Criterii pentru un soft inovativ de pontaj – tot ce trebuie sa stii

• Pontaj simplificat, eficient si mereu precis. 
• I: Aspecte generale
  • De unde lucreaza echipele tale si ce dispozitive folosesc?
  • Cum se lucreaza in compania ta?
  • Care sunt nevoile tale in ceea ce priveste caracteristicile?
  • Cat de „user-friendly” este softul? Usurinta de utilizare.
  • Care este bugetul pe care-l ai la dispozitie?
• II: functionalitatile care iti vor simplifica munca
  • Functionalitati generale
  • Functionalitati avansate
  • Integrari cu alte softuri si pontaj cu cartela
• III: alte aspecte de luat in considerare
  • Cloud sau on-premise. Ce i se potriveste companiei tale?
  • Pachetul #HRStart sau pachet personalizat, Cat de complexe sunt nevoile businessului tau?
  • Este echipa mea pregatita pentru un soft de pontaj? Training.
• Concluzii

Pontaj simplificat, eficient si mereu precis

Am creat acest ghid deoarece stim ca timpul este cel mai important pentru orice business. Punem pret pe timpul specialistilor HR care intampina provocari lunare din cauza pontajului eronat, din cauza calculelor de ore nepotrivite sau pur si simplu pentru ca este dificil sa sincronizezi pontajul cu salarizarea cand lucrezi cu sisteme ineficiente. In ghidul „Criterii pentru un soft inovativ de pontaj” am incercat sa conturam toate aspectele pe care ar trebui sa le ia in considerare un specialist HR/un director executiv inainte de a achizitiona un sistem de pontaj electronic. 

In cele ce urmeaza vei descoperi aspectele generale la care sa te gandesti, dar si functionalitatile care pot salva multe ore atat pentru verificarea pontajului, cat si pentru calculul salarial. Am inclus si informatii aditionale despre personalizarea softurilor de acest tip, training, dar si diferenta dintre varianta on-premise si in cloud. 

I: Aspecte generale

• De unde lucreaza echipele tale si ce dispozitive folosesc?

Softul pe pontaj pe care il alegi trebuie sa se poata plia pe nevoile tale de business. Ai angajati care sunt plecati constant in delegatii sau desfasoara munca de teren? Pentru ei ar functiona cel mai bine un soft de pontaj disponibil si pe mobil, ca sa poata face check-in/check-out indiferent de locatie. Ai angajati care lucreaza din depozite si fac pontaj cu cartela? Trebuie sa iei in considerare o solutie care sa poata fi integrata cu sistemul de cartele pe care-l folosesti. Sau ai angajati care lucreaza de acasa? Ar trebui sa cauti sa ai o functionalitate adaptata pentru telemunca. Ai echipe care lucreaza doar de la birou sau hibrid? Pentru ele ar fi cel mai usor sa isi introduca pontajul dintr-o fereastra web, folosind o aplicatie. 

In prezent, un sistem de pontaj electronic te va ajuta sa spui adio oricarei foi de pontaj sau la condica de prezenta pentru ca se poate mula pe orice nevoi si este flexibil asa cum sunt echipele tale.

• Cum se lucreaza in compania ta?

Programul de lucru poate fi un aspect dificil de gestionat fara ajutorul unui program dedicat. Trebuie urmarite mai multe aspecte, precum: programul de noapte, orele suplimentare, ore invoire, concedii medicale etc. Mai mult decat atat, trendurile de pe piata muncii prevad un nou tip de program, cel flexibil. In unele companii, angajatii lucreaza nu doar din locatia convenabila lor, dar si in intervalul orar pe care-l prefera. 

Timpul angajatilor este pretios, asa ca ai nevoie de un soft de pontaj care sa se poata adapta tuturor nevoilor din companie. Mai mult decat atat, indiferent de programul echipelor tale, ar trebui sa poti urmari orele lucrate pe centre de cost (proiecte sau taskuri) pentru a vedea din cateva click-uri o imagine de ansamblu a capacitatii interne de lucru. 

• Care sunt nevoile tale in ceea ce priveste caracteristicile?

S-ar putea sa nu ai nevoie de toate functionalitatile, insa e bine ca solutia digitala pe care o alegi sa le aiba, pentru ca nu se stie niciodata cand vei avea nevoie de un update la soft. In mod cert vei avea nevoie sa pontezi orice tip de ora lucrata sau nelucrata, evenimente speciale, iar toate acestea ar trebui sa fie mereu la zi cu legislatia in vigoare. Majoritatea variantelor disponibile au un calculator ore pontaj inclus ca sa poti calcula dintr-un click orele lucrate, orele suplimentare etc. Dar, daca ai nevoie de un soft care sa se poata plia pe mai multe companii deodata (aflate sub acelasi holding), noi iti sugeram sa mentionezi asta daca vei ajunge sa vorbesti cu un consultant pentru softuri de HR, deoarece nu este o caracteristica de baza a unui sistem de pontaj electronic. 

