Studiu de caz: eMAG

DESPRE EMAG

Este cel mai mare retailer online din sud – estul Europei. Aflat pe piata din Romania din anul 2001, magazinul online a avut o crestere impresionanta in ultimii ani.

In portofoliul eMAG se regasesc de la produse IT&C, electronice si electrocasnice, pana la carti, jucarii, pachete turistice si cosmetice profesionale. Oferta eMAG se extinde permanent cu noi categorii de produse prin eMAG Marketplace, prima platforma online din Romania care grupeaza mai multi retaileri.

SITUATIA INITIALA

Parte a unui proiect mai amplu de eficientizare a proceselor la nivelul intregii companii, din nevoia de a creste performanta, simplificand modul de lucru si crescand nivelul si calitatea comunicarii, eMag a luat decizia de a optimiza procesele de resurse umane cu ajutorul solutiei colorful.hr, dezvoltata de Romanian Software.

Romanian Software a preluat in cadrul acestui proces toata practica de salarizare si administrare de personal si a pus la dispozitia eMag toate tool-urile platformei colorful.hr.

SOLUTIA

Platforma colorful.hr ofera eMag solutia de automatizare si integrare a tuturor proceselor de resurse umane din companie, venind in intampinarea nevoilor specifice ale companiei cu o serie de configurari personalizate.

Implementarea solutiei s-a realizat in mai putin de doua luni, timp in care s-au analizat in detaliu procesele de HR, s-au realizat configurari personalizate, simplificandu-se toate fluxurile de HR si s-a preluat toata practica de salarizare si administrare de personal.

Astfel, in cadrul implementarii, Romanian Software a oferit eMag urmatoarele solutii:

• auditarea dosarelor de personal, scanarea tuturor documentelor din dosarele de personal, incarcarea acestora pe platforma si indexarea acestora;
• s-au configurat notificari care sa interactioneze din tabloul de bord al platformei cu utilizatorii (contracte pe perioada determinata cu data de final in urmatoarea luna, salariati a caror perioada de proba expira, sesiuni de medicina muncii care trebuie organizate in urmatoarea perioada etc.);
• pontarea salariatilor se va face prin Time Management, aplicatie pusa la dispozitia unor operatori de pontaj din cadrul companiei, la nivelul careia sunt configurate tipurile de program de lucru si validari specifice. Mai departe, pontajul este transmis catre departamentul de HR, care dupa o validare intermediara, va transmite informatiile catre Romanian Software, in vederea calculului de salarii;
• salariatii companiei eMag vor avea acces, prin spatiul personal Me – Employee Self Service, la documentele scanate din dosarul de personal, informatii salariale, acces la joburile vacante din companie, detalii despre training-urile la care vor participa, sesiunile de evaluare in care sunt implicati;
• prin spatiul personal, salariatii vor putea lansa cereri de concediu, comunica mai departe cu departamentul de HR, lansand cereri pentru adeverinte si alte tipuri de cereri, toate aceste fluxuri fiind insotite de notificari, pentru a informa utilizatorii cu privire la actiuni pe care este necesar sa le intreprinda (utilizatorii cu rol de manager vor avea acces si la informatiile privind salariatii din subordine, vor putea aproba sau respinge cererile acestora, completa formulare de feedback in cadrul sesiunilor de evaluare sau propune persoane din echipa pentru anumite sesiuni de training).

Recruitment Management va permite recrutorilor din companie sa pastreze o baza de date de candidati, cu posibilitatea de filtrare dupa multiple criterii, inclusiv etichete relevante care se pot atasa candidatilor, ca urmare a interviurilor la care au participat.

Recrutorii vor putea sa creeze proiecte de recrutare, in care se vor defini etapele procesului (contactare candidat si testare psihologica, interviu telefonic, testare, interviu cu managerul, ofertare), pozitiile cautate si numarul de pozitii.

In fiecare etapa se pot trimite candidatilor comunicari din sistem pe email, in vederea testarii acestora, testele pot avea o limita de timp si un punctaj minim, candidatii vor raspunde la intrebari online, prin autentificarea in platforma si rezultatele vor fi transferate recrutorilor si stocate in platforma, in profilul fiecarui candidat.

Tot in etapele procesului de recrutare se pot face anumite comentarii in profilul candidatilor, care raman in baza de date si pot fi accesate de toti cei implicati in procesul de recrutare, dar si de catre ceilalti recrutori. La nivelul practicii se poate vizualiza in orice moment statusul candidatilor in etapele de recrutare, pe fiecare proiect sau pentru fiecare recutor, oferind o imagine foarte clara a volumului, dar pot fi calculati si indicatori privind durata unui proces de recrutare sau fluctuatia candidatilor angajati, in vederea stabilirii eficientei practicii.

Training Management, aplicatie administrata de coordonatorul practicii de Learning & Development, va pune la dispozitia salariatilor lista sesiunilor de training disponibile in companie, va organiza sesiuni de training in functie de solicitari specifice venite din partea salariatilor si va oferi programe de e-learning, construite chiar in platforma.

In baza tuturor informatiilor gestionate, se pot genera statistici privind numarul de participări, pe domenii de activitate, departamente si costul acestor programe.

Performance Management sustine procesele de evaluare din companie si permite evaluari 360. Evaluarile pot fi construite intr-un mod flexibil, pornind de la setul standard de competente ale eMag si de la obiectivele generale la nivel de companie, unitate organizatorica si proiect, din care deriva si la care se adauga obiective specifice, individuale.

Prin platforma colorful.hr se deruleaza intregul proces de evaluare, in diferite etape, persoanele implicate primind notificari, fie pentru definirea obiectivelor, completarea formularelor de feedback sau construirea unui plan de dezvoltare personala.

BENEFICIILE

• accesarea facilă a documentelor scanate si incarcate pe platforma prin filtre simple;
• interactiunea permanenta a utilizatorilor cu notificarile din tabloul de bord va elimina riscul depasirii termenelor legale;
• reducerea riscului de eroare la completarea pontajului prin punerea la dispozitie a operatorilor de pontaj a programelor preconfigurate si validari specifice, reducand astfel numarul de interventii manuale;
• imbunatatirea comunicarii prin simplificarea fluxurilor dintre salariati si HR prin accesul salariatilor la informatii specifice proceselor de HR in care sunt implicati;
• reducerea substantiala a timpului alocat activitatilor administrative din practica de recrutare, prin transpunerea intregului proces pe platforma, inclusiv comunicarea cu un candidat in etape de recrutare prin transmiterea de email-uri si teste direct din platforma;
• imaginea clara in orice moment a eficientei din cadrul departamentelor de HR si a salariatilor, pana la nivel de companie, oferita printr-o serie de rapoarte si statistici relevante, in baza informatiilor stocate pe platforma;
• urgentarea timpului de raspuns la actiuni necesare (aprobari de cereri, solutionari de cereri) prin sistemul de notificari, valabile atat in platforma, cat si pe email;
• transpunerea practicilor de HR intr-o platforma care sa le integreze vine cu avantajul de a oferi acces facil la toate informatiile de HR, simplifica fluxurile dintre salariati si departamentul de HR, aspecte care atrag rapiditatea raspunsurilor, eliminarea pasilor redundanti. In concluzie, salveaza timp valoros, imbunatatesc comunicarea si cresc eficienta la nivelul intregii companii.