Payroll-ul la indemana ta: cum poti sa optimizezi procesul cu o solutie digitala de HR pentru payroll

Intr-un mediu de afaceri dinamic, eficienta devine un avantaj competitiv crucial pentru orice companie care isi doreste sa ramana relevanta si profitabila. In timp ce multe dintre procesele interne sunt concentrate pe satisfacerea nevoilor clientilor, exista si procese care asigura buna functionare a organizatiei, printre care se numara si gestionarea eficienta a procesului de payroll.

Este timpul sa scoatem payroll-ul din umbra si sa il punem in lumina! Cum? Prin intermediul unei solutii digitale de HR care poate transforma complet modul in care gestionam aceste plati. Vrei sa afli cum poti sa optimizezi si sa simplifici acest proces crucial? Atunci acest articol este pentru tine!

Vom explora beneficiile pe care le aduce o solutie digitala de HR pentru payroll si cum aceasta iti poate transforma afacerea. De la reducerea erorilor la economisirea timpului si la imbunatatirea productivitatii, vei descoperi cum sa ai payroll-ul la indemana ta. Esti gata sa transformi modul in care gestionezi platile pentru angajati? 

• Ce inseamna payroll si de ce este important?
• Cum functioneaza procesul de payroll?
• Provocarile departamentului de HR in ceea ce priveste payroll-ul
• Riscuri si consecinte in cazul unei administrari defectuoase a payroll-ului
• Avantajele unei platforme digitale de HR pentru procesul de payroll
• Cum sa alegi platforma potrivita de HR pentru procesul de payroll?
• Cum sa incepi sa folosesti o platforma digitala de HR pentru procesul de payroll?
• Concluzii
• Programeaza un demo gratuit!

 

Ce inseamna “payroll” si de ce este important?

Intr-o organizatie, payroll-ul reprezinta procesul prin care se calculeaza si se platesc salariile angajatilor. Este un aspect extrem de important al departamentului de resurse umane, deoarece implica nu numai plata salariilor, ci si gestionarea Impozitului pe venit, contributiilor sociale obligatorii si altor taxe aferente salariilor.

De ce este important acest proces? In primul rand, intr-o organizatie este esential sa se asigure faptul ca angajatii primesc salariile in mod regulat si mai ales la timp, astfel incat sa poata sa-si gestioneze cheltuielile de zi cu zi si sa ramana satisfacuti de modul in care se desfasoara procesele interne. 

In al doilea rand, respectarea reglementarilor legale si fiscale este esentiala in ceea ce priveste procesul de payroll. Orice nerespectare a acestor reglementari poate avea consecinte grave, cum ar fi amenzi sau litigii cu angajatii. 

Asadar, procesul de payroll este extrem de important pentru orice organizatie si nu ar trebui subestimat. Cu toate acestea, prin utilizarea unei solutii digitale de HR pentru payroll, puteti sa va asigurati ca acest proces este optimizat, eficient si conform cu toate reglementarile legale si fiscale.

 

Cum functioneaza procesul de payroll?

Procesul de “payroll” poate fi impartit in trei etape principale: calcularea salariilor, deducerea impozitului pe venit si a contributiilor sociale obligatorii si emiterea documentelor necesare – statul de plata, fluturasii de salariu, declaratia lunara, precum si a altor rapoarte aferente procesului de salarizare.

Calcularea salariilor

Prima etapa a procesului de payroll este calcularea salariilor. Aceasta implica determinarea sumelor de bani pe care trebuie sa le primeasca fiecare angajat, in functie de salariul sau de baza, orele lucrate, bonusurile si alte avantaje in natura.

Care sunt consecintele acestei etape in cazul unui payroll defectos?

Provocarile acestei etape includ deseori calcularea si aplicarea corecta a beneficiilor si bonusurilor, cat si deducerea contributiilor sociale obligatorii si a impozitului pe venit corespunzatoare. In cazul in care nu se iau în considerare toate aceste aspecte, este posibil sa apara greseli in calculele salariale si sa se produca neintelegeri si nemultumiri in randul angajatilor. Mai mult, salariatii pot demisiona fara respectarea preavizului daca angajatorul nu si-a respectat obligatiile inscrise in contractul de munca, una din ele fiind calcularea si plata corecta a salariilor.

