Venituri si cheltuieli in HR. Cum le gestionezi eficient pentru companie si angajati

Bugetul unei companii este un instrument necesar prin care departamentul financiar, specialistii de HR si managerii companiei pot face previziunile financiare, iar pe baza lor sa isi atinga obiectivele. Generarea unui buget este primul pas in baza caruia se defineste succesul unei companii. Urmatorul pas este gestionarea eficienta a lui. 

Managerul financiar (CFO) va lucra indeaproape cu toti managerii de echipa pentru a revizui bugetele propuse, a discuta randamentul asteptat al investitiilor si, in final, aprobarea si ajustarea, dupa caz. Pana sa se ajunga aici si toate aceste operatiuni sa fie eficiente, exista cateva aspecte care trebuie luate in considerare. Descopera in urmatorul articol care sunt acestea si cum trebuie efectuata gestiunea bugetara. 

• 5 moduri eficiente pentru gestionarea cheltuielilor
• Avantajele unui management eficient al cheltuielilor pentru venituri profitabile
• Bugetarea costurilor companiei – cum le faci si de cate tipuri sunt
• Bune practici pentru un echilibru intre venituri si cheltuieli
• Simplifica procesul de venituri si cheltuieli cu un soft dedicat 
• Ai nevoie de ajutor pentru a avea o evidenta exacta de venituri si cheltuieli?

5 moduri eficiente pentru gestionarea cheltuielilor

O politica de management a cheltuielilor inseamna un echilibru intre venituri si cheltuieli. Atunci cand nu este stabilita una, bugetele pot fi impartite nerealistic, iar la final se vor simti in bugetul total al companiei. Pentru a nu ajunge la acest scenariu, mai jos sunt cateva sfaturi pentru a gestiona eficient cheltuielile si pentru a ajunge la o transparenta bugetara:

1. Intelege ce si unde cheltui

La final de luna, toate cheltuielile se aduna si trebuie sa tragi linie unde si cat s-a cheltuit. Desi poate este de la sine inteles ca evidenta cheltuielilor este un factor decizional pentru companie, de multe ori, fara un management eficient, sumele pot scapa de sub control. 

De asemenea, atunci cand este impartit bugetul, intelegerea obiectivelor companiei este, in egala masura, un factor important pentru venituri si cheltuieli. Spre exemplu, daca in cadrul companiei s-a ajuns la concluzia ca anual cheltuielile nu trebuie sa depaseasca 60.000 de euro pe an, dar cheltuielile lunare sunt de aproximativ 5000 de euro, atunci ele trebuie regandite uneltele de promovare pentru a nu trece de limita impusa. 

2. Venituri si cheltuieli in baza unui plan

Bineinteles, metoda eficienta pentru managementul bugetului unei companii este un plan bine stabilit, de indata ce sunt intelese obiectivele companiei. O modalitate buna pentru implementarea acestuia este impartirea cheltuielilor in doua categorii: cele care sunt fixe si cele unde bugetul poate fi variabil. 

Pentru venituri, stabileste obiective mari pe care sa le divizezi in obiective mai mici. Daca scopul final este un profit de 150.000 de euro pe an, atunci la fiecare trei luni verifica daca s-au generat 50.000 de euro. Astfel, vei sti ca planurile companiei merg in directia buna si exista un management eficient pentru bugetul unei companii.

3. Comunica datele bugetare transparent

Atunci cand sunt stabilite cheltuielile si veniturile bugetate, este important ca ele sa fie comunicate transparent. Daca angajatii vor sti care sunt obiectivele financiare ale companiei, sau daca cifrele sunt pe minus sau plus, atunci vor fi constienti, la randul lor, de resursele disponibile si de prioritizarile pe care le pot face pe proiecte. In cazul in care in departamentul de marketing se realizeaza o noua campanie pentru atragerea de noi clienti, o buna intelegere a bugetului pentru departament, ii va ajuta pe angajati sa se pregateasca cu materialele necesare. 

4. Gaseste alternative

In eficientizarea bugetului exista, de multe ori, si alternative care te ar putea ajuta sa reduci costurile. Una dintre ele ar fi cele legate de recrutare. Pentru o companie mica unde fluxul de personal nu este mare, externalizarea procesului de recrutare poate fi un beneficiu in eficientizarea bugetului, fata de angajarea unui intreg departament. Astfel, sunt reduse costurile, dar creste si calitatea angajarii. 

👉 Descopera si alte beneficii pe care le poti obtine in urma externalizarii procesului de recrutare si cum o echipa pregatita iti poate simplifica intreaga munca. 

