Cum gestionam timpul salariatilor astfel incat sa economisim propriul timp?

Organizarea timpului lucrat si a concediilor, chiar si in cazul celor mai simple, lineare sisteme de organizare a timpului lucrat, sunt procese dificil de gestionat daca nu sunt automatizate. Astfel de evidente pe suport de hartie sunt in general excluse din start, daca nu vrem ca activitatile de colectare a datelor privind timpul si fluxurile de aprobare a concediilor sa devina un cosmar administrativ.

Din perspectiva dezvoltatorului de software care a automatizat un numar considerabil de procese de management al timpului, pentru toate modelele de business din piata, putem sa va impartasim din solutiile pe care le-am gasit impreuna cu beneficiarii platformei noastre, care au facut diferenta in activitatea acestora.

Cum puteti economisi timp? Care sunt etapele pe care le puteti parcurge printr-un click sau pe care le puteti chiar elimina cu ajutorul unui program de pontaj? Cum puteti simplifica fluxurile?

Inregistrarea, colectarea si centralizarea timpului lucrat printr-un click

Colectarea timpului inregistrat se poate face fara efortul suplimentar al unei persoane dedicate, de a pune cap la cap fisiere primite din multiple departamente sau din teritoriu si fara verificari privind corectitudinea datelor din fisiere. Pur si simplu completarea se face de catre fiecare responsabil (salariat sau operator de pontaj) cu acces la platforma, printr-un singur click. Cum? Intr-un soft de pontaj se pot preseta programele de lucru din companie si aloca salariatii pe programele de lucru asa cum sunt acestea stabilite in contractele individuale de munca. Printr-un singur click pontajul electronic se populeaza cu timpul de lucru stabilit in diagrame si concediile initiate si aprobate in sistem. Interventia salariatului sau a operatorului de pontaj este necesara doar pentru exceptii, in cazul in care sunt abateri de la programul stabilit initial. Centralizarea datelor se face practic prin aprobarea pontajului. Anterior, datele se valideaza in baza regulilor legislative si de business prestabilite.

Integrarea cu alte aplicatii elimina inregistrari redundante

O prima integrare poate interveni la colectarea datelor, in cazul in care prezenta se inregistreaza cu ajutorul unor sisteme de acces, timpul poate fi astfel transferat automat in time management software, cu o filtrare preliminara.

Alta integrare poate interveni dupa centralizarea datelor. Odata parcurs fluxul de aprobare, datele se transfera automat in sistemul de calcul salarial. Datele nu trebuie introduse din nou si in aplicatia de calcul salarial, eliminandu-se procesarile manuale cu risc crescut de neconcordante.

in etapa de calcul pontaj se mai poate salva un pas important, care ar presupune efort suplimentar – introducerea diverselor sporuri pentru ore suplimentare, ore de noapte. Aplicatia poate tine soldul orelor suplimentare, in vederea compensarii acestora. Orele suplimentare efectuate pentru care salariatul nu beneficiaza de ore libere platite in 60 zile, se transfera pentru plata in aplicatia de calcul salarial, ajustandu-se corespunzator soldul. Daca inregistrarea timpului se face in intervale orare, sistemul identifica numarul de ore de noapte, pe care le transfera astfel in componenta de calcul salarial pentru a se calcula cu sporul aferent.

Lansare si aprobare cereri de concediu direct de pe telefonul mobil

Prin intermediul unei aplicatii smartphone, care comunica in timp real cu platforma, se pot lansa si aproba cereri de concediu sau invoire, se poate vizualiza situatia personala a concediilor dar si situatia concediilor pentru persoanele din subordine.

Tot acest proces greoi poate fi la indemana salariatilor care dispun de smartphone-uri si managerilor care se deplaseaza frecvent, pentru care accesul la o baza de date pentru lansarea si aprobarea unei cereri de concediu ar fi incomod si consumator de timp. Notificarile primite pe smartphone prin aplicatie si accesul la baza de date prin telefonul mobil fac aceasta sarcina a managerilor mult mai usoara, in plus eficientizeaza si activitatea din departamentul de resurse umane, datele privind timpul liber fiind astfel inregistrate in sistem in timp util pentru calculul salarial.

Sistemul de notificari asigura raspuns prompt la actiuni

Comunicarea interactiva a sistemului cu utilizatorii asigura promptitudinea raspunsului cand exista evenimente care necesita actiuni din partea utilizatorilor: aprobare/refuzare cerere de concediu, aprobare/refuzare pontaj catre superiori. in cazul unor astfel de evenimente, sistemul transmite in mod automat notificari pe e-mail utilizatorilor implicati in proces si in plus si pe telefonul mobil in cazul lansarii/aprobarii/refuzarii cererilor de concediu.

Vei sti cat ai de platit si de facturat tot la distanta de un click

Timpul se inregistreaza in sistem prin alocarea acestuia pe centre de cost. Poate fi cazul simplu in care un salariat va lucra numai pe un centru de cost si timpul sau se va aloca automat pe acel centru de cost, sau situatia in care un salariat poate lucra pentru mai multe proiecte, situatie in care la inregistrarea timpului in sistem, se va face alocarea pe centrul de cost (proiect).

Mai departe, evidenta timpului pe centre de cost/proiecte poate facilita pe de-o parte stabilirea remuneratiei, in functie de rate orare per proiect, in cazul colaboratorilor, iar pe de alta parte evidenta costului cu forta de munca pe structurile respective.

Am enumerat cateva, cele mai importante situatii in care un sistem automatizat de gestionare a timpului angajatilor poate face diferenta in activitatea unui departament de resurse umane. Un astfel de sistem va ofera o imagine clara a timpului lucrat in companie in orice moment, va aduce acuratete si simplitate, dar cel mai important, va ofera timp valoros, pe care puteti sa-l investiti mai departe in oameni.

http://www.portalhr.ro/cum-gestionam-timpul-salariatilor-astfel-incat-sa-economisim-propriul-timp/