Planificarea resurselor umane

Cum trebuie sa fie o aplicatie pentru gestiunea resurselor umane si a documentelelor de HR dintr-o companie? Ce aveti de urmarit pentru a va asigura de eficienta acestui proces impovarator din practica dumneavoastra de HR? Gasiti detalii in cel de-al doilea articol din seria Colourful HR publicate de HR Portal.

“Activitatile administrative ale functiei de HR nu sunt dintre cele mai placute activitati, deoarece implica doar procese cognitive simple, automatisme, nu aduc provocari, nu ne dau ocazia sa fim creativi, sunt despre conformitate si atat. insa activitatea de administrare a personalului este o activitate necesara, chiar esentiala. Cum putem face sa avem aceasta conformitate cu o investitie cat mai mica de timp si energie?

Daca ati avut de-a face cu practica de administrare de personal in activitatea dumneavoastra, v-ati dorit cu siguranta, la un moment dat, sa aveti posibilitatea sa accesati orice informatie despre salariatii dumneavoastra si sa puteti genera orice fel de raport, fara sa fie nevoie sa puneti cap la cap informatii pastrate in diferite fisiere sau aplicatii, sa nu mai fiti nevoiti sa cautati documente de personal prin dosare arhivate si sa eliminati situatiile neplacute in care va scapa anumite termene cu privire la incheieri, modificari si incetari de contracte, programari la controale periodice de medicina muncii.

Sa aveti procesul de administrare automatizat nu mai este o optiune, este necesar, iar nevoia este direct proportionala cu volumul. Dar ce calitati ale unei aplicatii ar face cu adevarat diferenta in activitatea dumneavoastra?

Acces rapid – planificarea practicilor HR

Un instrument software vine cu avantajul accesarii si filtrarii rapide a informatiilor din sistem si cu avantajul generarii si accesarii rapide a documentelor, printr-un singur click.

Generarea automata de documente de personal pentru care exista sabloane preconfigurate elimina riscul de eroare umana, care este crescut la completarea de mana a documentelor si implicit salveaza timp important la completarea, revizuirea sau eventuala corectare a documentelor intocmite manual.

Mai mult, pentru ca tehnologia evolueaza rapid si scopul este sa ne folosim de tot ce aduce nou in avantajul nostru, o functionalitate inovatoare a unui instrument de gestiune a documentelor de personal este atribuirea automata la generarea documentului a unui cod de bare, care contine detalii unice de identificare si in baza carora, documentul semnat este transferat la scanare direct in sistem, ca versiune semnata.

Un instrument care permite scanarea si stocarea documentelor semnate din dosarul personal al salariatilor, cu etichete atasate – tip de document, data, nume salariat, si orice alte criterii relevante, utile la filtrare, elimina activitati precum cautarea si extragerea documentelor dintr-o multitudine de dosare si arhive.

Colectii de date nelimitate fara grija capacitatii de stocare

Cu adevarat util ar fi ca o aplicatie sa va permita colectii nelimitate de date, sa regasiti in baza de date orice tip de informatie considerati necesara. si nu trebuie sa aveti grija capacitatii limitate de stocare sau a securitatii datelor in cazul aplicatiilor Cloud. Datele nu vor ocupa spatiu pe statiile locale, sunt pastrate pe serverele virtuale ale furnizorului, cu back-up periodic si un grad ridicat de securitate.

Independenta si flexibilitate

Este un confort sa stiti ca aplicatiile pe care le utilizati vin cu servicii de suport si consultanti bine pregatiti sunt mereu acolo sa va sara in ajutor. si orice furnizor de software care se respecta ofera astfel de servicii. insa de multe ori v-ati dori sa nu fiti nevoit sa apelati la altcineva pentru orice configurare, ar trebui sa fie simplu, rapid si eficient. Cu alte cuvinte, un tool flexibil v-ar da independenta cu un minim de training de utilizare.

In acest fel ati putea schimba informatiile afisate in tabloul de bord cand alte date devin mai importante sau prioritare pentru dumneavoastra, sa construiti un nou sablon de document, sa schimbati regulile de notificare, sa configurati noi notificari, chiar modifica si crea noi reguli de business. Libertatea de a va configura aplicatia in functie de nevoi specifice salveaza timp important, insa flexibilitatea aplicatiei este ceva de care trebuie sa va asigurati de la inceput.

Interactivitate

Un sistem automatizat nu este in intregime eficient daca nu interactioneaza cu utilizatorii, deoarece mare parte din responsabilitatea si dificultatea practicii de administrare a resurselor umane sunt termenele legale. Notificarile generate automat de aplicatie au scopul de a semnala toate termenele limita pe care ne-am dori sa nu le omitem – termene de expirare a avizelor necesare pentru exercitarea profesiei, termene privind efectuarea controlului medical necesar, termene de expirare si numarul maxim de reinnoiri ale contractelor incheiate pe perioada determinata, termene privind radierea sanctiunilor, etc.

O mai buna interactiune cu salariatii se poate realiza printr-un tool social, care sa permita transmiterea de documente, notificari, integrari de termene limita in calendarul personal. Un astfel de tool asigura transparenta in comunicarea cu salariatii si asigura o cultura de incredere si colaborare.

Complementaritate cu restul practicilor de HR

In cadrul unei platforme cu practici de resurse umane integrate, din aplicatia de gestiune a personalului se pot apela diverse date printr-o singura accesare si astfel se pot genera rapoarte complexe, despre salarizare, evidenta timpului lucrat, rezultatele procesului de evaluare a performantei, date privind programele de training de urmat si parcurse, etc.

Din zona de administrare a informatiilor personale se culeg datele esentiale pentru restul practicilor de HR, aceasta zona este si locul unde se pot centraliza date prelucrate din alte aplicatii conexe care gestioneaza alte procese de resurse umane.

Baza de date de HR este sursa de informatii personale, confidentiale, foarte sensibile, datele salariatilor din companiile dumneavoastra, pe care va doriti sa le aveti gestionate optim, cu profesionalism si cu multa consideratie.”

Despre planificarea practicilor HR.