Top 5 greseli in implementarea solutiilor de outsourcing

Timp de citire: 5 minute

Alegerea de a externaliza managementul resurselor umane este un pas important in evolutia oricarei companii. Cresterea productivitatii business-ului si accesul la experti in gestionarea resurselor umane sunt doar cateva dintre avantajele pe care le ai atunci cand angajezi o firma specializata.

In ultimii ani, in Romania, tot mai multe companii aleg sa-si externalizeze procesele de salarizare si administrare de personal, convinse de beneficiile pe care le obtin. Din pacate, exista si angajatori care nu iau cele mai inspirate decizii. Iata un top 5 erori pe care le fac companiile atunci cand implementeaza o solutie de outsourcing:

Greseli de evitat in outsourcing

1. Plan pe termen scurt

Externalizarea activitatii de resurse umane sau doar a unei parti din aceasta este o decizie foarte importanta de business. E drept, poate ca outsourcing-ul activitatii de payroll elimina o parte din procesul repetitiv luna de luna, insa alegerea unei solutii informatice de HR care include tot fluxul, de la payroll si onboarding si pana la training-ul angajatilor, transforma complet departamentul de profil.

De exemplu: un furnizor care va calcula doar salariile in functie de zilele de concediu, dar nu se va ocupa si de actualizarile legislative ori nu va avea grija de incarcarea per proiecte, nu va putea sa ofere o imagine de ansamblu si nici solutii pentru imbunatatirea activitatii pe termen lung. Mai departe, furnizorii sunt diferiti asa ca trebuie sa alegi cu grija pe cel potrivit business-ului tau. Asadar, fie ca e vorba despre filozofia de business, expertiza pe partea de contabilitate ori in domeniul solutiilor tehnologice, numitorul comun trebuie sa fie avansul companiei tale.

2. Subestimezi costul activitatii de HR

Departamentele de HR sunt in permanenta sub presiune pentru a reduce costurile, iar outsourcing-ul poate fi o metoda eficienta si la indemana pentru a eficientiza activitatea companiei si a economisi o parte din fondurile alocate. Totusi, mare atentie! Simpla alegere in functie de cost inseamna sa vezi doar o mica parte din poveste. Pentru ca unele decizii strategice de business sunt luate in functie de rapoartele complexe puse la punct de HR, inseamna ca responsabilitatea departamentului este enorma. In concluzie, pretul poate fi un factor, dar nu cel decisiv atunci cand expertii HR decid sa externalizeze o parte din activitate.

3. Teama de externalizare

Ideea ca ai putea pierde controlul asupra departamentului de HR si a documentelor confidentiale este una dintre cele mai des intalnite piedici in externalizarea activitatii. De fapt, o firma de ourtsourcing poate crea un mediu mult mai sigur pentru actele si activitatile procesate, in timp ce controlul este intotdeauna la indemana clientului. Pentru ca softurile moderne de HR sunt accesibile oricand si oriunde, managerii vor avea instant acces la documentele cerute, indiferent de momentul intalnirii de afaceri.

4. Puterea obisnuintei

Cele mai multe organizatii pun pret pe activitatea departamentului de resurse umane si au si motive: capacitatea expertilor HR de a face profilul angajatilor si de respecta intocmai procedurile interne sunt de necontestat. Insa, cel putin un sfert dintre firme inca se mai bazeaza pe angajatii proprii pentru a intocmi situatiile de payroll, una dintre activitatile care consuma cel mai mult timp. Motivul? Cele mai multe spun ca asa au facut intotdeauna, cu alte cuvinte puterea obisnuintei este inca puternica. Dar cum societatea se schimba intr-un ritm alert, iar organizatiile trebuie sa gaseasca solutii cat mai competitive, flexibilitatea oferita de o firma de outsourcing este o alternativa de necontestat.

5. Lipsa comunicarii

Lipsa comunicarii dintre angajati si firma de outsourcing poate duce la probleme pe termen lung, daca situatia nu este gestionata eficient inca de la inceput. Concret, specialistii HR care lucreaza fizic in acelasi sediu cu angajatii companiei au o relatie mai apropiata. Pe de alta parte, expertii remote nu sunt obligati sa vina la sediul firmei. Pentru ca interactiunea se desfasoara prin email sau telefonic, acest lucru poate influenta nivelul de intelegere. Pentru a rezolva aceasta problema, firmele trebuie sa asigure constant sesiuni de informare in care salariatii pot intra in contact direct cu specialistii angajati.

Externalizarea cu succes a functiilor de HR presupune o strategie bine pusa la punct. De la intocmirea procedurilor de onboarding, calculul salariilor si identificarea nevoilor de training in functie de evolutia afacerii, un soft inteligent ajuta managerii si antreprenorii sa fie bine informati inainte de a face urmatorul pas pentru un viitor mai bun al companiilor lor.

Sursa foto: Shutterstock.com