Studiu de caz: MAXBET

DESPRE MAXBET

MaxBet Entertainment Group LTD este un operator important in domeniul jocurilor de noroc si al entertainment-ului, cu afaceri in Belarus, Romania si Italia. MaxBet a intrat pe piata din Romania in a doua parte a anului 2002 si a deschis prima locatie in martie 2003. In Romania, reteaua MaxBet are 122 de puncte de lucru operationale si 5 puncte de lucru pentru activitati suport, in 16 judete.

Separat de spatiile destinate jocurilor de noroc, in 2016, au fost deschise publicului patru zone de entertainment, cu suprafete in centre comerciale importante din Bucuresti, Ploiesti si Piatra Neamt, sub brandul MaxFun.

Proiectul a continuat in 2017 cu alte cateva astfel de spatii comerciale, dotate cu echipamente specifice: bowling, biliard, automate de amuzament si distractie, jocuri video si bar. Fiind membra a unei asociatii de profil, MaxBet a participat la demararea proiectului „Joc responsabil”, pe care il sustine in continuare alaturi de alte companii si asociatii de profil.

Compania este prezenta pe piata locala prin doua entitati juridice, care realizeaza activitatea economica sub aceeasi marca inregistrata: Max Bet SRL – prin care se administreaza salile de jocuri de noroc de dimensiuni medii si mari si Max Bet Jocuri Electronice SRL – prin care se administreaza salile de dimensiuni mai mici, un concept diferit, dar la acelasi standard de calitate. In toate aceste locatii si in sediul social, lucreaza in prezent peste 1.550 de angajati.

SITUATIA INITIALA

MaxBet este o companie care are ca principal obiectiv calitatea crescuta a experientei beneficiarilor intr-un ambient deosebit, sub asumarea responsabilitatii sociale si, in aceeasi masura, o satisfactie crescuta a salariatilor. Astfel, compania este preocupata in mod constant sa analizeze piata candidatilor, fluctuatia, motivele de plecare din companie, sa studieze modul de integrare a noilor angajati in companie, pentru a asigura imbunatatirea mediului de lucru si a procesului de recrutare.

Datorita nevoilor crescute de analiza a informatiilor de personal si de recrutare, in paralel cu focusul echipei de HR de a asigura conditii optime salariatilor pentru integrare si evolutie in companie, de a dezvolta competente cheie, MaxBet a avut nevoie de o aplicatie care sa vina in sprijinul echipei de resurse umane.

Aplicatia trebuia sa automatizeze cat mai mult posibil etapele procesului de recrutare, sa colecteze informatii din fiecare stadiu al acestui proces complex in care volumul de date este crescut, pe fondul unei nevoi permanente de angajare.

Astfel, MaxBet a ales sa foloseasca, inca din anul 2011, solutia de salarizare a Romanian Software. Ulterior, MaxBet a apelat si la aplicatiile Romanian Software pentru administrarea de personal (Personnel Management – People) si pentru gestiunea proceselor de recrutare si selectie (Recruitment & Selection Management – Hire), care i-au permis firmei sa fie cu un pas inainte in acest domeniu de activitate.

SOLUTIA

Pentru realizarea si implementarea cu succes a solutiei s-au analizat in cel mai mic detaliu procesele de administrare, recrutare si selectie a personalului, rapoartele necesare MaxBet pentru analiza detaliata si periodicitatea urmaririi si interpretarii lor.

Ca urmare a discutiilor celor doua echipe, MaxBet si Romanian Software au gasit impreuna modalitatea optima de implementare a aplicatiei, astfel incat sa se realizeze, cum era si intentionat, reducerea timpilor administrativi consumati in procese, prin automatizarea cat mai multor activitati, permitand astfel cresterea timpilor de analiza si interpretare a indicatorilor obtinuti.

Elena Manda, director HR MaxBet, considera esentiala calitatea procesului de recrutare, deoarece asigurand selectia celor mai potrivite persoane pentru fiecare rol se rezolva o mare parte dintre aspectele legate de motivare, retentie si performanta.

Astfel, MaxBet a elaborat un proces de selectie cu teste relevante pentru fiecare pozitie si a adaptat etapele acestui proces in functie de rol si locatie, asa cum s-a dovedit a fi necesar.

colorful.hr ofera MaxBet posibilitatea de a derula procesul de recrutare eficient, etapele fiind adaptate pozitiei (acestea fiind setate intr-o librarie a pozitiilor standard) si locatiei (in functie de punctul de lucru al pozitiei, selectat in cererea managerului).

Din pagina personala, managerii din departamentul operational al companiei interactioneaza cu departamentul HR prin lansarea de cereri de recrutare, alegand din librarie pozitia necesara, care vine cu toate detaliile disponibile autocompletate, existand si posibilitatea editarii anumitor detalii, care pot sa fie nevoi specifice, punctuale.

Recrutorii deschid un proiect de recrutare in baza cererii unui manager, moment in care managerii vor avea acces la toate detaliile procesului de selectie si posibilitatea de a interactiona, din pagina personala, in procesul de selectie, in etapele pentru care sunt responsabili.