Cum putem preveni riscurile acestei etape?

Pentru a depasi provocarile legate de calcularea salariilor in procesul de payroll, este important sa aveti un sistem bine stabilit pentru colectarea si verificarea datelor. Acest sistem ar trebui sa includa inregistrari precise ale orelor lucrate de angajati, bonusurile cuvenite, concedii medicale verificate si orice alta informatie relevanta.

Utilizarea unei platforme digitale de HR pentru payroll poate contribui la simplificarea acestui proces prin automatizarea calculelor si reducerea riscului de eroare umana. Platforma poate, de asemenea, sa stocheze toate datele relevante ale angajatilor intr-un loc centralizat, facandu-le mai usor de accesat si gestionat.

In final, colaborarea cu un furnizor specializat in payroll outsourcing poate oferi o gama de avantaje, inclusiv acces la experti bine informati cu privire la cele mai recente reglementari si cerinte de conformitate.

Payroll pus in practica: Calcularea salariilor

• • Colectarea tuturor datelor relevante in procesul de calcul salarial.
  • Calculul salariului brut: se calculeaza salariul brut al angajatului, reprezentand totalul veniturilor sale inainte de orice deduceri.
  • Calculul bazelor de calcul ale contributiilor sociale obligatorii, precum si determinarea contributiilor, prin aplicarea cotelor corespunzatoare asupra bazelor de calcul.
  • Calculul venitului net, reprezentand venitul brut din care se scad contributiile sociale calculate anterior.
  • Calculul deducerilor personale, a altor deduceri daca este cazul.
  • Determinarea venitului impozabil prin scaderea din venitul net a deducerilor personale.
  • Determinarea impozitului pe veniturile din salarii.
  • Salariul net al angajatului.
  • Calculul retinerilor din salariu, daca este cazul.
  • Calculul restului de plata ce va fi virat salariatului in cont.

Deducerea impozitelor si a altor contributii

Dupa ce salariile au fost calculate, urmatoarea etapa este deducerea impozitului pe venit si a contributiilor sociale obligatorii. 

Care sunt consecintele acestei etape in cazul unui payroll defectos?

Consecintele unei administrari defectuoase a deducerii impozitelor si altor contributii legale in procesul de payroll pot include amenzi sau penalitati financiare, probleme legale si de conformitate, precum si probleme legate de gradul de satisfactie al angajatilor. Mai mult, erorile pot duce la costuri suplimentare pentru a corecta problemele create de payroll-ul defectos.

Cum putem preveni riscurile acestei etape?

Pentru a preveni riscurile asociate cu aceasta etapa a payroll-ului, este important ca departamentul de HR sa aiba o buna cunoastere a reglementarilor fiscale si legale specifice si sa aiba un sistem bine stabilit pentru deducerea si inregistrarea impozitului si altor contributii legale. In plus, este important ca departamentul de HR sa se asigure ca toate documentele si datele legate de impozit si contributii sunt actualizate si precise.

Payroll-ul pus in practica: Deducerea impozitelor

• • Identificarea venitului brut angajatului: se determina veniturile care sunt supuse impozitarii, cum ar fi salariul de baza, bonusurile, comisioanele si alte castiguri.
  • Evaluarea valorii contributiilor sociale obligatorii: se calculeaza sumele deduse, contributia de asigurari sociale (pensii), contributia de asigurari sociale de sanatate.
  • Calcularea venitului net: se determina venitul net prin scaderea din venitul brut a contributiilor sociale obligatorii.
  • Determinarea deducerilor personale si a altor deduceri: se determina valoarea deducerii personale, a deducerilor personale suplimentare (daca salariatii au sub 26 ani si/sau au un copil minor inscris la o unitate de invatamant), precum si alte deduceri, cum ar fi: cotizatia sindicala, abonamentele medicale platite de angajati, pensiile private platite de angajati, abonamentele la salile de fitness platite de angajati, in limita a 400 EUR/an/tip de deducere. Aceste deduceri se acorda doar daca salariatii au declarat functia de baza la angajator. 
  • Determinarea venitului impozabil: se determina venitul impozabil prin scaderea din venitul net a sumelor reprezentand deduceri.
  • Determinarea impozitului pe venit: se determina impozitul pe venit prin aplicarea cotei de 10% asupra venitului impozabil.
  • Determinarea salariului net al angajatului: se determina salariul net prin scaderea din venitul net a valorii impozitului pe venit; se efectueaza plata catre angajat, reprezentand salariul net dupa deducerea tuturor impozitelor.

