Sistemul integrat pentru managementul resurselor umane – Un must-have in departamentul de HR

Managementul resurselor umane poate face ca viata intr-un departament de HR al unei companii sa fie agitata. Iar legislatia extrem de stufoasa si modificarile frecvente care apar o fac si mai intensa. Recrutari, angajari, evaluari, salarizare, bonusuri, concedii, zile libere sunt activitati pe care trebuie sa le administreze un singur departament, in cele mai multe cazuri cu putini angajati. De aceea, sistemele informatice integrate au devenit obligatorii, fie ca vorbim de multinationale, fie ca vorbim de companii cu cateva zeci de angajati.

Un astfel de sistem face tot ce tine de resurse umane intr-o companie, ofera informatii despre fostii, actualii si viitorii angajati si trebuie sa administreze doua dintre cele mai importante arii ale domeniului: managementul resurselor umane si salarizarea. In acelasi timp, implementarea sistemului ajuta companiile sa-si cunoasca echipa si sa foloseasca la adevarata capacitate talentele, experientele si aptitudinile angajatilor.

In anii ’70, administrarea resurselor umane se facea exclusiv pe hartie, iar marii angajatori aveau camere intregi pline cu documente. Odata cu dezvoltarea masiva a mediului de afaceri si cu internationalizarea companiilor, managementul miilor de angajati dintr-o organizatie a devenit aproape imposibil pentru cei cativa angajati ai departamentului de HR. In paralel cu dezvoltarea tehnologica, administrarea fortei de munca a devenit una dintre principalele preocupari ale furnizorilor de softuri pentru companii. In prezent, sistemele integrate de management sunt din ce in ce mai performante si mai bine concepute, pentru a rezolva problemele cu care se confrunta companiile. Iar industria este intr-o expansiune permanenta.

Un sistem integrat de resurse umane este considerat, in zilele noastre, un “must-have” in fiecare companie si este o necesitate de baza in oricare departament de HR. In prezent, exista pe piata o varietate de oferte, personalizate pentru nevoile oricarei organizatii, totul “la un click distanta”.

Cum se face managementul resurselor umane printr-un sistem integrat?

Sistemul integrat de management al resurselor umane este, in primul rand, o baza de date. Un sistem de management al resurselor umane inlesneste pastrarea tuturor datelor despre angajati intr-un singur loc, fara a fi nevoie de dosare si spatii de depozitare pentru ele, iar informatiile sunt organizate si usor de accesat. Cele mai mari beneficii ale unui astfel de sistem de stocare sunt eficienta cu care se inregistreaza si se gasesc informatiile atunci cand este nevoie de ele, precum si o securizare mai buna a datelor.

Faciliteaza operatiunile ce tin de salarizare. Pe langa administrarea personalului, salarizarea este una dintre cele mai importante componente ale unui departament de resurse umane, iar un sistem de management integreaza informatiile despre angajati si cele care tin de salarizare si se dovedeste a fi de folos atunci cand apar schimbari in modalitatea de plata si in orarul de lucru. Salarizarea electronica tine evidenta orelor lucrate si reduce riscul de a se face calcule eronate.

Inlesneste “autoservirea” pentru angajati. Este o caracteristica tot mai intalnita in companii sa faciliteze accesul angajatilor la sisteme de HR pentru a face completari ale datelor personale, pentru a comunica cu managementul sau pentru a obtine informatii legate de program in cadrul unui portal pentru angajati. Aceste optiuni imbunatatesc comunicarea in companie si degreveaza personalul departamentului de HR de multe sarcini in plus.

Managementul performantei. Evaluarile pe hartie pot fi facute superficial, pot fi limitate sau eronate. Cand managementul performantei se face folosind un sistem integrat de HR, evaluarea competentelor este mult mai complexa si mai eficienta. Managerii pot aduna informatii direct din sistem, fara a mai consulta dosare si hartii, procesul devenind astfel mai usor si mai rapid.

Administrarea beneficiilor. Managementul beneficiilor poate fi, de asemenea, o munca dificila si coplesitoare pentru angajatii departamentului de resurse umane, dar care poate fi mai putin consumatoare de timp si energie daca se face printr-un sistem electronic. Sistemele de beneficii variaza, in toate companiile, in functie de jobul si atributiile fiecarui angajat, de aceea administrarea lor este una dintre cele mai complexe sarcini ale departamentului de HR, care poate fi mult simplificata printr-un sistem de management.

Managementul recrutarilor si al angajarilor. Recrutarea si angajarea sunt doua elemente primordiale ale activitatii de administrare a resurselor umane, dar care pot fi consumatoare de timp. Cu un sistem de HR integrat vor fi mult mai usor de promovat pozitiile libere pe retelele de socializare sau pe site-uri de specialitate, de filtrat candidatii in functie de calificari si de gasit angajatii potriviti.

Administrarea trainingurilor. O companie nu poate fi competitiva, daca nu are cei mai buni angajati din piata si daca nu-i perfectioneaza in permanenta, in ton cu tendintele. Un sistem integrat de resurse umane poate administra si acest aspect, care este tot in sarcina departamentului de HR. Prin intermediul lui, angajatii pot afla de cursurile de pregatire disponibile si pot cere informatii despre ele. De asemenea, un sistem electronic poate oferi posibilitatea accesarii documentelor necesare trainingului si poate atentiona angajatii in legatura cu deadline-urile pe care le au pentru pregatirea lor.