Semnatura electronica: ce este, cum o poti obtine si cum este ea utilizata

Actualizat Mai 2021

Intr-o lume din ce in ce mai tehnologizata, influenta mediului digital este semnificativa inclusiv la nivelul unor procese birocratice, care odinioara durau mult si se desfasurau cu greutate. Iar in aceste conditii, nu este de mirare ca au aparut instrumente noi, gandite special pentru a ne usura activitatile de zi cu zi.

Semnatura electronica (sau digitala) este una dintre ele, iar in cele ce urmeaza discutam in detaliu despre caracteristicile sale, dar si despre situatiile in care o putem folosi.

• • Ce este semnatura electronica
  • Cum poate fi obtinuta semnatura electronica
  • Semnatura electronica pe contactele de munca si actele aditionale
  • In ce situatii (mai) poate fi folosita semnatura electronica

Ce este semnatura electronica

Pe scurt, semnatura electronica este un simbol digital care are aceeasi valoare legala precum semnatura clasica, pe care o facem de mana, dar care se foloseste pentru a valida autenticitatea unor acte digitale.

Aceasta este reglementata prin Legea 455/2001 privind semnatura electronica, unde este definita drept „date in forma electronica, care sunt atasate sau logic asociate cu alte date in forma electronica si care servesc ca metoda de identificare“. Aceeasi lege precizeaza si conditiile pe care trebuie sa le intruneasca o semnatura electronica:

• este legata in mod unic de semnatar;
• asigura identificarea semnatarului;
• este creata prin mijloace controlate exclusiv de semnatar;
• este legata de datele in forma electronica, la care se raporteaza in asa fel incat orice modificare ulterioara a acestora este identificabila.

Semnatura electronica a aparut ca o necesitate a proceselor birocratice, multe dintre actele oficiale fiind transmise acum in format digital.

Important de mentionat este faptul ca semnatura electronica le confera documentelor aceeasi valoare legala pe care o au si semnaturile si stampilele traditionale. De asemene, legea spune ca semnatarul ei trebuie sa detina un dispozitiv de creare a semnaturii electronice si sa actioneze fie in nume propriu, fie ca reprezentant al unui tert.

Tipuri de semnatura electronica

Exista doua tipuri de semnatura electronica, insa numai una are si valoare legala, putand fi utilizata pentru actele oficiale:

• semnatura electronica extinsa, care intruneste conditiile mentionate anterior in Legea 455/2001 si se obtine in baza confirmarii unui certificat digital, avand valoare legala;
• semnatura electronica simpla, creata pe baza unui certificat digital, care nu are valoare legala.

Cum poate fi obtinuta semnatura electronica

Pentru a fi valida, semnatura electronica trebuie sa aiba un certificat digital si sa fie generata de un dispozitiv securizat de creare a semnaturii. Certificatul digital este eliberat doar de un furnizor de servicii de certificare acreditat, furnizor care, la randul sau, trebuie sa respecte urmatoarele conditii:

• sa dispuna de mijloace financiare si de resurse materiale, tehnice si umane corespunzatoare pentru garantarea securitatii, fiabilitatii si continuitatii serviciilor de certificare oferite;
• sa asigure operarea rapida si sigura a inregistrarii informatiilor, in special operarea rapida si sigura a unui serviciu de suspendare si revocare a certificatelor calificate;
• sa asigure posibilitatea de a se determina cu precizie data si ora exacta a eliberarii, a suspendarii sau a revocarii unui certificat pentru semnatura electronica;
• sa verifice, cu mijloace corespunzatoare si conforme dispozitiilor legale, identitatea si, daca este cazul, atributele specifice ale persoanei careia ii este eliberat certificatul calificat;
• sa utilizeze personal care are cunostinte de specialitate, experienta si calificare, necesare pentru furnizarea serviciilor respective si, in special, competenta in domeniul gestiunii, cunostinte de specialitate in domeniul tehnologiei semnaturii electronice si o practica suficienta in ceea ce priveste procedurile de securitate corespunzatoare;
• sa utilizeze produse asociate semnaturii electronice, cu un inalt grad de fiabilitate, care sunt protejate impotriva modificarilor si care asigura securitatea tehnica si criptografica a desfasurarii activitatilor de certificare a semnaturii electronice;
• sa adopte masuri impotriva falsificarii certificatelor si sa garanteze confidentialitatea in cursul procesului de generare a datelor de creare a semnaturilor;
• sa pastreze toate informatiile cu privire la un certificat pentru semnatura electronica pentru o perioada de minimum 10 ani de la data incetarii valabilitatii certificatului, in special pentru a putea face dovada certificarii in cadrul unui eventual litigiu;
• sa nu stocheze, sa nu reproduca si sa nu dezvaluie tertilor datele de creare a semnaturii, cu exceptia cazului in care semnatarul solicita aceasta.

Toti furnizorii acreditati pot fi gasiti in Registrul furnizorilor de servicii de certificare, reglementat si monitorizat de autoritatea competenta in domeniu (in cazul de fata fiind vorba despre Ministerul Comunicatiilor si Tehnologiei Informatiei).

