Cum ii primesti pe noii angajati. 7 reguli pentru integrarea noilor angajati

Integrarea noilor veniti la locul de munca poate parea o treaba usoara: li se intocmesc documentele de angajare, li se face turul biroului, li se face cunostinta cu noii colegi si cu seful si totul este in regula. Numai ca, de fapt, venirea unui coleg nou in echipa este mai complicata de atat si fiecare companie care se respecta ar trebui sa aiba o strategie pentru a face integrarea cat mai usoara.

Un angajat nou vine intr-un loc necunoscut, intr-o companie cu o cultura careia trebuie sa i se adapteze, intr-o echipa in care trebuie sa se integreze rapid, pentru a nu perturba bunul mers al lucrurilor. De aceea, sustin specialistii in resurse umane, primul contact cu noul loc de munca si felul in care se face introducerea unui nou angajat sunt esentiale pentru dezvoltarea relatiilor de munca viitoare.

Pasi pentru integrarea profesionala a noilor angajati

1. Dezvoltarea unei strategii de bun-venit. Departamentul de HR din orice companie trebuie sa aiba o strategie foarte bine intocmita in ceea ce priveste primirea noilor veniti. De la managementul companiei si pana la colegii alaturi de care vor lucra in fiecare zi, fiecare membru al echipei trebuie sa aiba un rol in integrarea colegilor noi. Fiecare ar trebui sa-si aduca aminte cum au fost primele zile in companie pentru ei si sa incerce ca situatiile neplacute prin care au trecut sa nu se repete cu noii veniti.

Astfel, in concluzie, departamentului de resurse umane ii revine sarcina de a elabora un plan de primire a noilor veniti, pe care sa-l inmaneze tuturor angajatilor, de la CEO si pana la colegii de echipa, cu ce are de facut fiecare, pentru a face mai usoare primele zile la birou ale noilor membri ai echipei.

2. Familiarizarea cu sediul companiei. Primul lucru pe care departamentul de resurse umane il are de facut in prima zi a fiecarui angajat la noul birou este sa-i ofere un tur al sediului companiei. De la biroul CEO-ului sau al managerului direct, care il va saluta pe noul membru al echipei si va schimba cateva cuvinte cu el si pana la biroul in care urmeaza sa lucreze, noul venit trebuie familiarizat cu cladirea si cu oamenii cu care va intra in contact in zilele care vor urma. Acest lucru il va ajuta sa se integreze mai usor si sa stie unde si de la cine sa ceara ajutor atunci cand are nevoie.

3. Atribuirea unui mentor. Odata facut turul sediului companiei si dupa intalnirea cu oamenii importanti cu care va intra in contact, noul venit va fi condus in biroul lui si va fi lasat in grija unuia dintre colegi. Cel mai indicat este ca ”mentorul” sa fie unul dintre cei mai experimentati colegi, cu vechime in birou, cu multa experienta si care inspira incredere. Este nevoie sa fie identificat cu atentie acel angajat care sa aiba raspunsuri la toate intrebarile esentiale si care sa-l faca pe noul venit sa se simta bine si sa se integreze rapid in echipa.

4. Intocmirea rapida a actelor de angajare. Desi nu este cea mai placuta parte a procesului, intocmirea actelor de angajare trebuie sa se faca cat mai rapid posibil. In acest fel, noul venit se simte apreciat si dorit in companie si poate incepe munca chiar din prima zi. In unele companii, actele de angajare se semneaza chiar inainte de data inceperii contractului astfel incat noul venit este angajat cu acte in regula si este membru al echipei inca din prima zi.

5. Exprimarea interesului pentru noul venit. Dupa introducerea in echipa si trasarea sarcinilor pe care le are de indeplinit, noul venit nu va fi ignorat, in timp ce ceilalti colegi isi reiau micile discutii amicale. Interesul, cel putin in primele zile, trebuie sa cada pe noul venit, pentru o cunoastere mai buna. Colegii vor initia conversatii despre pasiuni si puncte de interes comune, pentru ca astfel de subiecte vor permite o integrare mai usoara. Noul coleg poate fi invitat la masa sau la o cafea dupa program, pentru dialoguri informale. Atentie insa ca intrebarile sa nu fie prea insistente si noul coleg sa ajunga sa se simta ca la interogatoriu.

6. Task-uri simple, pentru inceput. In perioada de acomodare, noul coleg nu va primi cele mai dificile sarcini la birou. Acestea vor fi preluate si duse la bun sfarsit tot de vechii angajati, insa si cu participarea pe cat posibil a celor mai noi membri ai echipei, care astfel vor invata. Pentru inceput, task-urile pe care le va avea de indeplinit un nou membru al echipei vor fi dintre cele mai simple, iar pe masura ce se acomodeaza cu noul loc de munca, acestea vor fi diversificate. De asemenea, noul coleg va primi indicatii detaliate din partea celorlalti, pentru a se obisnui cu noul stil de lucru si cu noile provocari.

7. Feedback din prima zi. La un moment dat, inainte de incheierea programului din prima zi de lucru, managerul de HR care s-a ocupat de angajarea noului venit ii va solicita acestuia feedback in legatura cu noile cerinte la locul de munca, cu noii colegi si interactiunea cu ei si cu felul in care s-a descurcat in prima zi la noul loc de munca. Va fi, de asemenea, incurajat sa spuna cu ce dificultati s-a confruntat, pentru a fi remediate si sa ceara ajutor ori de cate ori are nevoie.

Desi poate parea un lucru lipsit de importanta, integrarea noilor veniti in echipa este la fel de esentiala intr-o companie ca recrutarea si angajarea. Felul in care se face primirea si modul in care ia primul contact cu noua echipa si cu noul stil de lucru pot determina tot parcursul viitor al unui nou angajat in companie. De aceea, departamentul de HR trebuie sa aiba o strategie de primire si de integrare a celor mai noi dintre colegi, care sa se intinda pe mai multe luni de la angajare.