Lucrul in birouri open space: Cum il gestionezi, ca sa nu existe probleme de concentrare si eficienta

Un spatiu deschis de birouri poate fi un mediu ideal de lucru atunci cand toata lumea respecta regulile, arata cercetarile in domeniu. Insa cum de cele mai multe ori teoria este usoara, iar practica – mai grea, problemele nu intarzie sa apara daca nu sunt luate la timp masuri pentru imbunatatirea conditiilor de lucru.

Birourile de tip open space se numara printre preferatele multinationalelor, reprezentand una dintre cele mai eficiente modalitati de a oferi transparenta la locul de munca. Primele astfel de birouri au aparut la jumatatea anilor 1950, in Hamburg, Germania, la initiativa fratilor Eberhard si Wolfgang Schnelle. Obiectivul lor? Sa creeze medii de lucru care sa faciliteze comunicarea. Au cunoscut un mare succes in Statele Unite ale Americii, iar in anii ’80, si europenii au inceput sa le adopte din ce in ce mai mult. De exemplu, un studiu din anul 2015 arata ca in Marea Britanie 73% dintre salariati lucreaza in astfel de birouri. Insa acest lucru nu inseamna ca angajatii sunt si multumiti de acestea, multi dintre ei ajungand sa le considere un factor de stres, din mai multe motive. Astfel, aceste spatii de lucru pot fi o corvoada pentru angajati, pentru ca le poate fi distrasa usor atentia de conversatii inutile, de zgomotele de fundal, scazandu-le productivitatea. Alte vulnerabilitati pot viza lipsa intimitatii, o creativitate fortata, pentru ca angajatii pot simti ca absolut toti ochii sunt atintiti asupra lor.

Imbunatatirea conditiilor de lucru in birouri de tip open space

Organizarea birourilor open space necesita o atentie deosebita. Adoptand cateva masuri utile pentru imbunatatirea conditiilor de lucru, angajatii vor putea sa se concentreze mai bine si sa isi creasca productivitatea privind munca prestata.

1. Sala sau chiar sali separate pentru sedinte

Pentru o organizare eficienta, o sala de sedinte trebuie sa fie nelipsita dintr-un astfel de spatiu. Ofera intimitate pentru discutii si le permite angajatilor care nu participa la respectiva sedinta sa isi vada de lucru in liniste. De asemenea, existenta unuia sau a mai multor birouri inchise poate fi o solutie, pentru momentele in care angajatii au nevoie de intimitate. In multe birouri de tip „open space” exista birouri inchise dedicate managementului companiei, lucru care ar putea genera unele frustrari printre angajati. O solutie in acest caz ar fi tot un birou „open space” si pentru persoanele aflate in conducere si o serie de birouri inchise pentru sedinte sau pentru momentele cand angajatii au nevoie de intimitate.

2. Crearea de zone de lucru

Pentru a crea un mediu mult mai linistit si mai productiv, prin reducerea zgomotului de fundal, exista varianta impartirii spatiului in zone de lucru. Mai mult, se poate crea un spatiu destinat exclusiv catorva birouri individuale, altul pentru birourile de tip „open space”, un spatiu de recreere si o sala sau mai multe destinate in mod special sedintelor. In acest fel, biroul nu va mai fi vazut ca un ucigas al productivitatii. Sala de mese este, de asemenea, obligatorie, astfel incat niciunul dintre angajati sa nu fie nevoit sa manance direct pe tastatura. Nu este deranjant numai pentru cel in cauza, ci si pentru colegii din jur. Panourile acustice si/sau vizuale pot fi folosite pentru delimitarea spatiilor si separarea birourilor, pentru crearea unor zone cu tematici diferite.

3. Spatiile de recreere

Nu numai in multinationale, unde predomina birourile de tip „open space”, ci si in firmele antreprenoriale cu o astfel de organizare este nevoie de crearea unor spatii speciale pentru recreere. De unde aceasta nevoie? Ei bine, un spatiu de munca deschis este asociat cu o predispozitie crescuta spre stress, iar de aceea este necesar sa existe si un loc de recreere, unde se poate savura o cafea in liniste sau se poate face masaj ori juca diverse jocuri sau unde, dupa caz, se pot practica chiar si diverse sporturi.

4. Implementarea unor reguli

Inainte de a trece la reguli, este nevoie sa ne fie foarte clar de ce aleg angajatorii birourile de tip „open space”. Acestea sunt alese intrucat au costuri mai reduse, dar se urmareste si crearea unor echipe mai sudate, cat si incurajarea angajatilor sa interactioneze unul cu celalalt, nu numai prin telefon sau email, ceea ce poate naste idei mai multe. Intotdeauna discutiile fata in fata sunt mai constructive si chiar mai creative. In functie de modul de functionare a companiei respective, managerii/angajatorii impreuna cu departamentele de resurse umane au obligatia de a crea un set de reguli pentru angajatii care activeaza in „open space”. Aceste reguli pot porni de la modalitatile de folosire a telefonului mobil si pot ajunge pana la stabilirea unui mod clar de comunicare intre persoana in cauza si acei colegi aflati la o distanta apreciabila.