Automatizare si eficienta pentru o companie multinationala de consultanta in management si marketing farmaceutic.

La Expand Health, un jucator important in piata farmaceutica, cautarea excelentei merge mana in mana cu cresterea strategica. Pentru a raspunde provocarilor generate de extinderea operatiunilor, evolutia standardelor de conformitate si gestionarea eficienta a proceselor, am pornit intr-o calatorie transformatoare. Citeste in continuare pentru a afla modul in care solutiile digitale potrivite ne-au permis sa optimizam operatiunile Expand Health, sa imbunatatim gestionarea unei forte de munca de 200 de angajati din doua tari si sa planificam strategic costurile pentru a sustine o crestere sustenabila intr-o piata dinamica.

Clientul: Expand Health – Companie care ofera servicii de Consultanta in marketing si management farmaceutic prin promovare medicala, recrutare si training

xpand Health, companie multinationala de consultanta in management si marketing farmaceutic, este prezenta in Romania din 1999. De la acel moment si pana in prezent, Expand Health a initiat activitati de promovare in domeniul medical pentru mai mult de 60 de companii noi si a extins sau diversificat activitatile de promovare in teren pentru alti 200 de clienti din industria farmaceutica. Au fost dezvoltate peste 1200 de proiecte CSO (contract sales organization) diferite, iar numarul de angajati externalizati a depasit 1700 de reprezentanti medicali si manageri de teren.

In cautarea imbunatatirii continue, Expand Health si-a castigat o reputatie solida intr-un timp foarte scurt. Dupa primii 5 ani de activitate, Expand Health a devenit deja standardul de referinta in industria CSO si a ramas in aceasta pozitie pana in prezent. De asemenea, Expand Health are implementat si mentine un sistem de management al calitatii conform standardului ISO 9001:2015.

Situatia initiala si identificarea nevoilor

Pe masura ce compania a crescut, gestionarea eficienta a unui numar de 200 de angajati aflati in doua tari a devenit o provocare in ceea priveste procesele de resurse umane. Pe masura ce Expand Health isi dezvolta portofoliul de clienti si serviciile, s-a constatat ca era nevoie ca si procesele de salarizare si administrare de personal sa fie bine puse la punct.

Nevoile Expand Health erau complexe si subliniau necesitatea unei aplicatii complete de management HR, care sa includa functionalitati avansate cand vine vorba de pontaj, salarizare si administrare de personal. Clientul si-a dorit mult sa elimine pentru totdeauna erorile de calcul salarial, dar si sarcinile repetitive.

In plus, solutia ideala trebuia sa aiba o componenta de bugetare si gestionare a cheltuielilor pentru a urmari si controla eficient costurile legate de personal si administrative. Importanta implementarii usoare era de asemenea un criteriu esential, deoarece o tranzitie lina era cruciala pentru a minimiza intreruperile operatiunilor zilnice.

Mai presus de toate, ceea ce a contat cel mai mult in alegerea clientului, a fost existenta unui serviciu de suport clienti competent si dedicat. Cum Expand Health pune pret pe serviciile de calitate fata de clientii lor si cauta mai mult decat rezolvarea unei nevoi, si-a dorit un partener de business care sa poata oferi o experienta exceptionala.

Solutii oferite cu un plus de personalizare pe nevoi specifice de business

ANALIZA: Odată ce nevoile inițiale sunt enunțate de către client, putem începe partea de analiză. Pentru consultanții colorful.hr, această etapă este esențială deoarece reușesc să înțeleagă pas cu pas toate procesele interne de HR ale companiei. Folosind chestionare și fișe de analiză, se stabilește ce funcționalități standard se pot folosi, dar și ce trebuie personalizat. În cazul Expand Health, au fost realizate mai multe customizări specifice care să răspundă nevoilor particulare ale clientului.

IMPLEMENTARE: Etapa de implementare a presupus importul tuturor datelor salariatilor pe ultimele 24 de luni. Am efectuat numeroase configurari specifice pe fiecare modul implementat (Salarizare, Pontaj, Administrare de Personal, Bugetare) pentru a atinge asteptarile clientului. Am adaugat functionalitati avansate precum Revisal pe pilot automat (raportare automata catre ITM). Etapa de implementare a durat 3 luni, conform cerintelor clientului.

