trebuie schimbata. De asemenea, pielea aflata sub masca, pe fondul transpiratiei si al respiratiei, se poate irita si chiar poate creste riscul de aparitie al bacteriilor;
• Sa foloseasca o masca (de unica folosinta) doar o singura data. La scoaterea de pe fata, aceasta trebuie aruncata la cosul de gunoi;
• Sa scoata manusile din interior spre exterior (daca unitatea necesita purtarea manusilor). In plus, daca se atinge zona exterioara a manusilor, angajatii trebuie sa isi dezinfecteze mainile dupa aruncarea acestora;
• Sa dezinfecteze mainile si sa evite atingerea nasului, a ochilor sau a gurii daca nu pot lucra cu manusi;
• Sa lase pe birou doar computerul/laptopul pentru ca personalul administrativ sa poata realiza in mod corespunzator igienizarea;
• Sa se deplaseze doar daca este necesar (venit/plecat de la/spre locul de munca, grupul sanitar, zona de mese);
• Sa respecte pauza de masa in ture, pentru a se evita aglomeratia si pentru a se pastra distanta fizica;
• Sa contacteze urgent, folosind tehnologia, seful direct, daca i se face rau, dupa care sa anunte medicul de familie;
• Sa evite intrarea in sediul firmei daca prezinta stare de rau si are simptome de COVID-19;
• Sa evite, daca este posibil, mijlocul de transport in comun si sa opteze pentru masina, bicicleta, trotineta etc.

In cazul in care angajatorul nu ia masurile de sanatate si securitate in munca, risca o sanctiune contraventionala cuprinsa intre 4.000 si 10.0000 de lei, in eventualitatea unui control de la Inspectia Muncii. In plus, nerespectarea prevederilor risca imbolnavirea salariatilor la locul de munca, lucru ce poate duce la cresterea ratei de imbolnavire in firma. Daca angajatorul se dovedeste a fi responsabil ca unul dintre angajati s-a infectat la locul de munca, pe fondul neimplementarii unor masuri de sanatate si securitate, acesta poate raspunde pentru daunele morale si materiale suferite de salariat. 

In ce conditii pot angajatii sa conteste un regulament intern

Potrivit articolului nr. 245 din Codul Muncii, orice angajat poate contesta prevederile regulamentului intern, cu conditia sa demonstreze ca ii este incalcat un drept. Legalitatea dispozitiilor din regulamentul intern este controlata de instantele judecatoresti, care pot fi sesizate in termen de 30 de zile din momentul in care angajatorul comunica angajatului/angajatilor masurile pe care le poate lua pentru a solutiona sesizarea formulata.

In cazul in care angajatorul nu ia masuri si are loc un control din partea ITM, se poate dispune remedierea intr-un interval stabilit. Neindeplinirea sau indeplinirea partiala a masurilor stabilite de inspectorul de munca in termenele stabilite poate fi sanctionata cu amenzi cuprinse intre 5.000 si 10.000 de lei. 

Regulamentul de ordine interioara este un document obligatoriu, care trebuie atasat la contractul de munca. Stabilirea prevederilor si explicarea acestora angajatilor permit desfasurarea eficienta a activitatii, precum si prevenirea incidentelor neplacute sau a cazurilor de infectii. Daca prevederile regulamentului intern nu sunt respectate, odata aduse la cunostinta salariatilor, acestia risca actionarea in instanta sau concedierea.

Sursa FOTO: Shutterstock.com