Emiterea fluturasilor de salariu si a altor documente necesare

Ultima etapa a procesului de payroll este emiterea statului de plata si a fluturasilor de salariu. In plus, se pot emite si diverse rapoarte necesare. Aceste documente pot include raportari specifice organizatiilor, adeverinte pentru angajati sau alte documente specifice organizatiei. 

Care sunt consecintele acestei etape in cazul unui payroll defectos?

In cazul unei administrari defectuoase a acestei etape, angajatii pot primi documente eronate sau in intarziere.

Cum putem preveni riscurile acestei etape?

Pentru a preveni riscurile acestei etape in procesul de payroll, este important ca procesul de emitere a documentelor sa fie bine stabilit si sa fie respectate termenele limita. 

Drept urmare, procesul de payroll este unul important pentru orice organizatie, deoarece implica plata angajatilor, gestionarea impozitelor si altor taxe legale. Pentru a asigura un proces eficient si precis de payroll, este important sa se utilizeze o solutie digitala de HR pentru payroll, care poate automatiza procesul si reduce erorile umane.

Payroll-ul pus in practica: Emiterea fluturasilor de salariu si a altor documente in practica

• • Calcularea salariilor: pe baza informatiilor colectate, se efectueaza calculele necesare pentru determinarea remuneratiilor angajatilor conform legislatiei fiscale aplicabile.
  • Generarea statului de salariu: dupa calculul salariilor, se genereaza statul de salarii, care contine informatii detaliate despre venitul brut, deducerile, taxele si salariul net.
  • Efectuarea platilor: pe baza statului de plata generat, se efectueaza platile catre angajati, conform metodelor de plata convenite anterior.
  • Generarea altor documente: in functie de cerintele legale sau de politica companiei, se pot genera si alte documente, cum ar fi rapoarte fiscale, rapoarte pentru administrarea beneficiilor, si altele.
  • Arhivarea si pastrarea documentelor: dupa emiterea fiselor de salariu si a altor documente, acestea trebuie arhivate si pastrate conform reglementarilor legale (3 ani) si politicii companiei privind gestionarea documentelor.
  • Monitorizarea si rezolvarea discrepantelor: in cazul aparitiei unor discrepanțe sau erori in procesul de payroll, acestea trebuie identificate, monitorizate si rezolvate in timp util, asigurandu-se ca toate documentele sunt corecte si conforme cu legislatia aplicabila.
  • Asigurarea confidentialitatii datelor: in tot acest proces, este esential sa se asigure confidentialitatea datelor angajatilor, respectand legislatia privind protectia datelor si politica de confidentialitate a companiei.

👉 Esti in cautarea unor solutii pentru a externaliza serviciile de HR si a economisi timp si bani? Descopera avantajele externalizarii si cum sa gestionezi cu succes procesele de HR.

 

Provocarile departamentului de HR in ceea ce priveste payroll-ul

Procesul de payroll este una dintre cele mai importante activitati pe care un departament de HR le poate gestiona. Este o operatiune complexa si necesita mult timp si resurse. Chiar si cu utilizarea solutiilor digitale de HR pentru payroll sau prin externalizarea serviciilor de payroll catre un furnizor specializat in payroll outsourcing, departamentul de HR poate intampina anumite provocari in gestionarea procesului. In acest sens, in continuare vor fi prezentate cateva dintre provocarile cele mai comune legate de procesul de payroll, dar si solutii specifice.

Acuratetea datelor

Orice eroare in procesul de payroll care afecteaza datele referitoare la salarii poate duce la probleme de conformitate pentru organizatie. 

Cum putem depasi aceasta provocare?

