Automatizare și eficiență pentru unul dintre cei mai mari producători și exportatori de mobilier din România, Sortilemn Cluj

Într-o companie de producție, un pontaj întotdeauna corect este esențial pentru gestionarea turelor de muncă ale angajaților și pentru asigurarea faptului că lucrătorii sunt compensați corespunzător. Citeste mai departe pentru a afla cum a reușit Sortilemn, un producător de mobilă din Gherla (judetul Cluj) cu peste 550 de angajați, să-și simplifice procesele, prin integrarea soluției de pontaj colorful.hr cu aplicația de card acces din fabrică. 👇

Clientul: Sortilemn – producător și furnizor internațional de mobilă

SORTILEMN este o companie cu o tradiție de peste 60 de ani în prelucrarea lemnului, fabricând multiple modele de scaune la fabrica din Gherla, județul Cluj. Pe parcusul timpului, a devenit cel mai mare producător și exportator de mobilier din elemente mulate din placaj, combinate cu elemente masive, metal, textil și plastic din România. În prezent, portofoliul de produse finite al SORTILEMN cuprinde gama de produse destinate copiilor, precum și scaune pentru birouri, în special produse din produse mulate, lemn masiv și în combinație cu metal, plus diverse componente din lemn.

Produsele Sortilemn sunt destinate exportului către o bază diversă de peste 30 de clienți internaționali din diferite țări din Uniunea Europeană, Canada, Japonia și Asia de Sud-Est.

Situația inițială și identificarea nevoilor

Gestionarea eficientă a proceselor de HR este esențială pentru buna funcționare a oricărei organizații. Deși multe companii au implementat deja soluții digitale pentru a ajuta la gestionarea operațiunilor lor de resurse umane, se întâmplă ca furnizorii de soluții software să nu poată să răspundă întotdeauna nevoilor complexe și specifice ale fiecărui business. Acesta a fost cazul clientului nostru, Sortilemn. Deși departamentul HR folosea soluții digitale pentru managementul salarizării, încă se confrunta cu provocări cărora trebuia să le găsească soluții.

Pentru a-și eficientiza procesul de salarizare, clientul a recunoscut nevoia unei soluții de pontaj care să poată fi integrată perfect atât cu aplicația de salarizare, cât și cu aplicația de card acces din fabrică, utilizată de lucrătorii lor. Integrarea acestor aplicații era necesară pentru a se asigura că datele de pontaj colectate la intrarea fabricii sunt preluate automat în aplicația de salarizare, eliminând necesitatea introducerii manuale a datelor și reducând riscul erorilor. 

Mai mult decât atât, dat fiind numărul mare de peste 550 de angajați ai companiei, Sortilemn avea nevoie de o soluție digitală de administrare a personalului pentru a-și optimiza procesele interne de HR admin. Având în vedere mediul de muncă, instruirile de protecția muncii, medicina muncii și dosarele angajaților trebuie gestionate cu maximă atenție la detalii. Așadar, procesul avea nevoie de notificări automate și eficientizare. 

Soluții oferite cu un plus de personalizare pe nevoi specifice de business

ANALIZĂ: Odată ce nevoile inițiale sunt enunțate de către client, putem începe partea de analiză. Pentru consultanții colorful.hr, această etapă este esențială deoarece reușesc să înțeleagă pas cu pas toate procesele interne de HR ale companiei. Folosind chestionare și fișe de analiză, se stabilește ce funcționalități standard se pot folosi, dar și ce trebuie personalizat. În cazul Sortilemn, au fost realizate mai multe customizări specifice care să răspundă nevoilor specifice ale clientului.

IMPLEMENTARE: Etapa de implementare a presupus importul tuturor datelor salariaților pe ultimele 24 de luni, alături de datele din Revisal din 2011 până în prezent. Am efectuat numeroase configurări specifice pe fiecare modul implementat (Salarizare, Pontaj și Administrare de Personal) pentru a atinge așteptările clientului.  

TESTARE: După implementare, urmează o perioadă de testare în care efectuăm calcul salarial în paralel cu aplicația pe care o folosea clientul ca să ne asigurăm de corectitudinea datelor de salarizare. Adițional, se testează toate configurările care au fost setate pentru a asigura funcționarea în parametri normali. 

