Studiu de caz: EVERYMATRIX      

DESPRE EVERYMATRIX

EveryMatrix este o companie care produce solutii software pentru industria iGaming. Aflata din 2008 pe piata, cu pasiune si viziune, EveryMatrix a obtinut, incepand cu anul 2010, o multitudine de premii oferite de EGR B2B, ca recunoastere a statutului de unul dintre cei mai buni furnizori de servicii din industria jocurilor online.

Printre cele mai cunoscute produse ale companiei sunt OddsMatrix – solutie de pariuri sportive cu ajutorul careia se gestioneaza peste 20.000 evenimente live lunar, CasinoEngine – una dintre cele mai mari platforme cu un astfel de continut, care integreaza peste 3000 de jocuri si GamMatrix – o platforma de jocuri si plati online.

EveryMatrix are birouri in Europa, Asia si America de Nord si continua sa creasca si sa se extinda, fiind un partener flexibil si agil pentru clientii sai.

SITUATIA INITIALA

EveryMatrix a cautat sa implementeze un sistem integrat, prin care sa poata gestiona procesele de HR din toate birourile sale din Europa, Asia si America de Nord. Sediul central al biroului de resurse umane se afla in Bucuresti. Cum compania este intr-o crestere continua, are nevoi de recrutare pentru toate birourile din lume.

Datorita mobilitatii crescute a liderilor EveryMatrix, compania are nevoie si de o agilitate crescuta in derularea proceselor de HR. In acelasi timp, nevoia managementului de a cunoaste in orice moment situatia din companie, din punctul de vedere al resurselor umane, a generat dorinta de a avea la dispozitie un sistem flexibil, cu posibilitatea de a fi accesat rapid si cu usurinta de oriunde din lume.

De asemenea, conducerea companiei dorea sa aiba posibilitatea de integrare a fluxurilor de aprobare, pentru un bun control si sa poata avea disponibilitati generoase in ceea ce priveste raportarile si situatiile statistice.

Solutia colorful.hr, dezvoltata de Romanian Software, a oferit EveryMatrix produsele sale customizate pentru gestiunea proceselor de recrutare si selectie (Recruitment & Selection Management – Hire), dezvoltare a resurselor umane (Training Management) si performanta (Performance Management – Eval), alaturi de solutiile pentru gestiunea resurselor umane (Personnel Management – People) si calcul salarial (Payroll Management – Sal).

SOLUTIA

Colorful.hr integreaza toate procesele de HR ale EveryMatrix, care se deruleaza la nivel international. Implementarea solutiei s-a realizat in etape, incepandu-se cu solutiile de administrare personal si calcul salarial.

Structura de baza a presupus luarea in considerare a doua tipuri de raportare – ierarhic functionala si organizatorica. Mai departe, acest lucru a presupus implementarea de fluxuri de aprobare si procese care sa tina cont de ambele tipuri de raportare.

Dupa implementarea celor doua solutii de administrare, personal si salarii, echipa Romanian Software a trecut la implementarea celorlalte solutii, de management al recrutarii, performantei si de training.

Pentru toate aceste solutii, s-au implementat fluxuri de aprobare, posibile prin accesarea paginii personale (Employee Self Service – Me). Toate persoanele din companie au acces la platforma prin aceasta pagina personala, unde isi pot regasi toate informatiile atat cele personale, cat si cele ale echipei din subordine, precum si functionalitati ce le permit interactiunea cu HR-ul, in diferitele procese de resurse umane (recrutare, training, evaluare).

Fiecare pas in flux este insotit de o notificare pe email care anunta personale implicate cu privire la actiuni necesare sau le informeaza cu privire la statusul unei anumite solicitari lansate. Dupa ce toti pasii de aprobare au fost parcursi, datele se centralizeaza la HR, unde se pot consulta statistici cu privire la procesele derulate si se pot, desigur, analiza in detaliu.

Prin Hire, procesele de recrutare pentru fiecare pozitie din companie incep prin lansarea unei cereri de recrutare de catre manageri, proces ce are loc ori de cate ori este nevoie de inlocuirea unei persoane din echipa sau pentru suplimentarea echipei cu membri noi. Mai departe, cererea este aprobata de CEO-ul companiei si ajunge la HR pentru a se incepe un nou proiect de recrutare. Managerii au la dispozitie o „librarie” cu pozitiile din companie, care contine deja toate detaliile standard ale pozitiei (Cerinte, Responsabilitati, Beneficii), la care se completeaza doar detaliile privind localitatea pentru care se deschide pozitia.

Imediat ce este aprobata o cerere de recrutare, un recrutor din echipa de HR preia proiectul. Odata cu acest pas, se face activarea in soft a unui nou proiect, iar pozitia vacanta se publica in mod automat pe pagina de cariere EveryMatrix. Aplicatiile sunt preluate in platforma colorful.hr si trec prin toate etapele procesului de selectie.