Pentru a depasi provocarea acuratetei datelor, departamentul de HR poate adopta mai multe masuri. In primul rand, poate automatiza procesul de colectare a datelor pentru a reduce riscul de erori manuale. In al doilea rand, poate pune la dispozitie angajatilor instrumente si formulare clare pentru a completa informatiile necesare cu privire la salarii, beneficii si taxe. 

Respectarea reglementarilor fiscale si legale

Reglementarile fiscale si legale pot varia in functie de tara sau regiune, ceea ce poate face procesul de payroll mai complex. In Romania, furnizorii specializati in payroll outsourcing ofera solutii personalizate adaptate la reglementarile fiscale si legale specifice tarii noastre.

Cum putem depasi aceata provocare?

Pentru a depasi aceasta provocare a procesului de payroll, este important sa ne asiguram ca departamentul de HR are acces la informatiile actualizate privind legile si reglementarile fiscale. 

👉 Esti pregatit pentru noile modificări legislative in HR pentru 2023? Simplifică procesul de payroll si fi in conformitate cu noile reglementari folosind functionalitatile unei platforme digitale de HR. 

Comunicarea cu angajatii

Angajatii trebuie sa fie informati cu privire la salariile pe care le primesc, beneficiile oferite si taxele deduse in mod corect si precis. De asemenea, este important ca angajatii sa primeasca informatii clare si precise cu privire la modificarile aduse procesului de payroll si la documentele si informatiile necesare pentru a-si putea gestiona finantele personale in mod eficient.

Cum putem depasi aceasta provocare?

Pentru a depasi acest impediment in procesul de payroll, departamentul de HR ar trebui sa dezvolte un sistem de comunicare bine stabilit cu angajatii, inclusiv prin intermediul comunicarii electronice sau a unui portal pentru angajati. Acest sistem ar trebui sa ofere acces la informatii relevante, precum fluturasii de salariu si documentele fiscale cum ar fi statul de plata, adeverinta de venit, foaia de pontaj, si altele. 

Riscuri si consecinte in cazul unei administrari defectuoase a payroll-ului

Neconformitatea cu reglementarile fiscale si legale

In cazul in care payroll-ul nu este gestionat corespunzator, compania poate fi supusa la amenzi si sanctiuni financiare. In plus, neconformitatea poate afecta reputatia companiei si poate duce la probleme cu autoritatile fiscale si de reglementare.

Erorile in plata salariilor si beneficiilor

Erorile in plata salariilor si beneficiilor sunt un alt risc asociat cu o administrare defectuoasa a procesului de payroll. Aceste erori pot duce la neplaceri pentru angajati, dar si la sanctiuni fiscale pentru organizatie.

Problemele morale si de satisfactie

Problemele morale si de satisfactie a angajatilor pot fi un alt risc asociat cu administrarea defectuoasa a procesului de payroll. In cazul in care angajatii nu primesc plata la timp sau exista erori in plata salariilor si beneficiilor, acestia pot fi nemultumiti si frustrati. Aceste probleme pot duce la probleme de productivitate si la fluctuatii in rata de retentie a angajatilor.

Costuri suplimentare

Administrarea defectuoasa a procesului de payroll poate duce la costuri suplimentare pentru a corecta erorile si pentru a se conforma cu legile si reglementarile aplicabile. Aceste costuri pot include cheltuieli cu resursele umane si financiare.

👉 Doresti sa simplifici procesul de payroll, dar nu stii cum? Iata cateva functionalitati care te pot ajuta!

 

Avantajele unei platforme digitale de HR pentru procesul de payroll

O platforma digitala de HR poate facilita procesul de administrare a payroll-ului, oferind o serie de functionalitati care pot simplifica si eficientiza acest proces. In continuare, vom prezenta aceste functionalitati si avantajele utilizarii unei astfel de platforme.

