Pontajul electronic eficientizeaza munca si ajuta la evitarea burnout-ului

Suprasolicitarea angajatilor insotita de multe ori de burnout – cea mai grava dintre bolile profesionale ale secolului XXI – este tot mai frecventa in randul angajatilor din companii. Fie ca vorbim de firmele mici, cu putini angajati, care trebuie sa faca fata unui numar prea mare de sarcini, fie ca vorbim de marile corporatii multinationale, cu mii sau zeci de mii de oameni, dar si cu proiecte pe masura, depasirea programului normal de lucru, munca in weekend sau amanarea concediilor de la un an la altul devine uneori o regula de supravietuire in companie, dar si in business. Pontajul electronic este o modalitate simpla de a evita suprasolicitarea si de a eficientiza procesele interne ale companiei.

Pe masura ce munca a devenit tot mai legata de internet, smartphone sau laptop, iar marile companii se extind in toate colturile lumii, pe toate fusurile orare, situatiile in care angajatii trebuie sa lucreze seara de acasa, noaptea sau in weekenduri sunt din ce in ce mai frecvente.

Totodata, volumul mare de lucru si deadline-urile scurte pot genera frecvent situatii in care angajatii ajung sa lucreze mai multe ore peste program, fara zile libere. Iar specialistii in resurse umane spun ca fara un program strict si corect de pontaj si de management al timpului, companiile dau gres mai devreme sau mai tarziu, angajatii devin tot mai stresati si mai obositi, iar productivitatea scade.

In special, resprezentantii Generatiei X sau cei mai tineri decat ei, pentru care internetul si smartphone-ul sunt un mod de viata, au tendinta sa nu considere ca fac munca peste program daca trimit doua mailuri in timpul liber sau mai rezolva un task seara inainte de culcare. In timp, insa, aceste situatii devin tot mai frecvente, angajatii devin tot mai obositi si stresati, iar suprasolicitarea bate la usa.

Sistemele de pontaj nu mai inseamna de mult timp semnarea intr-un registru la venirea si la plecarea de la serviciu sau perforarea unui card de carton. Solutiile tehnologice de pontaj si management al timpului din zilele noastre sunt softuri interactive, care pot fi usor accesate de angajati, de la distanta si care usureaza enorm munca departamentelor de HR si de salarizare.

Programul flexibil si munca de acasa par a fi marile castiguri ale angajatilor zilelor noastre. Dar acestea vin si cu riscuri la pachet. Acasa, in confortul casei lor, in pijamale si cocotati in varful patului, angajatii tind sa depaseasca frecvent orele de program. Totodata, daca in timpul zilei au de rezolvat probleme personale si convin cu angajatorul sa lucreze seara sau daca au video-conferinte cu alti colegi, de pe partea opusa a planetei, de cele mai multe ori, programul se prelungeste pana cand treaba este terminata, chiar daca acest lucru inseamna 2-3 ore in plus fata de orarul legal.

Cum ne ajuta pontajul electronic?

Tehnologizarea proceselor de HR este de multi ani o regula in departamentele de resurse umane, in conditiile in care aceste departamente au preluat tot mai mult sarcini care tin de angajati, iar volumul de munca este tot mai mare. Pe langa recrutare, angajare, managementul personalului sau programele de training si de dezvoltare profesionala, pontajul si gestionarea corecta a timpului angajatilor au devenit parte integranta a muncii acestor departamente.

Cu solutii de pontaj electronice, se poate tine foarte usor evidenta orelor suplimentare lucrate, a concediilor si se pot monitoriza absentele angajatilor. In acest fel, angajatorii stiu in permanenta gradul de incarcare a angajatilor, cate ore suplimentare au muncit acestia si cand au nevoie de zile libere sau de concediu, impiedicand astfel instalarea suprasolicitarii sau a burnoutului.

Un soft eficient de time management este total transparent, iar angajatii isi pot programa singuri zilele libere sau de concediu si au acces la informatii. Acestia pot afla cate zile de concediu mai au de luat, in timp ce angajatorul poate sti in orice moment ce angajati sunt plecati si cand se intorc la munca.

Time management sau Big Brother?

Faptul ca managerul stie in permaneta ce fac angajatii sai sau unde sunt poate suna straniu si poate fi interpretat ca un fel de sistem Big Brother, in care salariatii sunt urmariti si verificati incontinuu. Nimic mai fals.

Scopul unui soft de pontaj nu este acela de a urmari in permanenta ce fac angajatii, ci de a eficientiza munca acestora, evitand suprasolicitarea, astfel incat personalul sa lucreze la capacitate maxima si sa livreze rezultatele dorite si, in consecinta, productivitate.

Astfel, pentru a evita crearea unei atmosfere rigide la birou, managerii trebuie sa se concentreze pe indeplinirea performantelor individuale si nu pe cuntificarea orelor si zilelor pe care un angajat le petrece la birou sau in deplasare. Instrumentele moderne de management al timpului au ca scop masurarea orelor de care angajatii au nevoie pentru a duce la bun sfarsit un proiect, pentru a face treaba bine si pentru a respecta un deadline. Si nu de cuantificarea efectiva a orelor de lucru. Daca un angajat nu este productiv, degeaba sta 12 ore pe zi la birou.

In loc de concluzie

Relatiile de munca trebuie sa se bazeze pe incredere, iar faptul ca angajatii au posibilitatea sa-si administreze singuri programul la birou sau in deplasare, sa isi programeze zilele libere si concediile este o dovada in plus de incredere. In consecinta, softurile moderne de pontaj si de management al timpului nu fac decat sa usureze munca de ambele parti, sa consolideze increderea dintre angajati si angajatori, iar rezulatele se vad imediat sau in timp (dupa caz) in randament si  productivitate.