Acte necesare pentru obtinerea semnaturii electronice

Conform Ordinului Agentiei Nationale de Administrare Fiscala (ANAF) 2520/2010 privind depunerea online a declaratiilor fiscale de catre contribuabili mari si mijlocii, pentru obtinerea semnaturii electronice se intocmeste un dosar care trebuie depus la o unitate fiscala din subordinea ANAF si care trebuie sa contina urmatoarele acte:

• cererea pentru utilizarea unui certificat digital calificat (formularul 150);
• documentul de identitate al titularului certificatului calificat, in original si in copie;
• documentul, in original si in copie, care atesta calitatea titularului certificatului calificat de reprezentant legal al contribuabilului;
• documentul de imputernicire, autentificat de notarul public, din care rezulta dreptul titularului certificatului calificat de a semna declaratiile fiscale pentru contribuabil, asta in situatia in care titularul certificatului calificat nu are calitatea de reprezentant legal al contribuabilului reprezentat.

Important de precizat este faptul ca formularul 150 se obtine de la ANAF in urma confirmarii certificatului digital primit de la furnizor. In acest caz trebuie descarcat si completat un document de confirmare de pe portalul ANAF, document pe care apoi trebuie aplicata semnatura electronica. Odata finalizat, fisierul ajunge la furnizorul de servicii de certificare care a eliberat semnatura electronica si este confirmat. Cu aceasta confirmare, contribuabilul se poate inregistra la ANAF pentru obtinerea formularului 150.

Totodata, trebuie mentionat si ca pretul eliberarii unui certificat pentru semnatura electronica difera in functie de furnizor, dar si de durata valabilitatii sale.

In cazul in care decizi sa externalizezi serviciile de depunere a declaratiilor, compania respectiva se va ocupa de toate demersurile.

Semnatura electronica pe contactele de munca si actele aditionale

In luna mai 2021 a intrat in vigoare OUG 36/2021 care permite folosirea semnaturii electronice avansate sau calificate la incheierea contractului de munca si a actelor aditionale, dar si pentru intocmirea tuturor documentelor din zona relatiilor de munca. Semnatura electronica trebuie sa fie insotita de marca temporala calificata si sigiliul electronic calificat al angajatorului.

Vezi AICI documentul publicat in Monitorul Oficial (Partea I nr. 474/06.05.2021).

Potrivit actului normativ, forma scrisa a inscrisurilor cerute de lege se considera indeplinita si daca inscrisul este intocmit in forma electronica si este semnat cu semnatura electronica. De asemenea, semnatura electronica poate fi folosita si in raporturile angajatorului cu institutiile publice.

Angajatorul nu poate obliga salariatului sau candidatul pentru un job disponibil sa utilizeze semnatura eelctronica avansata sau semnatura electronica calificata, insotita de marca temporala calificata si sigiliul electronic calificat al angajatorului.

Important de mentionat, ca angajatorul si salariatul trebuie sa foloseasca pe documente acelasi tip de semnatura (fie olografa, fie electronica avansata, fie electronica calificata).

Actul normativ mai prevede ca, angajatorul poate suporta (nu este obligat) cheltuielile pentru achizitionarea semnaturilor electronice avansate sau semnaturilor electronice calificate insotite de marca temporala electronica sau marca temporala electronica calificata si sigiliul electronic calificat al angajatorului, utilizate pentru semnarea documentelor legate de relatiile de munca/securitatea si sanatatea in munca.

In ce situatii (mai) poate fi folosita semnatura electronica

Principalul avantaj al utilizarii unei semnaturi electronice este simplificarea unor proceduri operationale. Dupa cum am mentionat si anterior, aceasta are aceeasi valoare legala ca semnatura clasica si poate fi utilizata in interactiunea intre persoane fizice si institutii publice. De exemplu, semnatura in format electronic poate fi folosita pentru semnarea unor documente electronice (de orice natura – de la contracte si declaratii fiscale la facturi si bilanturi) care pot ajunge la:

• Autoritatile din Sistemul Electronic de Achizitii Publice (SEAP);
• Agentia Nationala de Administrare Fiscala (ANAF);
• Inspectoratul Teritorial de Munca (ITM);
• Oficiul National al Registrului Comertului (ONRC);
• Casa de Asigurari de Sanatate (CAS);
• Banci;
• Departamentele (de HR, de vanzari etc.) ale companiilor.

Practic, semnatura electronica poate fi folosite pe toate tipurile de documente folosite in relatia cu institutiile statului, cu partenerii si colaboratorii pe care ii are fiecare. Printre beneficiile concrete ale acestei metode se numara:

• transmiterea rapida a documentelor necesare desfasurarii unor proceduri;
• reducerea costurilor generate de folosirea hartiei;
• pastrarea semnaturii intr-o forma nealterata (daca semnatura fizica se poate sterge sau modifica relativ usor, cea electronica este mult mai sigura din acest punct de vedere);
• confidentialitatea informatiilor transmise, care ajung direct la destinatar, fara sa treaca prin mana unor terti;
• eficientizarea tuturor procedurilor de business.

In concluzie, tehnologia a ajuns in diferite sfere de activitate si continua sa simplifice din ce in ce mai mult activitatile de zi cu zi ale oamenilor, inclusiv pe cele de natura birocratica si procedurala.