Functionalitatile unei platforme digitale de HR care faciliteaza procesul de administrare a payroll-ului:

• Gestionarea datelor – o platforma digitala de HR poate ajuta la colectarea si organizarea datelor referitoare la salarii, beneficii si taxe. Aceste date pot fi stocate intr-un singur loc, ceea ce faciliteaza accesul la acestea si reduce riscul de erori.
• Automatizarea calculelor salariale si fiscale – prin utilizarea unei platforme digitale, se poate automatiza procesul de calcul al salariilor si taxelor, economisind astfel timp si resurse.
• Generarea rapoartelor si a documentelor – platformele digitale pot genera rapoarte si documente necesare pentru procesul de payroll, cum ar fi statele de salarii si rapoarte fiscale.
• Integrarea cu alte sisteme – o platforma digitala de HR poate fi integrata cu alte sisteme, cum ar fi sistemul de contabilitate sau de pontaj, pentru a facilita procesul de administrare a payroll-ului.

Avantajele utilizarii unei astfel de platforme:

• Eficienta – utilizarea unei platforme digitale de HR poate reduce timpul si resursele necesare pentru administrarea payroll-ului, permitand departamentului de HR sa se concentreze pe alte activitati importante.
• Reducerea erorilor – automatizarea procesului de payroll si de calcul al salariilor si taxelor poate reduce riscul de erori si poate asigura o gestionare mai precisa a datelor.
• Conformitatea cu reglementarile fiscale si legale – utilizarea unei platforme digitale poate ajuta departamentul de HR sa se conformeze cu reglementarile fiscale si legale, prin generarea rapoartelor si documentelor necesare.
• Accesibilitate – utilizarea platformelor de HR poate facilita accesul angajatilor la informatii referitoare la salarii si beneficii, permitand acestora sa isi gestioneze finantele personale in mod eficient.

👉Esti inca nesigur cu privire la beneficiile unei solutii automate de payroll? Aceste motive te vor ajuta sa iei decizia potrivita pentru organizatia ta.

Cum sa alegi platforma potrivita de HR pentru procesul de payroll?

Alegera unei platforme digitale de HR pentru administrarea payroll-ului poate fi o decizie importanta pentru o companie. Pentru a face aceasta alegere, este important sa aveti in vedere o serie de criterii importante si sa examinati aspectele cheie ale unei astfel de platforme.

• Scalabilitatea platformei – este important sa alegeti o platforma care poate creste impreuna cu afacerea si poate sustine o cantitate mai mare de date si de angajati.
• Conformitatea cu reglementarile fiscale si legale – este de preferat ca platforma sa se conformeze cu reglementarile fiscale si legale specifice fiecarei tari sau regiuni in care compania opereaza. Cu toate acestea, pentru a simplifica procesul, achizitionarea unui software de payroll din tara in care angajatii lucreaza sau, in cazul companiilor multinationale, apelarea la echipe specializate de payroll in diferite tari, reprezinta cea mai buna optiune.
• Usurinta de utilizare – este critic pentru platforma sa fie usor de utilizat pentru departamentul de HR
• Nivelul de securitate – este important ca platforma sa ofere un nivel ridicat de securitate pentru protejarea datelor angajatilor si ale companiei.

• Serviciul de asistenta tehnica – este necesar sa alegeti o platforma care ofera un serviciu de asistenta tehnica eficient si prompt pentru procesul de payroll.

 

Cum sa incepi sa folosesti o platforma digitala de HR pentru procesul de payroll?

Utilizarea unei platforme digitale de HR pentru administrarea payroll-ului poate aduce multe beneficii pentru o companiei. In continuare, vom prezenta pasii necesari pentru a incepe sa utilizati o astfel de platforma si sfaturi pentru a maximiza beneficiile utilizarii acesteia.

Pasii necesari pentru a alege platforma digitala potrivita pentru procesul de payroll

• Analizat nevoile organizatiei dumneavoastra: inainte de a incepe sa cautati o platforma de HR, identificati nevoile organizatiei dumneavoastra. Luati in considerare numarul de angajati, tipurile de plati si beneficii, cerintele legale si alte caracteristici specifice ale organizatiei dumneavoastra.
• Identificarea optiunile disponibile: identificati platformele digitale de HR disponibile pe piata. Cititi recenzii, evaluati caracteristicile si comparati preturile.
• Verificarea securitatea datelor: asigurati-va ca platforma de HR are masuri de securitate adecvate pentru a proteja datele confidentiale ale angajatilor dumneavoastra.
• Evaluarea costurilor: verificati costurile asociate cu utilizarea platformei de HR, inclusiv abonamentul lunar, costurile de implementare si costurile de intretinere.
• Asistenta tehnica: asigurati-va ca platforma de HR ofera suport tehnic si asistenta pentru orice intrebari sau probleme care apar in timpul utilizarii.

