Studiu de caz: CHRISTOF INDUSTRIES

DESPRE CHRISTOF INDUSTRIES

Grupul austriac are peste 50 ani de experienta in domeniul energiilor regenerabile, al constructiilor de instalatii si echipamente, actionand ca specialist de integrare pentru solutii personalizate si la cheie, precum si pentru deservirea permanenta a facilitatilor oferite. Grupul are 19 filiale si un numar de aproximativ 3.000 de salariati.

SITUATIA INITIALA

Anterior utilizarii platformei colorful.hr, activitatile de salarizare, colectare pontaje si administrare de personal din cadrul Christof presupuneau multe prelucrari manuale.

Date complexe de personal erau stocate in fisiere xls. Completarea pontajelor se facea manual, descentralizat, iar validarea si colectarea acestora se realiza prin operatii greoaie si suplimentare. Elemente de calcul salarial care se determinau dupa formule complexe erau obtinute manual cu un risc de eroare crescut, acestea fiind conditionate si de alte situatii specifice care se verificau punctual.

Toate aceste operatii manuale, timpii prelungiti alocati colectarii datelor, inputului, precum si verificarii si validarii datelor, nevoile de raportare mai complexe, precum si volumul mare de date, au impus utilizarea unui sistem automatizat performant de stocare si prelucrare a datelor, cu posibilitati de raportare extinse.

SOLUTIA

Christof a decis sa utilizeze solutia software integrata a companiei Romanian Software pentru procesele de salarizare, administrare de personal si gestionare a timpului lucrat, in urma unui proces de selectie in cadrul caruia softurile participante au demonstrat flexibilitate in configurare si o multitudine de functionalitati menite sa eficientizeze procesele in cadrul departamentului de resurse umane.

Operatiunile de administrare personal, de inregistrare a timpului lucrat si de salarizare au fost automatizate cu ajutorul aplicatiilor Romanian Software prin configurarea de reguli de calcul complexe, prin corelari intre aplicatiile din cadrul solutiei, permitand departamentului de resurse umane sa redirectioneze resursele catre activitati strategice de dezvoltare.

Datorita complexitatii practicii de salarizare in cadrul grupului, aplicatia de calcul salarial a Romanian Software a fost particularizata pentru a permite reguli diferite de calcul aplicabile la indeplinirea cumulativa a conditiilor de apartenenta la un grup de personal si program de lucru.

Aceasta, pentru a se adapta la situatia existenta la nivelul grupului Christof, unde anumitor grupuri de salariati preluati prin transfer le sunt aplicabile diferite contracte colective. Prin urmare, pentru acestia sunt utilizate alte reguli de determinare a anumitor elemente de calcul salarial.

Astfel, la nivelul unor companii din grup a fost necesara configurarea de grile multiple pentru stabilirea dreptului de concediu, a sporurilor de vechime si de fidelitate, precum si modalitati diferite de calcul a salariului tarifar, indemnizatiei de concediu de odihna si bazelor de calcul ale sporurilor, in functie de categoria de personal.

Aplicatia de management al timpului Time Management a permis configurarea mai multor programe de lucru, cu diagrame pentru determinarea drepturilor salariatilor care desfasoara activitatea in baza unui program de lucru inegal, cu validari multiple pentru a asigura acuratetea dar si conformitatea cu legislatia in vigoare la completarea fiselor electronice de pontaj.

Aplicatia de management al timpului transfera informatiile in aplicatia de calcul salarial, dupa parcurgerea fluxului de aprobare prestabilit.

Romanian Software si grupul Christof s-au incadrat in timpul record de o luna estimat pentru implementarea solutiei, printr-o coordonare foarte buna si respectarea termenelor propuse.

BENEFICIILE

Prin implementarea platformei s-au obtinut urmatoarele beneficii:

• eliminarea redundantei informatiilor, deoarece sistemului informatic permite integrarea activitatilor utilizatorilor din Departamentul de Resurse Umane;
• un grad mare de corectitudine al datelor asigurat de implementarea de reguli de validare, avand in vedere numarul relativ mare de utilizatori;
• accesul securizat asupra modulelor si datelor din sistem, prin sistemul de roluri si drepturi ale utilizatorilor de aplicatie;
• analiza detaliata asistata de consultanti cu experienta in interpretare legislativa a elementelor de calcul potrivit contractelor colective aplicabile si gasirea celor mai bune solutii si algoritmi de simplificare a calculului;
• eficientizarea procesului de calcul salarial prin reducerea timpului de operare si automatizarea operatiilor de calcul;
• eficientizarea procesului de administrare de personal prin implementarea de documente standardizate de personal si crearea de template-uri in sistem;
• eliminarea dublelor inregistrari prin utilizarea unei baze de date comune de personal intre aplicatii, colectarea automata a datelor de pontaj prin transferul datelor din aplicatia de management al timpului in aplicatia de calcul salarial;
• validari de pontaj preconfigurate in sistem, care le-au eliminat pe cele manuale;
• eliminarea riscului de eroare prin includerea validarilor automate de pontaj si calcul, transferul timpilor inregistrati direct in aplicatia de calcul salarial;
• consultanta profesionista si suport tehnic pentru standardizarea si organizarea proceselor din departamentul de Resurse Umane;
• permiterea generarii unor rapoarte complexe de personal prin gestionarea timpului lucrat si costurilor salariale pe centre de cost, necesare in activitatea companiei, care se deruleaza in cadrul unor proiecte.