TESTARE: Dupa implementare, urmeaza o perioada de testare in care efectuam calculul salarial in paralel cu clientul ca sa ne asiguram de corectitudinea datelor de salarizare. Aditional, se testeaza toate configurarile care au fost setate pentru a asigura functionarea in parametri normali.

TRAINING: Datorita faptului ca solutiile din suita colorful.hr sunt intuitive si user-friendly, perioada de training a fost scurta si eficienta. Indiferent de aplicatiile de HR pe care le-au mai folosit specialistii in resurse umane inainte, intotdeauna ne asiguram ca tratam cu seriozitate perioadele de training pentru ca departamentul HR sa se obisnuiasca cu noua interfata, cu functionalitati pe care nu le-au mai folosit inainte si cu noile configurari.

GO-LIVE: Etapa finala da startul tuturor proceselor de lucru, integrarilor si configurarilor care au fost setate in toate etapele anterioare. Expand Health a intrat in portofoliul de suport si mentenanta colorful.hr.

Rezultate la 3 ani de la implementare

La 3 ani de la implementare, am revenit catre client pentru a discuta rezultatele si beneficiile pe termen lung care se simt in companie. Pe langa eficienta crescuta a proceselor HR si automatizarea sarcinilor repetitive, exista mai multe beneficii care nu sunt atat de evidente, dar care fac diferenta:

• Odata ce ai acces la o aplicatie adaptata proceselor afacerii tale, este simplu sa tii pasul cu orice nevoi mai apar pe parcurs. Indiferent de cat timp trece, aplicatia nu va ramane in urma si vei beneficia de toate actualizarile software fara costuri suplimentare;
• Echipa dedicata de suport tehnic este la dispozitia ta, asigurand solutionarea rapida a cererilor tale pentru a minimiza orice posibile perturbari ale proceselor zilnice;
• A fi la curent cu schimbarile legislative, in special in domeniul salarizarii si administrarii personalului, poate fi o provocare pentru specialistii in resurse umane. Folosind colorful.hr, aceasta preocupare devine istorie deoarece aplicatia este intotdeauna actualizata, aliniindu-se perfect cerintelor legale;
• Ramai informat cu privire la schimbarile legislative cu o eficienta remarcabila prin intermediul abonamentului „Alerte Legislative”. Poti primi notificari prin e-mail in maxim 48 de ore de la intrarea in vigoare a oricaror modificari legislative cu impact asupra salarizarii sau administrarii personalului. In plus, abonamentul include 3 ore de consultatii legislative lunar;
• Ai flexibilitatea de a imbunatati procesele de resurse umane conform nevoilor tale de business, avand acces la multiple integrari suplimentare si module.

Cat de multumit e clientul?

„Cu ajutorul colorful.hr am castigat controlul asupra activitatilor departamentului de administrare de personal si salarizare, printr-o singura aplicatie.

Sigura, usor de utilizat si cu o interfata prietenoasa, aplicatia se potriveste oricarui tip de business si ofera un real suport in dezvoltarea companiei.

In ceea ce priveste interactiunea cu consultantii, cel mai mult apreciez capacitatea ridicata de identificare a problemei precum si actiunea rapida.”

Monica Neamtu – Human Resources Director Expand Health

Gestionezi procesele HR dintr-o companie din industria farmaceutica si inca te confrunti cu provocări clasice?

De 22 de ani, colorful.hr digitalizeaza procesele de HR, oferindu-le specialistilor instrumentele de care au nevoie pentru a fi performanti. De la soft-uri pentru pontaj, salarizare, administrarea personalului si a documentelor care simplifica partea de HR admin, pana la solutii digitale ce contribuie la cresterea companiei cu ajutorul unor module dedicate recrutarii (Applicant Tracking System), dezvoltarii personalului (Learning Management System) si analizei datelor. Aditional, se ofera servicii externalizate pentru recrutarea personalului, leasing de personal, consultanta legislativa, salarizare și administrare de personal.

Contacteaza-ne acum pentru un DEMO gratuit!

Haide sa gasim solutii pentru orice provocare.