Studiu de caz: CIE MATRICON

DESPRE CIE MATRICON

Compania CIE Matricon face parte din Grupul CIE Automotive, un grup industrial specializat pe procese cu valoare adaugata importanta, cu peste 70 de fabrici in toata lumea, insumand mai mult de 15.000 de angajati. CIE Automotive produce piese pentru industria auto prin 6 tehnologii de fabricatie si are unitati de productie pe 4 continente.

CIE Matricon a devenit parte din grupul CIE Automotive in anul 2006, compania fiind specializata in tehnologia de aluminiu, cu procese precum turnarea sub presiune si prelucrarea mecanica, iar produsele sale sunt piese pentru directie, cutia de viteze, fluidodinamica, piese pentru motor si antivibratii pentru industria auto.

SITUATIA INITIALA

CIE Matricon face parte din grupul international CIE Automotive care produce in Romania subansamble pentru piata de automobile, prin urmare, cei 300 salariati din Romania desfasoara activitati de productie.

Considerand complexitatea evidentelor de resurse umane si a calculului salarial in unitati de productie, precum si nevoia de raportare catre grup si audit, CIE Matricon a ajuns la un nivel de crestere in care a considerat ca, pentru a mentine eficienta departamentului de resurse umane, este necesara utilizarea unui sistem informatic care sa ofere posibilitatea automatizarii tuturor proceselor de HR.

SOLUTIA

Pentru analiza proceselor de HR am avut sprijinul Orsolyei Ury, director de resurse umane, care ne-a oferit imaginea clara a nevoilor CIE Matricon, de automatizare si imbunatatire a proceselor de HR.

CIE Matricon a achizitionat aplicatiile de administrare resurse umane, salarizare, management al timpului si administrare a cursurilor.

Time management

Pentru CIE MAtricon, aplicatia de management al timpului a fost setata sa poata gestiona ture de lucru, din care sa reiasa automat numarul de ore de zi si de noapte.

Timpul de lucru este inregistrat de catre operatori de pontaj desemnati, care vor aloca persoanele din subordine pe turele de lucru corespunzatoare. La finalul lunii, urmare a alocarilor pe intreaga luna, sau pe fractiuni de luna, precum si urmare a inregistrarii in sistem a cererilor de concediu, numarul de ore reiese automat, printr-o simpla initializare a pontajului, singura interventie necesara fiind inregistrarea exceptiilor: concedii medicale, delegatii, absente.

Payroll management

Timpul inregistrat in sistem este transferat in ultimul pas al fluxului de pontaj in aplicatia de calcul salarial. Aplicatia de calcul salarial considera si un mod de calcul in acord, aparte de salariul tarifar calculate in baza timpului lucrat.

Softul de salarizare Romanian Software a acoperit nevoia CIE Matricon de a avea o evidenta a cheltuielii pe fiecare centru de cost si de a imparti activitatea unui salariat pe centre multiple.

Plecand de la o astfel de setare a sistemului, potrivit alocarii fiecarui salariat pe centre de cost, din aplicatia de calcul salarial s-au putut genera rapoarte complexe de costuri si a fost permisa interfatarea cu sistemul financiar al companiei.

People management

Aplicatia de administrare a personalului vine cu posibilitatea de a genera o multitudine de documente, potrivit sabloanelor standard ale clientului, permite accesul la un set numeros de liste, aparte de rapoartele standard si personalizate de costuri si cele statutare, obligatorii in relatia cu autoritatile, care se pot accesa din aplicatia de calcul salarial.

In People, aplicatie core a platformei colorful.hr, utilizatorul poate gestiona sesiunile de controale de medicina muncii si instructaje de protectia muncii si poate accesa o serie de statistici de personal.

Training management

In aplicatia de gestiune a cursurilor a fost necesara evidenta planificarilor si efectuarilor cursurilor. Asftfel, plecand de la definirea cursurilor, cu detaliile despre furnizor, cost, numar de ore, sesiunile organizate si participarea celor din companie, s-au construit anumite rapoarte necesare managementului, din care sa reiasa numar de ore de participare si cost cursuri per salariat, departament, furnizor.

La nivelul fiecarei sesiuni se poate urmari status, se poate inregistra prezenta si se pot genera chestionare de satisfactie, fisa de evaluare, precum si act aditional de formare profesionala.

Statisticile cu privire la cursurile organizate si costul acestora pot fi urmarite atat ca reprezentare grafica, cat si ca liste ce se pot exporta.

BENEFICII

Implementarea solutiei Romanian Software a adus multiple beneficii companiei CIE Matricon:

• solutia permite managementul centralizat al proceselor administrare personal, salarizare si dezvoltare a resurselor umane din companie;
• sistemul asigura continuitate intre procesul de administrare personal, inregistrare a timpului, salarizare si training, datele unui salariat, precum si modificarile asupra datelor se vor introduce o singura data in sistem, acestea fiind preluate in mod automat in toate aplicatiile;
• softul asigura mentenanta asupra tuturor modificarilor legislative, degrevand beneficiarul de responsabilitatea urmaririi acestora. Modificarile se vor reflecta automat, de la momentul intrarii in vigoare, in tot cee ace calculeaza si genereaza softul;
• permanenta interactiune a utilizatorilor cu notificarile din tabloul de bord permit acestora o buna urmarire a termenelor, evitand intarzieri sau scapari in activitatea de zi cu zi;
• sustinerea procesului decizional prin multitudinea de statistici relevante ce au la baza informatii de orice tip stocate pe platforma, care permit analize complexe si care pot fi filtrate in functie de orice criteriu relevant, exportate si trimise pe email printr-un singur click.

OPINIA BENEFICIARULUI

Orsolya Ury, Manager HR CIE Matricon: “CIE Matricon este o companie industriala din domeniul automotive, dinamica, aflata in plina crestere, cu proiecte, obiective si asteptari mari, in continua schimbare.

Colaborarea cu Romanian Software a pornit de la dorinta de a eficientiza procesele de HR, in special cele consumatoare de timp, administrative, pentru a putea sa realocam timpul si resursele departamentului catre zone pe care le consideram mult mai importante pentru cresterea si dezvoltarea businessului, cum ar fi schimbarea organizationala, dezvoltarea de competente si employee engagement. Ne-am dorit o aplicatie integrata care sa poata gestiona majoritatea proceselor de HR.

Dupa un an de la implementarea softului colorful.hr in cele 4 zone: people management, time management, training management si payroll, suntem foarte multumiti ca avem o baza de date centralizata, informatii care se preiau automat, fara a fi nevoiti de a folosi mai multe fisiere sau aplicatii.

Interfata este foarte prietenoasa si aplicatia foarte usor de gestionat.

Conform calculelor efectuate am reusit sa atingem obiectivul stabilit la inceput, adica acela de a reduce timpii, in zona de people si document management cu aproximativ 60% , iar in zona de payroll cu 70%.

Specialistii Romanian Software au inteles nevoile noastre de a eficientiza procesele de HR, de a reduce timpul petrecut cu diverse documente, fisiere si calcule si au facut eforturi deosebite pentru a dezvolta o varianta adaptata nevoilor noastre si specifice industriei de productie.”