Pontajul in contextul telemuncii: ce este si cum poate fi realizat

Dezvoltarea continua a tehnologiei si preferinta angajatilor pentru joburile flexibile fac ca munca de la distanta sa devina o norma (si nu doar un simplu beneficiu) in tot mai multe companii. Pentru angajatori, munca remote inseamna reduceri de cheltuieli cu resursele, iar pentru angajati, inseamna mai multa autonomie si control asupra carierei.

Lucratul in afara cadrului organizat de la serviciu, asa cum este si telemunca, vine la pachet cu o serie de provocari, iar una dintre ele este pontajul. Daca in trecut, acesta se facea in forma fizica sau intr-un Excel, acum se poate face digital, prin aplicatii special dedicate serviciilor de resurse umane. 

Vezi 👉 AICI PLATFORMA COLORFUL PENTRU SERVICII HR

Ce este pontajul

Chiar daca in Codul Muncii (Legea 53/2003, cu modificarile aduse) nu este mentionat termenul “pontaj” si nici nu se precizeaza forma pe care ar putea-o avea, legea prevede obligativitatea lui.

Conform art. 119 din Legea 53/2003 privind Codul Muncii, angajatorul are obligatia de a tine evidenta orelor de munca prestate zilnic de fiecare salariat, cu mentionarea orelor de incepere si de sfarsit ale programului de lucru, dar si de a supune controlului inspectorilor de munca aceasta evidenta, ori de cate ori se solicita acest lucru.

In luna mai 2021, OUG 37/2021 a introdus reguli speciale pentru pontaj, in cazul firmelor cu cel mult 9 salariati. Astfel, punctul 2 de la articolul 119 din Codul muncii, a fost modificat si are acum urmatorul cuprins:

“(2) Pentru salariatii mobili, salariatii care desfasoara munca la domiciliu si salariatii microintreprinderilor definite la art. 4 alin. (1) lit. a) din Legea nr. 346/2004, cu modificarile si completarile ulterioare, angajatorul tine evidenta orelor de munca prestate zilnic de fiecare salariat in conditiile stabilite cu salariatii prin acord scris, in functie de activitatea specifica desfasurata de catre acestia.”

Astfel, punctul 2 al art. 119 din Legea 52/2003, nu instituie o derogare de la obligativitatea angajatorului de a tine evidenta orelor lucrate, inclusiv cu afisarea orelor de incepere si de sfarsit ale programului, ci formuleaza o mentiune speciala pentru angajatii microintreprinderilor si pentru cei care nu desfasoara activitatea la locul de munca organizat de angajator.

Totodata, prevederile Legii 81/2018 privind telemunca cuprind reguli referitoare la stabilirea programului de lucru de comun acord cu salariatul, dar nu instituie o derogare de la prevederile Codului Muncii.

Cum se tine evidenta orelor de munca

Pontajul functioneaza ca o foaie colectiva de prezenta a salariatilor. In conditiile prestarii de servicii la birou, aceasta se poate tine in mai multe moduri, pentru ca nu exista solutii obligatorii prevazute de lege. Astfel, pontarea poate fi realizata in moduri diferite, cum ar fi:

• completarea condicii de prezenta. La inceputul si la sfarsitul programului de lucru, toti angajatii semneaza in condica de prezenta si isi justifica, in felul acesta, prezenta. In condica, sunt specificate clar orele de incepere si de sfarsit ale programului.
• folosirea cititoarelor de cartele. La intrarea si la iesirea din institutie, angajatii folosesc o cartela magnetica si, astfel, este inregistrata ora la care au venit si la care au plecat de la munca.
• pontajul in forma digitala. Poate fi o foaie colectiva de prezenta sub forma unui document de tip Excel ori poti apela la platformele sau aplicatiile speciale pentru realizarea pontajului digital.
• alte mijloace specifice domeniului de activitate. De exemplu, utilizarea tahografului de catre conducatorii auto, pentru a masura timpul efectiv de munca (orele de condus), pauzele si perioadele de odihna, obligatorii. Pe baza acestor date primare, inregistrate digital, se realizeaza pontajul in fiecare zi. 