Tips & Tricks pentru a maximiza beneficiile utilizarii unei astfel de platforme in procesul de payroll

• Invatati sa utilizati toate functionalitatile platformei – investiti timp pentru a invata sa utilizati toate functionalitatile platformei pentru a economisi timp si a reduce riscul de erori in procesul de payroll.
• Pastrati securitatea datelor – asigurati-va ca datele angajatilor si ale companiei sunt protejate prin utilizarea masurilor de securitate adecvate.
• Beneficiati de asistenta tehnica – utilizati serviciul de asistenta tehnica oferit de platforma pentru a obtine ajutor in cazul in care intampinati probleme.

 

Concluzii

Orice companie care isi doreste eficenta si productivitate intelege importanta unei bune administrari a payroll-ului si a utilizarii unei solutii digitale de HR. 

O buna administrare a payroll-ului reduce riscul de erori si neconformitati, iar utilizarea unei platforme digitale de HR poate aduce multe beneficii, cum ar fi economisirea timpului si a resurselor si reducerea costurilor.

Astfel, indemnam la actiune si la explorarea optiunilor de platforme digitale de HR disponibile pe piata pentru a optimiza procesul de payroll. Alegerea unei platforme potrivite poate face diferenta in administrarea payroll-ului. Investiti intr-o astfel de platforma pentru a imbunatati eficienta si productivitatea departamentului de HR si a intregii companii.

 

Programeaza un demo gratuit pentru digitalizarea si eficientizarea procesului de payroll

Indiferent de domeniul de aplicare, adoptarea solutiilor digitale specializate poate aduce beneficii semnificative in ceea ce priveste simplificarea si eficientizarea activitatilor din cadrul departamentelor de HR. Aceste beneficii nu se limiteaza doar la nivel administrativ, ci se reflecta si la nivel personal, oferind angajatilor oportunitatea de a se integra si dezvolta profesional mai rapid si cu mai putin efort.

In ceea ce priveste procesul de payroll, utilizarea unei platforme digitale de HR poate aduce numeroase avantaje, printre care economisirea timpului si a banilor, eliminarea sarcinilor repetitive si consumatoare de timp, precum si posibilitatea de a ne concentra mai mult pe dezvoltarea oamenilor din cadrul organizatiei.

Daca esti interesat sa descoperi cum o astfel de solutie digitala care poate eficientiza si optimiza procesul de payroll in cadrul companiei tale, te invitam sa programezi un demo gratuit al platformei noastre de HR. In cadrul acestui demo, vei putea testa functionalitatile platformei si vei afla cum aceasta poate fi adaptata la nevoile specifice ale companiei tale.

Implementarea unei astfel de solutii trebuie sa fie o decizie strategica pentru orice companie, avand in vedere beneficiile pe termen lung pe care le poate aduce in ceea ce priveste redefinirea proceselor de lucru si imbunatatirea performantei organizatiei. Contacteaza-ne si programeaza un demo gratuit pentru a incepe procesul de digitalizare si eficientizare a procesului de payroll!

Planifica un demo gratuit si optimizeaza-ti procesul de payroll cu ajutorul platformei colorful.hr!

De 22 de ani, colorful.hr digitalizeaza procesele de HR, oferindu-le specialistilor instrumentele de care au nevoie pentru a fi performanti. De la soft-uri pentru pontaj, salarizare, administrarea personalului si a documentelor care simplifica partea de HR admin, pana la solutii digitale ce contribuie la cresterea companiei cu ajutorul unor module dedicate recrutarii (Applicant Tracking System), dezvoltarii personalului (Learning Management System) si analizei datelor. Aditional, se ofera servicii externalizate pentru recrutarea personalului, leasing de personal, consultanta legislativa, salarizare si administrare de personal.