• Cat de „user-friendly” este softul? Usurinta de utilizare.

Indiferent daca programul de pontaj pe care il vei alege ofera doar caracteristicile de baza sau si functii suplimentare personalizabile, cel mai important aspect este usurinta de utilizare. Principalul obiectiv al unui astfel de program este sa te ajute sa economisesti timp tinand evidenta pontajului, corect? Nu vei putea face asta daca trebuie sa te invarti de fiecare data printr-un labirint de functionalitati si butoane. Ar trebui ca totul sa fie intuitiv, usor de inteles. 

Cele mai bune softuri au caracteristicile de baza in meniul principal si sunt clar prezentate. Restul functionalitatilor, mai complexe sau mai rar folosite, nu ies atat de mult in evidenta. Pentru a face o actiune nu ar trebui sa fie necesar sa dai mai mult de cateva click-uri, iar programul ar trebui sa fie configurabil pentru a se potrivi specificului companiei tale.

Inainte de a face orice achizitie, ar trebui sa ai posibilitatea de a testa softul (preferabil gratuit) pentru cel putin o perioada de o luna. In acest timp, ar trebui sa simti cat de usor este sa te obisnuiesti cu softul, cat de simple sau intuititve sunt meniurile, butoanele si functionalitatile. Trebuie sa tii cont de faptul ca specialistii HR vor folosi programul frecvent, dar toti angajatii vor fi nevoiti sa se ponteze zilnic. Usurinta de utilizare este un criteriu esential!

Consultantii colorful.hr nu doar ca iti ofera o luna gratuita pentru testarea aplicatiei, dar poti beneficia si de un DEMO (tot gratuit)! Suntem la un mesaj distanta. 🙂

• Care este bugetul pe care-l ai la dispozitie?

Bugetul este un aspect foarte important pentru majoritatea persoanelor care cauta solutii digitale pentru departamentele lor de resurse umane. Chiar daca nu dispui de un buget prea generos, se pot crea pachete optime care sa fie eficiente din punct de vedere al costurilor chiar si pentru companii care nu au cu mult peste 30 de angajati. Cea mai eficienta optimizare a costurilor o poti face prin externalizarea serviciilor de salarizare, centralizand pontajul „in-house” intr-un soft. Daca bugetul permite, poti opta pentru solutii digitale si pentru restul activitatilor esentiale: employee self service, pontaj, administrare de personal si managementul documentelor online. 

II: functionalitatile care iti vor simplifica munca

• Functionalitati generale

Elemente configurabile – o functionalitate comuna softurilor de pontaj este configurabilitatea pentru specificul companiei. Cele mai frecvente optiuni configurabile sunt:

• Elementele care se introduc in fisa de pontaj;
• Elementele care se calculeaza pe baza pontajului zilnic si definirea modului de calcul/calculator ore pontaj;
• Elementele din sablonul fisei de pontaj;
• Tipuri de concedii sau alte tipuri de cereri/absente care se gestioneaza ca flux de cereri;
• Configurarea centrelor de cost prin dimensiuni si valori posibile pe fiecare dimensiune, in cazul în care managementul pontajului se face la nivel de centre de cost;
• Definirea programelor de lucru, cu posibilitati multiple de configurare (condica de prezenta electronica); 

Actiunile ce pot fi efectuate in aplicatie. Cele mai comune sunt:

• Initierea de cereri de concediu (de catre salariat/manager);
• Aprobarea/refuzarea cererilor de concediu;
• Actiuni de control al nivelului de pontaj: trimitere pontaj, preluare pontaj, intoarcere pontaj;
• Generare rapoarte;
• Trimitere notificari automate la initierea/aprobarea/refuzarea unei cereri de concediu catre rolurile implicate in flux, in functie de nevoile companiei; 
• Trimitere notificari manuale intre utilizatorii sistemului, in functie de rolurile pe care acestia le au in sistem; 
• Validari pontaje predefinite conform Codului Muncii. 

• Functionalitati avansate – nu sunt intalnite in toate softurile de pontaj:

  • Holding – dedicata intreprinderilor care au mai multe firme sub aceeasi umbrela, aceasta functionalitate va crea un pontaj centralizat pentru angajatii din toate firmele;
  • Work from home/telemunca – un instrument esential pentru a gestiona munca de la distanta, asa cum prevede legislatia in vigoare;
  • Evidenta cheltuielilor pe centre de cost – integrezi cu usurinta in nota contabila cheltuielile pe centre de cost, proiecte sau sarcini; 

• Statistici si rapoarte – ai fisa de pontaj si multe alte rapoarte sau statistici care sunt relevante la dispozitia ta.

• Comparator versiuni pontaj – permite urmarirea modificarilor pe fisa de pontaj electronica;

• Integrari cu alte softuri si pontaj cu cartela

Anumite instrumente de pontaj pot fi integrate cu alte aplicatii pentru a eficientiza munca specialistilor HR.