5. Verifica cheltuielile si veniturile lunar

Pe langa estimarile trimestriale, este bine sa ai o viziune asupra veniturilor, cat si a cheltuielilor, in fiecare luna. Poti intelege daca veniturile acopera cheltuielile, sau daca veniturile care nu se incadreaza in obiectivele stabilite sunt recurente sau au aparut neasteptat. 

Atunci cand cheltuielile lunare sunt peste bugetul stabilit, trebuie sa calculati modul in care au fost distribuite, atat la nivel administrativ, cat si in ceea ce priveste angajatii. 

Avantajele unui management eficient al cheltuielilor pentru venituri profitabile

Daca pana acum toate cele prezentate mai sus au fost familiare, iar departamentul financiar detine un management eficient privind raportarea lor, atunci veniturile companiei tale sunt profitabile. Totusi, unele cheltuieli sunt imprevizibile, iar datoria fiecarei companii este sa tina pasul cu ele. Avantajele managementului bugetului  in companie se vor vedea pentru angajati si companie deopotriva:

• Profitati de deducerile fiscale 

Deducerile fiscale sunt acele sume care diminueaza baza impozabila. Daca sunt mentinute documentatiile potrivite la momentul potrivit si o evidenta clara a cheltuielilor, companiile pot beneficia de deduceri fiscale pentru impozitul pe profit, amortizarea fiscala sau facilitatile fiscale. 

• Precizie mai mare asupra bugetelor

Cheltuielile care nu sunt urmarite si procesate intr-un mod corespunzator, il vor face pe managerul departamentului financiar (CFO) sa estimeze gresit costurile viitoare, cum ar fi si cele pentru delegatii. Daca de la inceput sunt puse in balanta veniturile si cheltuielile, obiectivele legate de estimarea lor vor fi realiste si precise. 

👉 Vrei o precizie exacta a bugetelor tale cand vine vorba de calatoriile de afaceri? Descopera softul travel colorful.hr si gestioneaza cererile mai usor ca niciodata. 

• Anticiparea costurilor proiectelor asemanatoare

Cand sunt raportate eficient veniturile si cheltuielile, puteti anticipa corect cheltuielile pentru proiectele similare din viitor. Acest lucru este si mai important atunci cand vine vorba de procesul de elaborare a bugetului. 

 

Bugetarea costurilor companiei – cum le faci si de cate tipuri sunt

Cand vine vorba de managementul bugetului firmei, se declanseaza automat si nenumarate intrebari legate de costurile aferente fiecarei activitati: daca bugetul este cel potrivit si intr-adevar merita sau daca exista anumite perioade din an in care trebuie reduse cheltuilelile pentru un profit total satisfacator. 

Exista trei categorii pentru incadrarea cheltuielilor unei companii:

• Cheltuielile fixe: Sunt acele cheltuieli care raman fixe indiferent de perioada de raportare. Printre ele se numara chiriile, plata asigurarilor, impozitele sau cheltuielile privind dobanzile;
• Cheltuielile variabile: Suma acestora se poate modifica pe parcurs. Aici sunt incluse platile pentru utilitati, costurile pentru transport (unde este cazul), plata aplicatiilor care ajuta in efectuarea muncii si cele legate de proiectele derulate in departamentul fiecarei echipei;
• Cheltuielile periodice:  Tipul acesta de cheltuieli apare ocazional, iar aici sunt incluse bonusurile acordate angajatilor si iesirile cu acestia, echipamentele care necesita a fi schimbate, plata unor furnizori externi sau cele care depind de proiectele si clientii companiei. 

Tipuri de cheltuieli in HR

Cea mai utila metoda pentru a urmari indeaproape toate cheltuielile companiei, este sa le organizezi pe categorii, dupa cum urmeaza:

Costurile administrative ale locatiei companiei

Desi munca remote este castigatoare in randul angajatilor, reintoarcerea la birou s-a facut treptat si angajatii au revenit la birou pentru anumite zile din saptamana. Cu toate acestea indiferent de cati angajati sunt la birou, cheltuielile fixe sunt legate de:

• Chiria imobilului care ramane aceeasi in urma semnarii contractului;
• Utilitatile (caldura, apa, electricitate) care sunt variabile de pe o luna pe alta;
• Internetul si telefonia sunt cheltuieli fixe in baza semnarii unui contract.

Asigurari

Aproape orice companie ofera diferite asigurari pentru angajati. Ele sunt prezente pe baza unor bugete care, bineinteles, intra in strategia de venituri si cheltuieli a companiei. Cand sunt calculate cheltuielile de asigurare, este util sa luati in considerare toate tipurile de impozite. O companie poate acoperi urmatoarele tipuri de asigurari:

• Asigurare medicala de sanatate, dentara, de vedere sau de viata (in unele cazuri) pentru angajati;
• Asigurare pentru accidentele de la locul de munca (unde este cazul);
• Asigurare de grup pentru calatoriile angajatilor;
• Asigurare pentru cladiri si bunuri;
• Asigurare de raspundere civila profesioanala;
• Asigurare pentru raspundere civila legala.

