6 secrete de time management pe care ar fi bine sa le cunosti

“Deja e ora 12 si nici nu am reusit sa termin primul proiect, pare ca nu-mi ajunge timpul!” sau “E vineri deja, nici nu stiu cum a trecut si saptamana aceasta!” sunt replici pe care le-ai folosit si tu cel putin o data sau le-ai auzit in jurul tau la serviciu. Altfel spus, managementul timpului nu este cel mai mare atu al tau, fie ca este vorba despre organizarea prioritatilor sau respectarea termenelor limita. Pana la urma, o zi are tot 24 de ore si depinde de tine cat de eficient le imparti astfel incat sa iti indeplinesti sarcinile la locul de munca si sa ai timp si pentru viata de dupa serviciu.

Provocarea este de a sti ceea ce este cu adevarat important de planificat si de urmarit la job, pentru ca apoi sa elimini din drumul tau piedicile care iti distrag atentia. Sunt multe filozofii care s-au impus de-a lungul timpului – de la analiza Pareto la filozofia japoneza Kaizen, sau la metoda Eisenhower – toate avand rolul de a imbunatatii in mod constant procesele de lucru astfel incat sa iti cresti eficienta si productivitatea la locul de munca.

Iata 6 secrete de time management care te ajuta sa ai un control mai bun al timpului tau de lucru:

1. Concentreaza-te pe obiective

Cand vine vorba despre time management, conteaza sa stabilesti directia pe care vrei sa o urmezi, adica sa stii scopul pe care vrei sa il atingi. De aceea, cand alcatuiesti lista de prioritati, este important sa te cunosti bine si sa iti stii limitele. Fa un exercitu simplu: intreba-te ce iti doresti de la un anumit proiect, la ce esti bun si ce are nevoie lumea de la tine.

Sunt mai multi pasi pe care trebuie sa ii faci ca la carte pentru a-ti trasa obiectivele: creeaza lista cu “lucruri de facut”, dedica un timp bine stabilit pentru diferitele proiecte din agenda, impune-ti si respecta termenele limita.

2. Stabileste-ti urgentele vs. sarcinile importante

De numele generalui american Eisenhower se leaga diagrama ce imparte sarcinile in functie de doua dimensiuni: urgente si importante. Urmeaza apoi sarcinile mai putin urgente si importante, ce pot fi delegate sau pur si simplu taiate de pe lista. Urmand acest rationament poti sa stabilesti si tu caror proiecte trebuie le aloci mai mult timp, care sunt importante pentru directia pe care vrei sa o urmezi si, nu in ultimul rand, la ce renunti sau sa delegi pentru a fi mai eficient.

3. Invata sa spui nu si petrece mai putin timp in sedinte

Atunci cand colaborezi cu colegii pe proiecte, incearca sa reduci timpul petrecut pentru update-uri, sedinte repetate si fii ferm in respectarea termenelor limita. Invata sa spui NU. E nevoie de antrenament astfel incat sa nu iti mai asumi rezolvarea intregului proiect, ci sa te ocupi doar de partea ta. Gandeste-te ca asta nu inseamna ca lucrezi mai putin, ci ca esti mai eficient si rezolvi task-urile tale in timpul alocat.

4. Fa-ti un calendar virtual

Cele mai multe programe electronice de time management au calendar, ofera posibilitatea de a crea alerte si au diverse instrumente care te pot ajuta sa iti organizezi mai bine programul. In acest fel vei putea sa realoci anumite proiecte si sa le prioritizezi in functie de scopul pe care ti l-ai propus. In plus, poti estima numarul de ore folosite pentru fiecare proiect.

Un program performant de pontaj electronic te ajuta sa iti programezi timpul si sa masori mai bine ce ar inseamna amanarea unei sarcini de lucru, cat timp petreci pe anumite proiecte, deci nu vei mai fi tentat sa lasi pe maine ce poti rezolva de azi. Acest instrument te ajuta si daca cooordonezi o echipa si doresti sa calculezi costul pe ora sau total aferent unui proiect, si sa faci planificarea luand in considerare concediile si alocarile echipei tale.

5. Mentine-ti concentrarea

Lucreaza mai mult pe activitatile care te aduc mai aproape de obiectivele pe care ti le-ai stabilit. Un alt sfat dat de specialisti este sa iti organizezi cat mai bine biroul in care lucrezi, astfel incat sa te concentrezi doar pe ceea ce faci. Elimina din “hotii de timp” sau factorii care iti pot perturba activitatea, fie ca este vorba despre un coleg care vrea sa iti povesteasca despre activitatile de weekend sau despre telefonul mobil de pe birou, pe care vei fi tentant sa il folosesti si sa verifici retelele sociale.

Tine cont de timpii alocati fiecarui proiect si ia in calcul faptul ca orice intrerupre a ritmului inseamna un efort suplimentar pentru a intra din nou in “atmosfera” de lucru. Stabileste la inceputul zilei cat inseamna timp de lucru si ai grija sa incluzi in programul tau si pauze scurte de socializare.

6. Pasi marunti pentru o noua saptamana eficienta

Vinerea nu inseamna doar sfarsitul celor cinci zile de lucru, ci un moment potrivit pentru a planifica taskurile de rezolvat in saptamana ce urmeaza. Folosind solutii HR pentru time management si stabilind clar tintele zilnice in programul software de gestionare al timpului si nu sarcinile saptamanale esti mai putin tentant sa amani rezolvarea unor probleme. Programeaza pentru ziua de luni activitatile mai putin solicitate si apoi, marti si miercuri, proiectele creative si cele care iti solicita o mai mare atentie. Intalnirile de lucru sunt potrivite pentru ziua de joi, iar vineri poti sa treci in revista – din nou – stadiul fiecarui proiect.

Acestea sunt doar cateva dintre secretele unui management mai eficient al timpului. Desigur, folosirea eficienta a timpului iti va aduce beneficii imediate: indeplinirea obiectivelor, reducerea volumului de munca si a stresului asociat deadline-urilor. Ca sa nu mai mentionam faptul ca o buna gestiune a timpului de lucru iti va permite sa pleci la timp de la serviciu si te bucuri de viata personala asa cum iti doresti.