Cine elibereaza adeverinta de vechime si ce trebuie sa contina

Actualizat Ianuarie 2020

Adeverinta de vechime este unul dintre cele mai importante acte de care orice angajat si angajator au nevoie sa tina seama in derularea colaborarii dintre cele doua parti. La schimbarea locului de munca sau la plecarea dintr-o institutie (in anumite cazuri), salariatii au nevoie de un act oficial care sa le dovedeasca vechimea in munca, iar anii lucrati se pot demonstra numai pe baza unei adeverinte de vechime.

Incepand cu data de 1 ianuarie 2020, persoanele aflate in prag de pensionare nu mai sunt nevoite sa obtina de la angajator si sa depuna la dosar adeverinta de vechime in munca, potrivit unui ordin al Ministerului Muncii.

Ce este adeverinta de vechime

Dupa scoaterea din uz a cartilor de munca, singurul document pe baza caruia un salariat poate dovedi care este istoricul sau profesional ramane adeverinta de vechime, pe care angajatorul este obligat sa i-o elibereze ori de cate ori angajatul o cere. Este important de mentionat ca aceasta obligatie ramane valabila chiar daca respectiva persoana nu mai este angajata in prezent la societatea in cauza.

In situatia in care un angajat solicita o adeverinta de vechime, compania trebuie sa o elibereze in cel mult 15 zile lucratoare de la data solicitarii. In caz contrar, angajatorul risca o amenda intre 300 si 1.000 de lei. In cazul in care angajatorul refuza eliberarea unei astfel de adeverinte, atunci este important ca persoana in cauza sa se adreseze Inspectoratului Teritorial de Munca (ITM).

Cartile de munca au fost inlocuite in anul 2011 cu un registru general de evidenta a salariatilor, REVISAL, pe care angajatorii sunt obligati sa-l inregistreze la ITM. Registrul general cuprinde elementele de identificare a tuturor salariatilor, data la care s-a facut angajarea, functia sau ocupatia, in concordanta cu Clasificarea Ocupatiilor din Romania (COR), tipul contractului de munca si data incetarii acestuia.

Cine elibereaza adeverinta de vechime

La cererea salariatului sau a unui fost salariat, angajatorul este obligat sa elibereze, pe baza registrului de evidenta, o adeverinta care sa certifice activitatea desfasurata de acesta in cadrul companiei, durata contractului, salariul si vechimea in munca.

De asemenea, este la fel de important de mentionat ca si ITM poate sa elibereze un astfel de document, pe baza inregistrarilor pe care le are.

Ce trebuie sa faci pentru a obtine adeverinta de vechime

Pentru a primi adeverinta de vechime, salariatul trebuie sa faca o cerere scrisa catre angajator, mai exact reprezentantului acestuia in relatia cu el (acesta poate fi dupa caz: seful direct, managerul general sau un responsabil al Departamentului de Resurse Umane). Angajatorul este obligat, prin lege, sa elibereze aceasta adeverinta de vechime.

In situatia in care compania angajatoare isi inceteaza activitatea, iar un fost angajat are nevoie de o adeverinta de vechime, este bine de stiut ca acesta o poate solicita de la ITM.

Totodata, in momentul in care un angajat platit din fonduri publice isi inceteaza activitatea, atunci angajatorul este obligat prin lege sa ii elibereze o adeverinta de vechime, act care sa faca dovada asupra duratei activitatii, sa ateste remuneratia primita de persoana respectiva, vechimea pe care o are in munca si in specialitate.

Ce trebuie sa contina o adeverinta de vechime

Inspectia Muncii a elaborat o procedura de lucru privind intocmirea si eliberarea adeverintelor de vechime. Adeverinta nu are insa un format standard, fiecare angajator este liber sa o intocmeasca in orice forma dorita, dar sa nu omita informatiile pe care documentul trebuie sa le contina in mod obligatoriu. Ce informatii trebuie sa contina o adeverinta de vechime:

• datele de identificare a angajatului;
• datele de identificare a societatii pentru care lucreaza/a lucrat;
• tipul de contract in baza caruia este/a fost angajat;
• durata activitatii angajatului;
• ocupatia/functiile detinute pe perioada derularii contractului;
• orice modificare intervenita in contractul individual de munca;
• salariul/sporurile/indemnizatiile primite de angajat in perioada lucrata;
• grupa de munca in care s-a incadrat activitatea prestata;
• absentele nemotivate si zilele de concediu fara plata;
• data si motivul incetarii contractului individual de munca.

Cum simplifica softurile specializate administrarea documentelor de HR

Pentru a gestiona fara erori toate documentele care tin de resurse umane, pe care o companie le are de completat si administrat, precum adeverintele de vechime, cea mai buna solutie o reprezinta un soft de resurse umane.

Una dintre variante este aplicatia Document Management, componenta a platformei colorful.hr, care gestioneaza toate documentele de HR ale organizatiei.

Pentru administrarea personalului si a actelor necesare pe parcursul unei relatii de munca mai poate fi folosita si aplicatia Personnel Management, prin intermediul caruia se pot defini diferite tipuri de documente din dosarul electronic al salariatilor, fie ca sunt documente personale (carte de identitate, diploma de studii), fie ca sunt contractuale (contract, acte aditionale, adeverinte vechime).