Echipamentele de munca

Costurile echipamentelor de munca pot include laptopuri, monitoare, imprimante, birouri si alte instrumente pentru birou. In functie de industrie, costurile acopera si materiale sau echipamente speciale. Spre exemplu, un service auto are nevoie de materiale diferite pentru reparatia masinillor. Astfel, aceste costuri se pot schimba regulat, in functie de nevoile industriei si a clientului. La fel se poate intampla si in industria horeca sau turism. 

Salariile si beneficiile angajatilor

Salariile si beneficiile angajatilor sunt unele dintre cele mai considerabile cheltuieli bugetare pentru o companie. Ca tot procesul de management al bugetului firmei pentru aceasta etapa sa fie cat mai eficient, analizeaza cheltuielile aferente, pe langa cele legate de angajati. Spre exemplu, daca exista in departamentele companiei contracte pentru freelanceri, costurile trebuie incluse tot in aceasta categorie, sau orice alte cheltuieli extra care apar la proiecte. 

👉 Descopera mai multe despre noul plafon pentru beneficiile extrasalariale, ce beneficii include, care sunt cele exluse si de cand trebuie puse in aplicare. 

Chletuieli employer branding marketing

Potrivit unui studiu al celor de la The CMO Survey, actiunile de employer branding au nevoie de un buget dedicat. Peste 50% din bugetul total de marketing este indreptat catre atragerea si retinerea talentelor. 

Costurile pot varia in functie de perioada si strategiile efectuate si pot acoperi urmatoarele:

• Costurile aferente procesului de recurtare;
• Oportunitati de invatare si dezvoltare pentru angajati;
• Activitatile interne ale companiei;
• Cheltuielile ce tin imaginea publica a companiei (prezenta pe social media, pagina de cariere etc.)

Taxe 

Fiecare companie trebuie sa aiba un buget destinat taxelor care tin de domeniul resurselor umane, care este inclus in acelasi proces de venituri si cheltuieli. Ca exemplu, cheltuiele pentru taxele juridice pentru companii sunt de 0,38% din veniturile totale, conform Hurley Gunsher.

Insa, tipul de taxe difera in functie de activitatile intreprinse in departamentul de HR si pot include:

• Taxele privind administrarea si recrutarea personalului (intocmirea contractelor individuale de munca, acte aditioanale etc.);
• Taxele ce tin de asigurarile medicale;
• Tot ce tine de modificarile legislative in vigoare sau al contractului individual de munca. 

Cheltuieli periodice

In orice companie exista si acele cheltuieli care au un buget alocat periodic, in functie de cum sunt desfasurate. Printre ele se numara si:

• Cadouri si prime pentru angajati (pentru aniversarea la munca, zi de nastere sau promovari);
• Cheltuieli pentru calatoriile de afaceri;
• Training si dezvoltare;
• Iesirile cu echipa;
• Amenajarea biroului de acasa. 

👉Daca iti doresti ca activitatile din compania ta sa fie eficientizate, descopera cateva sfaturi care sa te ajute pentru o organizare eficienta a documentelor. 

 

Bune practici pentru un echilibru intre venituri si cheltuieli

Cand exista o claritate intre venituri, cheltuieli si bugete, CFO joaca un rol important in distribuirea bugetelor si felul in care sunt cheltuite investitiile, in vederea atingerii obiectivelor companiei. Ca totul sa fie conform planurilor financiare trebuie sa:

1. Examinarea regulata a costurilor si compararea lor cu previziunile bugetare

Daca ai stabillit deja bugetele, asta nu inseamna ca ele nu se vor schimba pe decursul unui an. De aceea, examineza costurile, compara proiectele, si fii la curent cu noutatile legislative care impacteaza salarizarea si administrarea personalului. 

👉 Esti curios sa afli care sunt pasii care iti imbunatatesc procesul de salarizare? Descopera in articolul nostru care sunt cei mai importanti sase pasi cum ii poti implementa pentru afacerea ta. 

 

2. Comunicarea permanenta cu managerii de proiecte

Echipa de marketing are un buget de 10.000 euro anual, dar dupa patru luni deja este cheltuit mai mult de jumatate din buget. Daca CFO lucreaza indeaproape cu CMO, ar putea interveni pentru ajutor in recalcularea bugetului sau, pentru o tine o evidenta mai exacta a costurilor. 