Pe langa aceste aspecte, iata cateva informatii de care ar trebui sa tii cont, pentru a evita amenzile:

• semnarea pontajului. Nu este obligatorie prin lege, prin urmare, daca angajatii nu semneaza evidenta, nu poti fi amendat. Acest lucru se poate impune la nivel de companie.
• respectarea concediului de odihna. Salariatii au dreptul la minimum 20 de zile de concediu de odihna, anual. Acesta nu include zilele libere legale, cele acordate pentru evenimentele familiale, zilele speciale pentru angajatii de alte religii. 
• respectarea concediului medical. Pe care trebuie sa il acorzi salariatilor asigurati, care au contracte de munca individuale, sunt detasati, au si alte venituri asimilate salariilor.
• orele suplimentare. Durata normala a timpului de lucru este de 40 de ore pe saptamana. Numarul orelor suplimentare si modul in care le rasplatesti se fac potrivit legislatiei in vigoare.
• programul special de lucru. Trebuie sa tii cont daca ai angajati care lucreaza in ture, noaptea, daca sunt conditii speciale in care isi desfasoara activitatea si nu pot avea un program de lucru obisnuit.
• invoirile. Acestea nu vor fi mentionate in pontaj. 

Citeste si: Siguranta la locul de munca, in starea de alerta – ce obligatii au angajatii si angajatorii

Cum se realizeaza pontajul in contextul telemuncii

70% dintre angajatii romani isi doresc sa lucreze de la distanta si dupa relaxarea masurilor pentru prevenirea raspandirii coronavirusului, arata un studiu realizat de Colliers International. Tinand cont ca de aceste date, realizarea pontajului electronic, automatizat, este esentiala, pentru acest sistem de munca

O aplicatie de pontaj, de exemplu, te ajuta nu numai sa completezi foaia de pontaj corect, potrivit legii, ci si sa reduci timpul de lucru din departamentul HR, unde nu mai trebuie intocmite toate documentele manual, sub forma fizica sau in Excel. 

👉 AICI gasesti APLICATIA PENTRU PONTAJ

In cazul muncii la domiciliu, Codul Muncii prevede existenta unui acord scris intre angajator si salariat, pentru o evidenta corecta a orelor de munca. In schimb, Legea 81/2018 privind reglementarea activitatii de telemunca prevede in mod obligatoriu ca, in contractul pe care il inchei cu telesalariatul, sa scrie clar urmatoarele:

• care este perioada sau care sunt zilele in care angajatul lucreaza in regim de telemunca (telemunca nu este considerata, prin lege, o modalitate continua de prestare a serviciilor, iar salariatul are obligatia ca in anumite perioade sa lucreze de la birou).
• mentionarea modului in care poti verifica activitatea salariatului (telefon, e-mail etc.).
• modalitatea de realizare a pontajului, adica de evidentiere a orelor de munca prestate, cu afisarea orei de inceput si de sfarsit a programului de lucru.

In ceea ce priveste orele suplimentare, acestea pot fi efectuate si in cazul telemuncii. Este, insa, nevoie de acordul scris al angajatului, nu doar de cel verbal, asa cum prevede, la modul general, Codul Muncii. 

Citeste si: Cum pregatim intoarcerea la munca – oportunitati pentru a crea un spatiu de lucru optimizat

Nevoia de a tine evidenta orelor de munca ale angajatilor este valabila, indiferent de regimul de lucru, iar telemunca nu face exceptie. Daca in trecut totul depindea de suportul fizic, pentru ca nu exista alta posibilitate, acum, datorita platformelor si aplicatiilor special concepute pentru serviciile de HR, inclusiv pentru pontaj, operatiunea se poate face eficient, digital. 

Sursa Foto: Shutterstock.com