Pontaj in Excel versus Soft de Pontaj – Avantaje si Dezavantaje

Jobul secolului XXI inseamna flexibilitate, ore suplimentare, program in regim part-time, ore lucrate noaptea sau in weekenduri, concediu faramitat pe tot parcursul anului si o multitudine de forme de plata, pe langa salariu. In aceste conditii, sarcinile departamentului de resurse umane devin din ce in ce mai multe si mai complexe, iar o administrare fara greseala a acestora este o provocare din ce in ce mai dificila pentru managerii de HR. In acest articol vom discuta despre pontaj in excel versus soft de pontaj, mai exact despre avantajele si dezavantajele pe care le implica ambele.

Pastrarea unei evidente eficiente a timpului pe care il petrec angajatii la serviciu si a activitatii lor in acest interval este una dintre preocuparile principale ale departamentelor de resurse umane din cadrul companiilor, indiferent de marimea acestora. De regula, acest lucru se facea in trecut si in unele cazuri se mai face si astazi prin pontaj intr-o asa-numita foaie colectiva de prezenta.

Evidenta orelor lucrate de angajati este reglementata prin lege, conform art. 119 din Codul Muncii.

“(1) Angajatorul are obligatia de a tine la locul de munca definit potrivit art. 161 evidenta orelor de munca prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidentierea orelor de incepere si de sfarsit ale programului de lucru, si de a supune controlului inspectorilor de munca aceasta evidenta, ori de cate ori se solicita acest lucru.
(2) Pentru salariatii mobili si salariatii care desfasoara munca la domiciliu, angajatorul tine evidenta orelor de munca prestate zilnic de fiecare salariat in conditiile stabilite cu salariatii prin acord scris, in functie de activitatea specifica desfasurata de catre acestia.”

Inainte de revolutia calculatorului, nu exista un asa-numit “model pontaj”, pentru ca pontajul se facea manual, cu creionul pe hartie, operatiune care necesita o perioada indelungata de timp, concentrare maxima din partea celui care tinea evidenta, dar care genera si erori frecvente, traduse prin pierderi financiare.

Sursa: modelpontaj.ro

Pe masura ce computerul si-a facut tot mai mult loc in vietile noastre, documentele fizice au inceput sa dispara, activitatea zilnica a angajatilor fiind administrata cu ajutorul diferitelor programe, cel mai frecvent fiind pontajul in Excel. Aceasta operatiune s-a dovedit, de asemenea, dificila si consumatoare de timp in cazul companiilor mari, cu multi angajati, fiecare cu specificul lui, fie ca lucreaza full-time sau part-time, fie ca lucreaza in schimburi sau in weekend.

Pentru toate aceste provocari pe care le genereaza joburile din zilele noastre, un model de pontaj in Excel nu mai este suficient. Managementul activitatii zilnice a angajatilor a devenit o activitate complexa. Mai departe, aceasta activitate complexa necesita o solutie pe masura. Iar softurile de management al timpului si de pontaj au preluat informatiile administrate in Excel si au adaugat altele, astfel incat, la finalul zilei, angajatorul sa aiba un tablou complet al activitatii salariatilor sai. La ora actuala, companiile aleg de cele mai multe ori intre un pontaj in Excel si un soft de pontaj, in functie de marimea lor.

De ce sa folosesti un soft de pontaj?

Pentru ca o astfel de aplicatie genereaza mai mult decat o fisa de pontaj si un model de pontaj, oferind departamentului de HR posibilitatea sa inregistreze si sa administreze cu usurinta o multitudine de informatii legate de evidenta timpului lucrat pe tipuri de ore: ore de noapte, ore suplimentare, ore in timpul sarbatorilor legale, ore de recuperare etc. Totodata, o astfel de aplicatie poate fi primul pas pentru calculul salarial.

Cat de mare trebuie sa fie compania pentru a folosi un program de pontaj?

Nu exista un numar de angajati de la care sa se utilizeze un astfel de soft. Fie ca are 5 sau 500 de angajati, orice firma poate folosi un program de pontaj, care sa ii permita stocarea cat mai multor informatii legate de activitatea salariatior pe parcursul unei zile de munca. De asemenea, sa nu uitam ca exista diverse forme de model de pontaj.

Avantajele utilizarii unui software de pontaj

Folosirea unui soft de pontaj face mai usoara trecerea catre calculul drepturilor salariale, in functie de particularitatile activitatii pe care o desfasoara fiecare salariat. Totodata, implementarea tipurilor de validare a pontajului permite detectarea si evitarea problemelor legale, pe de o parte, dar asigura si acoperirea cu personal conform necesitatilor companiei, pe de alta parte.

Cu ajutorul acestui soft, se poate introduce pontajul planificat si se poate urmari gradul de ocupare zilnic sau lunar, in format tabelar sau prin fisa de activitate (in functie de varianta de model pontaj), cu selectarea perioadei lucrate de la ora la ora si descrierea activitatii. Programul poate genera fisa de pontaj in mai multe variante de configurare (Excel sau PDF) si poate defini, de asemenea, multiple rapoarte, de exemplu fisa de activitate a salariatilor sau situatia concediului de odihna.