Aplicatia permite importul de candidati din website-uri de recrutare, printr-un singur click, precum si upload de CV-uri, care se pot importa dintr-o arhiva cu fisiere word sau pdf.

Fiecare pas in fluxul informational este insotit de o notificare pe email, care anunta persoanele implicate. La lansarea cererii, sunt notificati recrutorii, la deschiderea unui proiect de recrutare dintr-o cerere lansata anterior de catre un manager, va fi notificat managerul.

Aplicatia permite definirea de template-uri de email si de teste de logica si competente ce se pot utiliza in comunicarea cu candidatul pe parcursul procesului de selectie. Acestea se pot trimite printr-o simpla actiune.

In cazul testelor, acestea se vor completa de catre candidati prin autentificarea in platforma colorful.hr, iar rezultatele se vor colecta si vor ramane disponibile in profilul candidatului. In cazul testelor psihometrice sau al altor teste sustinute prin platforme specializate, softul permite definirea de teste si completarea rezultatelor in sistem, pentru a avea o evidenta centralizata a rezultatelor.

In procesul de selectie, colorful.hr le ofera recrutorilor posibilitatea sa planifice intalnirile cu toti candidatii si sa urmareasca planificarea atat pentru un proiect, cat si pentru fiecare recrutor.

La angajarea unui candidat care a trecut prin tot procesul de selectie, dosarul acestuia se transfera in aplicatia de administrare personal, pentru a fi preluat de catre un inspector de personal in vederea completarii documentelor de angajare si activarii contractului individual de munca.

In orice moment, se pot accesa analize/statistici atat sub forma de grafice, cat si sub forma de liste, in baza datelor despre candidati si procese, care se pot filtra in functie de perioada, proiect, recrutor, departament beneficiar si status.

Astfel de analize se refera la: volum per recrutor, candidati pe etape in fiecare proiect, pozitii deschise pe departamente beneficiare, indicatori de eficienta a recrutarii – durata acoperire pozitie, durata medie pe etape, calitatea candidatilor pe surse de recrutare.

BENEFICII

Implementarea platformei colorful.hr a scurtat timpul alocat in procesele de recrutare si administrare personal:

• solutia permite managementul centralizat al proceselor de recrutare si administrare personal din companie;
• fluxurile implementate asigura atat transparenta procesului de recrutare catre managerii operationali, cat si o comunicare directa, centralizata, prin intermediul platformei, unde se regasesc toate detaliile necesare recrutarii si din care se lanseaza in mod automat notificari, fara a mai fi necesare numeroase schimburi de emailuri intre HR, manageri si candidati;
• asigurarea continuitatii intre procesul de recrutare si procesul de administrare a personalului, asigurarea incadrarii in termenele legale, prin interactiunea permanenta a utilizatorilor cu notificarile primite pe email si din tabloul de bord;
• sustinerea procesului decizional prin multitudinea de statistici relevante ce au la baza informatii de orice tip stocate pe platforma, care permit analize complexe si care pot fi filtrate in functie de orice criteriu relevant, exportate si trimise pe email printr-un singur click.

OPINIA BENEFICIARULUI

“MaxBet este o companie dinamica, aflata in plina expansiune, cu obiective si asteptari mari in tot ceea ce isi propune sa realizeze si care constientizeaza permanent investitia pe care trebuie sa o faca pentru formarea si sustinerea tinerilor sai angajati, aflati de multe ori la primul job.

Intr-un mediu atat de dinamic, in care viteza comunicarii si colaborarea dintre departamente pot transforma un proiect intr-un succes total sau intr-un esec, am ales sa ne eficientizam procesele suport, specifice departamentului resurse umane alaturi de Romanian Software, prin implementarea platformei colorful.hr in activitatea de comunicare, recrutare, administrare personal si payroll.

Dupa aproape un an si jumatate de la implementarea platformei in zona de recrutare, suntem satisfacuti de faptul ca am reusit sa avem o baza de date solida a candidatilor nostri, putem gestiona cu usurinta colaborarea cu cei peste o suta manageri operationali ai MaxBet din Romania implicati in procesul de recrutare.

Mai mult decat atat, putem interactiona rapid cu toti candidatii nostri, pe tot parcursul procesului de recrutare si putem analiza facil piata de candidati si comportamentele acestora, avand in timp real date de valoare care ne ajuta sa luam decizii importante la nivel de companie. Este mult mai usor acum sa identificam cum trebuie sa abordam procesul de recrutare si cum sa ne adaptam pietei actuale de candidati, cum sa imbunatatim si cum sa ne reconfiguram permanent procesele interne de dezvoltare, dedicate angajatilor nostri.

Specialistii Romanian Software au inteles nevoile noastre de business si au facut eforturi deosebite pentru a dezvolta o varianta adaptata activitatii noastre, asa cum au procedat de-a lungul intregii noastre colaborari”, a spus Elena Manda, director HR MaxBet.