 

3. Aplicatie de bugetare

Pentru a lua rapid decizii inteligente chiar si in situatii de criza sau imprevizibile, o aplicatie de bugetare poate veni in ajutor. Tii o evidenta exacta a tuturor cheltuielilor si vei sti ce anume afecteaza sau nu bugetul, cum ar fi maririle salariale sau bonusurile. Prin acest mod este usurata munca, dar si eliminate erorile umane. 

Simplifica procesul de venituri si cheltuieli cu un soft dedicat

Pentru multe companii, procesul de venituri si cheltuieli este o adevarata provocare. A tine evidenta tuturor cheltuielilor, a revizui bugetele in mod regulat, detectarea erorilor sau cheltuielile imprevizibile sunt doar cateva dintre provocari.

Cu toate acestea, digitalizarea proceselor vine in ajutor pentru a face munca mai usoara si a tine evidenta tuturor cheltuielilor. 

De ai nevoie de o aplicatie de gestionare a bugetului in compania ta?

🔵 Management eficient pentru salariile angajatilor

Realizarea si distribuirea bugetelor sunt procese complexe si consumatoare de timp, iar uneori vin si cu erori umane. Printr-o astfel de aplicatie si in functie de datele pe care le introduci, ai o evidenta a scenariilor care tin de:

• Maririle salariale;
• Acordarea de bonusuri;
• Noile angajari;
• Incetari de contracte. 

🔵 Bugetarea costurilor operationale

O aplicatie de bugetare poate face scenarii de bugetare pe departamente si centre de costuri, pe anumite perioade de timp, in functie de activitati:

• Traininguri;
• Echipamente pentru angajati;
• Chirii;
• Facturi;
• Amortizari.

🔵 Compararea scenariilor

Dupa stabilirea scenariilor, aplicatia va face o analiza pentru a fi distribuita catre CEO, CFO, manageri de departament sau managerii de resurse umane. Datele livrate sunt legate de:

• Sumarul tuturor actiunilor;
• O comparatie intre situatia actuala a companiei si scenariul rulat;
• Impactul financiar al scenariului rulat.

La final se vor putea lua decizii inteligente pentru bugetul anual, in urma schimbarilor financiare (maririle salariale, sau schimbarea pachetului de beneficii). Costurile pot fi optimizate din timp si bugetul tinut sub control. 

🔵 Consultanta pentru fiecare tip de business

La fel cum si companiile activeaza in industrii diferite, si veniturile, bugetele si cheltuielile sunt diferite. Astfel, printr-o aplicatie de bugetare primesti ajutor in implementarea modulului de bugetare, dar si pentru a obtine calculele de care ai nevoie. 

82% dintre companiile care au investiti in aplicatiile de bugetare sustin ca a fost o decizie care a motivat atat angajatii departamentului financiar, dar a adus si mai multa claritate in proces.

Ai nevoie de ajutor pentru a avea o evidenta exacta de venituri si cheltuieli? 

Poate deveni coplesitor sa tii evidenta cifrelor, in special cand in compania ta exista mai multi angajati si mai multe cheltuieli administrative. Mai mult, unele cheltuieli apar neprevazut, chiar daca bugetul este stabilit pe baza obiectivelor. Astfel, tot ce iti mai ramane este sa tragi linie si sa analizezi daca veniturile acopera cheltuielile si, bineinteles, daca este profitul asteptat. 

Consultatii colorful.hr vin in ajutor pentru a diminua complexitatea intregului proces de bugetare si iti ofera o luna gratuit pentru testarea aplicatiei de bugetare. Mai mult, poti beneficia de un DEMO gratuit pentru a intelege mai bine procesele. Contacteaza-ne pentru a te ajuta in evidenta bugetelor si cheltuielilor. 

Bugetarea corecta este esentiala pentru a asigura succesul echipelor si companiei in sine. Cu o intelegere clara a mecanisemelor de bugetare, a veniturilor si cheltuielilor din companie, dar si a unui plan bine dezvoltat pentru ele, se pot lua decizii mai bune si companiile sunt cu un pas mai aproape de atingerea obiectivelor.  

De 21 de ani, colorful.hr digitalizeaza procesele de HR, oferindu-le specialistilor instrumentele de care au nevoie pentru a fi performanti. De la soft-uri pentru pontaj, salarizare, administrarea personalului si a documentelor care simplifica partea de HR admin, pana la solutii digitale ce contribuie la cresterea companiei cu ajutorul unor module dedicate recrutarii (Applicant Tracking System), dezvoltarii personalului (Learning Management System) si analizei datelor. Aditional, se ofera servicii externalizate pentru recrutarea personalului, leasing de personal, consultanta legislativa, salarizare si administrare de personal.