Intrebari si raspunsuri despre munca la distanta – Marea schimbare a pandemiei

Munca de acasa este noul mod de lucru in companii, la nivel global. Unele au trecut la munca remote de pe o zi pe alta, altele si-au luat mai mult timp pentru a implementa noile procese de lucru. Cum au gestionat aceasta schimbare brusca liderii companiilor, managerii, fiecare angajat in parte? Tsedal Neeley, profesoara la Harvard Business School, ajuta (de peste 20 de ani) companiile sa administreze angajatii care lucreaza la distanta. Intr-o sesiune de intrebari si raspunsuri, gazduita de Harvard Business Review, aceasta a oferit cateva ponturi despre cum sa fim productivi chiar si atunci cand muncim de acasa, cum sa fim eficienti in sedintele online si, poate cel mai important, cum ajutam oamenii sa treaca peste aceasta criza.

Sunt organizatiile pregatite pentru aceasta tranzitiei brusca?

Tsedal Neeley: Situatia prin care trecem acum este fara precedent. Niciodata, pana acum, companii cu mii de angajati nu au mai fost puse in situatia de a-si transfera tot angajatii in online. Este un efort urias care implica gestionarea de echipamente, dar si cheltuieli neprevazute. Raspunsul este simplu: nu, organizatiile nu sunt pregatite pentru astfel de scenarii.

Care este primul lucru pe care managerii trebuie sa-l faca pentru angajati?

Tsedal Neeley: Sa se asigure ca au toata infrastructura de lucru si ca functioneaza. Au oamenii acces la echipamente si tehnologie, astfel incat sa-si continue activitatea online? Au instalate pe laptopuri aplicatii care sa le intermedieze comunicarea la distanta si schimbul de documente. Ce fac cu angajatii care nu au acces la resurse si nu-si mai pot face treaba? Managerii si liderii de echipa trebuie sa se organizeze rapid pentru ca niciun angajat sa nu ramana pe dinafara. Exista riscul ca acestia sa isi piarda motivatia, sa se simta exclusi din colectiv si, de ce nu, sa fie stigmatizati de colegii care muncesc.

Cum pot fi ajutati angajatii care nu au mai lucrat remote sa se adapteze noului proces de munca?

Tsedal Neeley: Ajutati-i sa isi creeze ritualuri si o disciplina pe care sa le respecte in fiecare zi. Sa isi planifice orele de munca, sa isi impuna un ritm de lucru. Daca angajatii sunt obisnuiti sa comunice des cu colegii sau clientii, asigurati-va ca vor continua sa faca asta chiar si de la biroul de acasa. Fiecare angajat sa se asigure ca are raspunsul la urmatoarele intrebari: Cum ma protejez de singuratate si izolare si cum ma mentin sanatos, activ si productiv?

Pentru angajatii care sunt obisnuiti cu munca de acasa, lucrurile sunt mai simple. Ei inteleg si profita de beneficiile programului flexibil.

Pentru manageri este putin mai dificil, pentru ca trebuie sa fie in permanenta conectati cu echipa, sa stie ce probleme intampina fiecare angajat si sa le rezolve impreuna.

Cum si cat de des ar trebui sa comunice managerul cu echipa? 

Tsedal Neeley: Prima discutie ar trebui sa o purtati cu toata echipa. Sa puneti la punct noile proceduri de lucru, sa stabiliti prin ce mijloace veti comunica si sa le dati oamenilor incredere ca, si de la distanta, lucrurile vor functiona ca si pana acum. Odata ce ati stabilit aceste detalii, intalniti-va cu echipa cel putin o data pe saptamana. Contactul, chiar daca e la telefon sau printr-o aplicatie video, e important in cazul muncii la distanta. Daca erati obisnuiti sa va intalniti des, continuati sa o faceti cu aceeasi frecventa.

Chiar daca munciti de acasa, nu inseamna ca nu puteti “iesi in pauza” cu colegii. Luati masa cu ei, beti cafeaua impreuna, stati la o sueta, chiar daca o faceti virtual.

Comunicarea este esentiala si ii ajuta pe oameni sa ramana motivati, sa fie creativi si implicati in proiecte. Exista studii care demonstreaza ca nu este nicio diferenta intre echipele virtuale si cele offline atunci cand vine vorba de incredere si colaborare. E nevoie doar de putina disciplina.

Citeste si: Comunicare in vreme de criza: Sfaturi despre cum si ce discuti cu angajatii

Cum ne afecteaza psihic munca de acasa? Ce pot face angajatorii pentru a se asigura ca oamenii raman concentrati, motivati si fericiti?

Tsedal Neeley: Celor care muncesc de acasa le lipsesc pauzele de relaxare de la birou si conversatiile la cafea cu colegii. Sunt aspecte importante care tin de rutina la job si care pot avea un impact profund asupra performantei. Cum cream aceste momente in mediul virtual? Unii angajati se alimenteaza cu energie pozitiva din simplele discutii pe retelele sociale. Pentru altii e important sa se auda cu colegii la telefon sau sa se vada prin video conferinte. Indiferent de alegeri si nevoi, managerul ar trebui sa incurajeze orice tip de relatii si sa ii implice pe oameni in dezbateri.

Si inca un pont care va ajuta sa ganditi pozitiv si constructiv: faceti exercitii fizice! Nu doar ca va mentin in forma, dar va ajuta si sa ramaneti cu moralul ridicat.

Trei lucruri pe care ar trebui sa le faca liderii pentru a crea o cultura a muncii de acasa sanatoasa?