INTEGRĂRI: Când soluțiile colorful funcționează perfect, continuăm cu partea de integrări. Integrări între aplicații (în cazul de față, între aplicația de pontaj cu cea de salarizare) și cu furnizori externi. Cel mai important pas al acestui proiect a fost integrarea soluției de pontaj cu aplicația de acces în fabrică a clientului. În urma acestui proces, toate intrările pe baza cardului de acces pe care le înregistrau angajații la începutul și finalul programului de muncă, apar în fișele de pontaj. Integrând și aplicația de pontaj cu cea de salarizare, de acum este posibil calculul automat și precis al salariilor angajaților. Astfel, se eficientizează tot ceea ce ține de pontaj și salarizare, dar și când vine vorba de managementul forței de muncă și planificarea turelor. 

TRAINING: Datorită faptului că soluțiile din suita colorful.hr sunt intuitive și user-friendly, perioada de training a fost scurtă și eficientă. Indiferent de aplicațiile de HR pe care le-au mai folosit specialiștii în resurse umane înainte, întotdeauna ne asigurăm că tratăm cu seriozitate perioadele de training pentru ca departamentul HR să se obișnuiască cu noua interfață, cu funcționalități pe care nu le-au mai folosit înainte și cu noile configurări.

GO LIVE: Etapa finală dă startul tuturor proceselor de lucru, integrărilor și configurărilor care au fost setate în toate etapele anterioare. Sortilemn a intrat în portofoliul de suport și mentenanță colorful.hr.

Rezultate la 6 luni de la implementare.

La 6 luni de la implementare, am revenit către client pentru a discuta rezultatele și beneficiile care se simt în companie. Pe lângă eficiența crescută a proceselor HR și automatizarea sarcinilor repetitive, există mai multe beneficii care nu sunt atât de evidente, dar care fac diferența:

• De îndată ce ai acces la o aplicație care-ți satisface nevoile de business, lucrurile nu pot deveni decât mai bune. În calitate de client, primești toate actualizările de software fără costuri adiționale;
• În caz de nevoie, ai o echipă de suport tehnic care îți va rezolva solicitarea în cel mai scurt timp posibil, astfel încât să nu-ți afecteze procesele zilnice în vreun fel;
• Aplicația ține pasul cu legislația. Oricărui specialist HR îi poate fi greu să țină pasul cu toate modificările legislative care au un impact în zona de salarizare și administrare de personal. Cu ajutorul colorful.hr, grija aceasta dispare, căci aplicația este întotdeauna la zi cu toate modificările relevante specialiștilor HR;
• Informări legislative în cel mai scurt timp. Cu ajutorul newsletterului „Alerte Legislative”, poți primi notificări prin email în maximum 48 ore de la apariția oricărei modificări legislative cu impact în salarizare sau administrare de personal. Abonamentul include și 3 ore de consultanță legislativă pe lună;
• Acces la multiple integrări adiționale sau module suplimentare care să-ți alinieze oricând procesele HR cu nevoile de business.

Cât de mulțumit e clientul? 

„colorful.hr s-a dovedit a fi o soluție excelentă pentru nevoile de resurse umane ale organizației noastre. De la prima prezentare, a fost clar că software-ul a fost conceput pentru a spori eficiența și am considerat că este un program cuprinzător, dar ușor de utilizat. Una dintre cele mai semnificative îmbunătățiri pe care le-am văzut de la implementare este în procesul de salarizare. colorful.hr a redus semnificativ timpul necesar pentru calcularea salariilor, multe bonusuri fiind acum calculate automat. În plus, am simplificat procesele de administrare de personal prin generare automată de documente și import de date, creându-ne un flux de lucru mult mai eficient.

Pe tot parcursul procesului de implementare, am primit sprijin din partea managerului de proiect, care a fost întotdeauna disponibil să ofere soluții prompte la orice provocări întâlnite. În final, consider că o soluție digitală de HR este esențială în industria producătoare, căci poate oferi soluții pentru multe provocări comune.”

Dorina Fodor – HR Manager Sortilemn

 

Gestionezi procesele HR dintr-o companie din industria producătoare și încă te confrunți cu provocări clasice?

De 22 de ani, colorful.hr digitalizează procesele de HR, oferindu-le specialiștilor instrumentele de care au nevoie pentru a fi performanți. De la soft-uri pentru pontaj, salarizare, administrarea personalului și a documentelor care simplifică partea de HR admin, până la soluții digitale ce contribuie la creșterea companiei cu ajutorul unor module dedicate recrutării (Applicant Tracking System), dezvoltării personalului (Learning Management System) și analizei datelor. Adițional, se oferă servicii externalizate pentru recrutarea personalului, leasing de personal, consultanță legislativă, salarizare și administrare de personal.

Contactează-ne acum pentru un DEMO gratuit! Haide să găsim soluții pentru orice provocare.