Studiu de caz: VIVRE

DESPRE  Vivre

Povestea Vivre, principalul retailer online de mobila si decoratiuni, a inceput in 2012, cu o echipa mica, dar cu ambitii mari. Opt ani mai tarziu, compania a devenit cel mai mare magazin online din industria home & deco din centrul si estul Europei, dupa ce s-a extins in noua tari: Romania, Bulgaria, Ungaria, Slovacia, Slovenia, Cehia, Croatia, Polonia, Grecia. In prezent, Vivre are o retea de peste 800.000 de clienti in Europa si livreaza zilnic peste 150.000 de produse.

CONTEXTUL

Pe masura ce business-ul a evoluat, numarul de angajati a crescut direct proportional cu volumul de munca. Astazi, compania are peste 300 de angajati, dintre care aproape jumatate lucreaza in departamentul de logistica. Cu un numar atat de mare de salariati, procesarea datelor, organizarea echipelor si optimizarea proceselor de lucru au devenit o provocare pentru manageri si pentru departamentul HR. Ca o masura strategica, Vivre a luat decizia de a automatiza procesele cheie de managament al resurselor umane, prin aplicatii integrate de administrare de personal, pontaj si salarizare.

SOLUTIA

In 2019, dupa un studiu temeinic de piata, Vivre a ales Romanian Software ca partener pentru implementarea unei solutii software integrate, care sa preia fluxurile de lucru si sa optimizeze procesele departamentului de resurse umane. Pentru a raspunde nevoilor specifice ale companiei, specialistii in resurse umane de la Vivre au ales un mix de solutii software pentru managementul personalului, pontaj si employee self service si au externalizat partea de salarizare si administrare de personal catre expertii in resurse umane de la Romanian Software.

Solutia implementata cuprinde:

• Modulul People Management, care permite departamentului de HR sa urmareasca, in timp real, toate modificarile intervenite in zona de administrare de personal, sa acceseze rapoarte predefinite si statistici utile in luarea deciziilor legate de miscarile de personal din companie si utilizarea configuratorului de rapoarte, care permite generarea permanenta de situatii personalizate. Astfel, Vivre poate genera on time organigrama actualizata, poate vizualiza si exporta informatii referitoare la evolutia salariilor si istoricul beneficiilor si primeste notificari legate de situatia contractuala a angajatilor.
• Modulul Employee Self Service, care permite angajatilor sa vizualizeze in sistem situatia concediului de odihna, fluturasii de salariu, dosarul de personal si alte documente de interes public (ex. Regulament Intern). Angajatii pot initia diverse solicitari catre manageri sau catre departamentul de HR, iar cererile de concediu de odihna, evenimente deosebite si nu numai, cu impact in programul zilnic de lucru, trec prin fluxul de aprobare si, mai apoi, se transfera automat in aplicatia de pontaj.
• Modulul Time (modul de pontaj electronic), care centralizeaza automat pontajele intocmite de manageri sau divizii. Departamentul de resurse umane din cadrul Vivre valideaza aceste pontaje si apoi le transmite catre echipa de Externalizare a Romanian Software.
• Servicii de externalizare a proceselor de resurse umane catre Romanian Software, care degreveaza departamentul de HR al Vivre de activitatile repetitive si de volum, oferindu-i posibilitatea sa se concentreze exclusiv pe procesele de decizie ce aduc plus valoare companiei. Astfel, Romanian Software livreaza toate documentele in relatia cu angajatii, intocmeste calculul salarial conform legislatiei in vigoare si termenelor agreate, pregateste rapoarte specifice, necesare in raportarea catre institutiile statului, si asigura legatura permanenta cu acestea.
• Expertii Romanian Software asigura consultanta legislativa, astfel ca situatiile speciale si spetele aparute sunt dezbatute de cele doua companii partenere, pentru a fi luate cele mai bune decizii.

BENEFICII

Departamentul de HR din cadrul Vivre si specialistii Romanian Software au lucrat impreuna la implementarea solutiilor pentru obtinerea maximului de beneficii. Pentru Vivre, decizia de a investi in tehnologie a fost de doua ori castigatoare, deoarece:

• si-a automatizat procesele de HR si fluxurile integrate de lucru;
• si-a asigurat un back-up permanent prin externalizarea serviciilor de resurse umane, astfel incat activitatea companiei sa nu fie afectata nici macar de situatiile imprevizibile, cum este pandemia de coronavirus.

Odata cu declansarea pandemiei de Covid-19 in Romania, Vivre a luat masuri pentru a proteja angajatii si pentru a livra comenzile in conditii de siguranta. Pentru angajatii care lucrau la birou a fost implementat lucrul de acasa, iar pentru cei din depozite a fost regandit programul de lucru – orele de lucru au fost reduse si echipele reconfigurate. Toate modificarile au fost implementate, in cel mai scurt timp, de catre echipa de Externalizare a Romanian Software.

Angajatii care lucreaza de acasa isi pot verifica fluturasul de salariu si pot face cereri de concediu sau pot solicita adeverinte si documente. Pentru ca toate datele sunt intr-un singur loc, online, fluxul de aprobare este astfel mult simplificat, cererile angajatilor fiind vizibile in timp real managerilor si specialistilor de HR.

Prin aplicatia de pontaj, Vivre a reusit sa scada cu peste 75% timpul dedicat completarii manuale a fiselor de pontaj si sa gestioneze orele lucrate de angajati.

Fata de o companie care are datele disparate in mai multe sisteme sau chiar in format clasic, tiparite pe foi si pastrate in arhiva companiei, la Vivre toate datele sunt centralizate si organizate intr-o singura baza de date, disponibila online, facand extrem de usoara identificarea, raportarea si gestionarea datelor, nemaifiind necesara deplasarea la birou si expunerea angajatilor la noul virus.

In plus, pe toata perioada de izolare, platforma i-a ajutat pe specialistii de HR sa urce in sistem cursuri de dezvoltare personala si profesionala, pentru a-i mentine pe angajati implicati si motivati.

Nu in ultimul rand, prin externalizarea salarizarii si administrarii de personal, Vivre a luat de pe umerii echipei sale de HR un proces administrativ complex si l-a transferat expertilor Romanian Software, care folosesc platforma colorful.hr. Prin decizia de externalizare, compania a redus cu pana la 50% munca administrativa a departamentului de resurse umane.

In concluzie, faptul ca Vivre a ales sa automatizeze cele mai importante procese de resurse umane, inainte de izbucnirea pandemiei, a ajutat compania sa se adapteze rapid schimbarilor, fara sa afecteze productivitatea angajatilor si fara sa mareasca volumul de lucru al departamentului de HR, care s-a putut concentra pe oameni, si nu pe task-uri administrative. Pentru angajati, automatizarea a insemnat mai mult control asupra anumitor procese si mai multa autonomie. Pe manageri si HR-i, implementarea tehnologiei i-a ajutat sa aiba echipe bine organizate, eficiente si motivate, dar si informatii la doar un click distanta.

Citeste si: Studiu de caz: CHRISTOF INDUSTRIES

Sursa FOTO: Pixabay.com