Tsedal Neeley: Asigurati-va ca oamenii sunt mereu in legatura unii cu ceilalti, ca stiu in ce stadiu se afla proiectele la care lucreza si ca sunt la curent cu toate deciziile care se iau la nivel de management. Daca se iau masuri care le pot afecta munca sau le pot pune in pericol locul de munca, comunicati-le imediat oamenilor din echipa. Fiti transparenti si impartasiti cu ei toate informatiile pe care trebuie sa le cunoasca.

Asigurati-va ca nu exista niciun angajat care simte ca, de la distanta, comunica cu voi mai putin decat colegii lui. De acasa, imaginatia oamenilor poate sa scape de sub control. Asadar, trebuie sa incercati sa va impartiti timpul cu fiecare angajat.

In timpul sedintelor online aveti grija ca nimeni sa nu ramana pe dinafara. Asigurati-va ca toti participantii s-au vazut si auzit.

Cum ne afecteaza munca remote productivitatea?

Tsedal Neeley: Productivitatea nu ar trebui sa aiba de suferit. Nu doar ca poate fi mentinuta la acelasi standard, dar poate fi chiar imbunatatita, pentru ca nu mai avem colegii prin preajma care sa ne distraga atentia. Desigur, acasa pot fi copiii, partenerul, televizorul, frigiderul, insa trebuie doar sa ne impunem o disciplina.

O alta problema ar putea fi abilitatea de a rezolva repede un task atunci cand nu te poti vedea in timp real cu persoana care te-ar putea ajuta. Daca nu esti obisnuit sa iei repede decizii, s-ar putea sa-ti predai proiectele cu o oarecare intarziere.

In afara de cele doua aspecte mentionate, nu vad de ce productivitatea ar avea de suferit. Ba mai mult, exista dovezi care arata ca lucrurile nu ar trebui sa se schimbe.

Daca masurile care impun izolarea la domiciliu se prelungesc pe o perioada mai lunga de timp, cum evalueaza un manager activitatea angajatilor?

Tsedal Neeley: Obisnuiesc sa le spun managerilor de cate ori am ocazia: aveti incredere in angajati! Cel mai bun mod de a afla daca poti avea incredere in cineva este sa ai incredere in acea persoana. A spus-o Ernest Hemingway cu multa vreme in urma.

De acasa, nu puteti vedea ce fac oamenii, insa puteti sa le asigurati echipamentul de care au nevoie, sa vorbiti cu ei despre task-urile la care lucreaza si sa aveti incredere ca isi vor face treaba cu responsabilitate. Insa in era digitala, nu aveti niciun motiv sa credeti ca oamenii vor trage chiulul. Munca de acasa nu mai este demult o noutate (cel putin pentru unele firmele multinationale). Astazi avem la indemana tehnologia care ne ajuta nu doar sa lucram la distanta, dar si sa colaboram. Avem acces la instrumente care stocheaza si interpreteaza date, care ne sunt de folos atat in procesul de invatare, dar si sa impartasim cu ceilalti bune practici.

Recomandari de bune practici pentru sedintele online?

Tsedal Neeley: Ca in orice dialog, trebuie stabilite cateva reguli. De exemplu, nu verificam emailurile si nu raspundem la telefon in timpul sedintelor. Acolo unde se poate, recomand sedintele video, pentru ca atunci cand oamenii se vad, impactul mesajului este mai puternic.

Incepeti sedinta intr-o nota relaxata, nu treceti direct la agenda de lucru. Intrebati-i pe oameni ce fac, cum s-au acomodat cu lucrul de acasa, asigurati-va ca toti au echipament functional pentru a-si face bine treaba. Concentrati-va pe angajatii noi sau pe cei care, de obicei, sunt mai putin comunicativi. Acestia au nevoie de atentia voastra mai mult decat ceilalti. Abia cand vedeti ca oamenii s-au relaxat si au inceput sa interactioneze, puteti strecura in discutie temele de lucru.

Un aspect important al sedintelor online este repetarea ideilor. Cu riscul de a fi redundanti, asigurati-va ca oamenii au auzit si au inteles bine mesajul. Dupa ce sedinta s-a terminat, reveniti cu un email in care reamintiti, pe scurt, cele discutate.

Recomandari pentru oamenii de vanzari care trebuie sa comunice online cu clientii?

Tsedal Neeley: Si ei trebuie sa aplice aceleasi reguli de comunicare despre care am vorbit pana acum. In cazul lor, instrumentele de comunicare online sunt indispensabile in aceasta perioada. Ei trebuie sa continue sa faca ceea ce faceau si pana acum. Oamenii de vanzari nu-si mai pot invita clientii la pranz, dar exista mijloacele de comunicare diverse. Trebuie doar sa fie creativi.

Cum va schimba criza sanitara procesele si procedurile de munca, interactiunile dintre angajati?

Tsedal Neeley: Organizatiile, echipele, oamenii vor experimenta tot mai mult munca de acasa. Multe companii au implementat de multa vreme munca remote ca beneficiu pentru angajati, insa cred ca dupa aceasta criza va deveni o norma. Nu in sensul in care angajatii vor lucra permanent de acasa, dar isi vor dezvolta abilitati care ar putea sa le fie de folos pe viitor. Categoric, business-urile se vor reinventa dupa aceasta pandemie.

Citeste si: 6 filme care inspira profesionistii in resurse umane si lectiile pe care le au de invatat

Sursa Foto: Unsplash.com