In procesul de selectie, colorful.hr le ofera posibilitatea recrutorilor de a planifica intalnirile cu toti candidatii si de a urmari planificarea, de a comunica cu respectivii candidati, de a construi teste pentru acestia, iar aceste teste vor fi accesate online si se vor stoca pe platforma. Totodata, platforma ofera template-uri de email pentru invitatia la interviu, refuz sau oferta. La angajarea unui candidat care a trecut prin tot procesul de selectie, dosarul acestuia se transfera in aplicatia de administrare personal, pentru a fi preluat de catre un inspector de personal in vederea completarii documentelor de angajare.

Prin Eval, solutia de management al performantei se deruleaza plecand de la obiectivele companiei si valorile acesteia. Evaluarile se fac prin intermediul softului, fiecare manager evaluand obiectivele si competentele echipei in baza unui formular generat de soft.

Echipe similare, in functie de activitatile specifice, vor defini un profil si fiecare profil va fi evaluat in baza unui set de competente relevante. La momentul inceperii unui proces de evaluare, softul va genera formulare de evaluare care vor cuprinde pentru fiecare salariat competentele aplicabile, ce vor fi masurate. Managerii cu rol in evaluare vor primi notificare privind necesitatea de a evalua echipele.

Rezultatele evaluarii se centralizeaza la HR pentru fiecare salariat, ca medie obtinuta pentru toate obiectivele si competentele evaluate intr-o anumita perioada. Echipa de HR va evalua inclusiv comentariile pe care managerii le-au facut cu privire la activitatea derulata de salariati si va elabora planuri de training pentru cresterea competentelor esentiale acoperirii necesitatilor companiei.

Aplicatia Training din platforma colorful.hr permite atat gestionarea de cursuri si sesiuni organizate pentru salariati, cat si construirea de cursuri online ce pot fi accesate de catre salariati din pagina personala prin intermediul platformei.

Pentru ca platforma permite comunicarea facila intre reprezentantii HR si salariati, prin accesul acestora la functionalitati in relatie cu toate procesele de HR prin pagina personala Me, nevoia de training a salariatilor este gestionata cu usurinta, inscrierea acestora la cursurile disponibile se face individual sau de catre manager. Aceasta cerere urmeaza un flux de aprobare, ce odata finalizat, va permite inscrierea pe lista unei sesiuni de curs a salariatului. Acesta va primi o invitatie oficiala prin intermediul unei notificari.

La finalizarea unui curs, se vor putea completa chestionare de satisfactie cu privire la anumite aspecte masurate in legatura cu calitatea cursului oferit, de catre salariati si centraliza la HR pentru analiza calitatii cursurilor achizitionate de la diferiti furnizori. In acelasi timp, se pot urmari costuri per cursuri, salariati, departamente, ce vor putea oferi o imagine departamentului de HR cu privire la bugetele alocate pentru training si pentru a se putea pastra echilibrul privind distributia acestor bugete.

BENEFICII

Solutia implementata de Romanian Software pentru EveryMatrix permite:

• managementul centralizat al tuturor proceselor de HR din companie;
• fluxurile implementate asigura un control bun al celor implicati in procesul decizional;
• accesul salariatilor la pagina personala asigura o buna informare a salariatilor, transparenta proceselor de HR si comunicare facila intre salariati si HR;
• agilitate, prin posibilitatea de a reactiona imediat unei solicitari prin notificarea in timp real a utilizatorilor cu privire la actiuni necesare in anumite fluxuri;
• asigurarea procesului administrativ cu incadrarea in termene legale, prin interactiunea permanenta a utilizatorilor cu notificarile privind termele legale din tabloul de bord;
• sustinerea procesului decizional prin multitudinea de statistici relevante ce au la baza informatii de orice tip stocate pe platforma, ce permit analize complexe privind bugete, calitatea programelor de dezvoltare, eficienta recrutorilor, performantele salariatilor.

OPINIA BENEFICIARULUI

EveryMatrix, despre beneficiile automatizarii: “EveryMatrix este o companie de software. O companie tanara, care isi testeaza constant limitele si capacitatile. Practicile noastre s-au dovedit de succes pana in prezent, insa acest fapt nu opreste dezvoltarea perpetua, o misiune dominanta in cadrul companiei.

Pentru Romanian Software, acest lucru inseamna o permanenta reconfigurare, o cerere constanta de schimbari, adaugiri, refaceri si completari. Echipa Romanian Software a lucrat cot la cot cu noi, raspunzand celor mai exigente, dificile si noi cereri. Implicarea si rabdarea lor au facut posibila o colaborare care in alt context ar fi fost probabil, destul de dificila. Sunt o echipa de profesionisti dedicati si ii recomandam cu multa caldura”.

Si noi ne-am simtit motivati de dinamismul echipei EveryMatrix si am lucrat cu mult drag alaturi de ei ca sa le oferim o solutie cat mai aproape de ce au nevoie. Tocmai de accea, le multumim pentru incredere!”