Cum functioneaza integrarile softurilor de pontaj cu alte aplicatii?

• Integrarea softului de pontaj cu un soft de salarizare – Un sistem integrat asigura consecventa tuturor informatiilor in fiecare sistem dintr-o companie. Deoarece informatiile sunt actualizate automat, se reduce volumul de lucru al departamentului de resurse umane de la introducerea datelor de mai multe ori in sisteme diferite. Datele pot fi analizate, iar rapoartele pot fi extrase in timp real. Managerii pot revizui si aproba programul de lucru al angajatilor si timpul pentru procesarea salariilor cu o eficienta si precizie mai mari; 
• Integrarea softului de pontaj cu un soft de administrare a personalului – Pentru a putea avea o imagine de ansamblu reala a intregii forte de munca de care dispune compania, integrarea cu un soft de administrare a personalului este esentiala. Sunt reflectate automat in pontaj suspendarile (somaj tehnic, concediu ingrijire copil, concediu paternal, etc.), detasarile salariatilor.
• Integrarea softului de pontaj cu un soft pentru pontaj cu cartela – Daca unii dintre angajatii din companie isi fac check-in/check-out la intrare cu ajutorul cardului de acces, ar trebui sa iei in considerare daca vrei sa elimini acest lucru sau nu. Unele softuri de pontaj iti ofera posibilitatea de a-l integra cu sistemul de acces in cladire pe care-l foloseste compania, gestionand astfel in mod automat orele lucrate. 

Asadar, ar trebui sa iei in considerare daca softul de pontaj ales accepta integrari si cu ce aplicatii – acesta este un factor important in alegerea facuta deoarece determina modul in care vei putea automatiza in continuare munca cu diferite aplicatii.

III: alte aspecte de luat in considerare

• Cloud sau on-premise. Ce i se potriveste companiei tale?

Un alt aspect important este metoda de gazduire a softurilor pe care le vei achizitiona. Cloud computing difera de soft-urile on-premise printr-un aspect esential. O companie gazduieste totul intern atunci cand alege varianta on-premise (servere proprii), in timp ce intr-un mediu cloud, un furnizor tert gazduieste toate acestea pentru tine. Acest lucru permite companiilor sa plateasca in functie de necesitati, de utilizarea generala, cerintele angajatilor (utilizatorii) si cresterea companiei. 

• Pachetul #HRStart sau pachet personalizat, Cat de complexe sunt nevoile businessului tau?

Un alt aspect important este legat de nevoile reale ale echipei tale. Aveti nevoie de un pachet mic de softuri? De un singur soft? Sau poate varianta cea mai optima este combinarea serviciilor software cu externalizarea serviciilor de salarizare/administrare de personal/recrutare? Pachetul #HRStart oferit de colorful.hr este creat pentru companiile mici care au peste 30 de angajati (sau mai putini), oferind softurile de baza de care are nevoie orice business: administrarea personalului, self-service pentru angajati, pontaj si managementul online al documentelor. 

• Este echipa mea pregatita pentru un soft de pontaj? Training.

Ingrijorarea cu privire la compatibilitatea competentelor angajatilor cu solutiile software este foarte frecventa in randul companiilor din Romania. In prezent, furnizorii de solutii software aloca timp dedicat trainingului personalului, dezvolta interfete intuitive aplicatiilor si incurajeaza clientii sa aloce echipei timp de training suplimentar daca este necesar. Asadar, ingrijorarea care te impiedica sa implementezi o solutie software pentru HR ar trebui sa nu mai reprezinte o problema. 

Concluzii

Cand te vei decide in legatura cu urmatoarea achizitie de softuri pentru HR, ia in considerare aceste criterii pentru un soft inovativ de pontaj enumerate aici. Noteaza-ti si analizeaza cu atentie nevoile si asteptarile pe care le ai, caci diferiti factori iti vor determina alegerea finala. Modul in care lucreaza angajatii din companie, dispozitivele pe care le folosesc la munca si posibilitatea de integrare cu un soft de salarizare sunt criterii esentiale de care trebuie sa tii cont. 

Asigura-te intotdeauna ca softurile pe care le folosesti sunt intuitive si simple. Cea mai buna optiune este un soft de pontaj eficient, dar si versatil pentru ca trebuie sa se plieze pe nevoile angajatilor din companie. 

De 21 de ani, colorful.hr digitalizeaza procesele de HR, oferindu-le specialistilor instrumentele de care au nevoie pentru a fi performanti. De la soft-uri pentru pontaj, salarizare, administrarea personalului si a documentelor care simplifica partea de HR admin, pana la solutii digitale ce contribuie la cresterea companiei cu ajutorul unor module dedicate recrutarii (Applicant Tracking System), dezvoltarii personalului (Learning Management System) si analizei datelor. Aditional, se ofera servicii externalizate pentru recrutarea personalului, leasing de personal, consultanta legislativa, salarizare si administrare de personal.