Pastrarea si arhivarea documentelor: legislatie, proceduri, sanctiuni

Arhivarea unor documente ce apartin societatilor comerciale si institutiilor este obligatorie, potrivit legislatiei in vigoare. Mai jos, poti afla ce documente si pe ce perioade trebuie arhivate, care sunt conditiile de pastrare a documentelor, precum si ce sanctiuni risca cei care nu arhiveaza documentele institutiei/firmei. 

• Cadru legislativ
• Perioadele pentru care trebuie arhivate documentele si care sunt acestea
• In ce conditii trebuie pastrate documentele
• Ce sanctiuni se aplica daca nu se respecta legea arhivarii documentelor

Cadru legislativ

Arhivarea documentelor este reglementata prin Ordinul Ministrului Finantelor Publice nr. 2634/2015 privind utilizarea unor formulare financiar-contabile. Potrivit acestei legi, documentele justificative, registrele de contabilitate si alte documente financiar-contabile trebuie arhivate la sediul social sau la cel secundar, pe hartie sau in format electronic. 

Legea nr. 31/1990 privind societatile comerciale vine in completarea ordinului de mai devreme, cu detalii privind arhivarea documentelor contabile. Aceasta prevede ca:

• Arhivarea trebuie sa se faca respectand prevederile legale in vigoare;
• Documentele trebuie grupate in mod cronologic si sistematic in dosare numerotate si parafate;
• Documentele contabile si justificative trebuie pastrate in spatii speciale pentru arhivare, dotate cu mijloace de prevenire si stingere a incendiilor, precum si asigurate impotriva degradarii, distrugerii si sustragerii;
• Documentele trebuie eliminate din arhiva dupa expirarea termenului legal de pastrare. Acest lucru se realizeaza prin intocmirea unui proces-verbal, care va fi adaugat la Registrul de evidenta de catre o comisie coordonata de administrator si de un ordonator de credite. 

Aceeasi lege mai spune ca, in cazul fuzionarii cu o alta societate, sau daca este vorba de lichidare, documentele ambelor entitati trebuie arhivate separat. Cu alte cuvinte, chiar si in cazul in care societatea isi inceteaza activitatea, documentele neexpirate trebuie predate arhivei statului. 

In plus, Legea nr. 31/1990 mai prevede ca arhivarea documentelor se aplica in cazul urmatoarelor entitati:

• Societati comerciale;
• Societati si companii de stat;
• Regii autonome;
• Institutii nationale de cercetare-dezvoltare;
• Societati cooperatiste;
• Institutii publice, asociatii si persoane juridice cu sau fara scop patrimonial;
• Subunitati fara personalitate juridica, ce apartin unor persoane juridice, in cazul in care sediul persoanelor juridice si cel al subunitatilor se afla unul in tara si unul in strainatate;
• Organisme de plasament colectiv neconstituite prin act constitutiv. In aceasta categorie intra pensiile facultative, cele private si alte entitati organizate potrivit Codului Civil.

Perioadele pentru care trebuie arhivate documentele si care sunt acestea

In general, documentele trebuie arhivate pe o perioada de 5, 10 sau 50 de ani, in functie de caz. 

Astfel, se pastreaza pe o perioada de cinci ani, incepand cu data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, in cazul in care necesitatile proprii ale entitatii nu impun pastrarea pe o perioada mai lunga de timp, urmatoarele documente:

• nota de receptie si constatare de diferente;
• bon de predare;
• transfer, restituire;
• bon de consum;
• bon de consum (colectiv);
• lista zilnica de alimente;
• dispozitie de livrare;
• fisa de magazie;
• lista de inventariere;
• lista de inventariere (pentru gestiuni global-valorice);
• chitanta;
• chitanta pentru operatiuni in valuta;
• dispozitie de plata/incasare catre casierie;
• borderou de achizitie;
• borderou de achizitie (de la producatori individuali);
• decont pentru operatiuni in participatie;
• ordin de deplasare (delegatie);
• ordin de deplasare (delegatie) in strainatate (in cazul transporturilor internationale);
• decont de cheltuieli (pentru deplasari externe);
• decont de cheltuieli valutare (pentru transporturi internationale);
• nota de debitare/creditare;
• fisa de cont pentru operatiuni diverse;
• fisa de cont pentru operatiuni diverse (in valuta si lei);
• decizie de imputare;
• angajament de plata.

Este bine de stiut ca documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de cinci ani se pastreaza pe perioada aferenta duratei de viata utile a acestora.

Mai apoi, registrele de contabilitate obligatorii, asa cum sunt registrul-jurnal, registrul-inventar si cartea mare, precum si documente justificative care stau la baza inregistrarii din contabilitatea financiara, cu exceptia celor care trebuie pastrare timp de cinci ani, se pastreaza pe o perioada de 10 ani incepand de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite. 

In fine, statele de salarii se pastreaza pe o perioada de 50 de ani. 

Pastrarea acestor documente este necesara:

• Pentru a avea acces rapid la informatiile dintr-o anumita perioada din trecut;
• Pentru a face dovada tuturor activitatilor/operatiunilor efectuate de entitate intr-o anumita perioada trecuta;
• Pentru a servi drept baza materiala informativa de verificat in cazul unei inspectii finale;
• Pentru a se folosi ca proba in justitie. 

In ce conditii trebuie pastrate documentele

Regulile pentru pastrarea si arhivarea documentelor financiar-contabile sunt specifice si stabilite in functie de tipul documentului si de rolul sau. Legea arhivarii este valabila atat pentru documentele pe suport de hartie, cat si pentru cele in format electronic, indiferent daca arhivarea este realizata de firma in cauza sau de o companie subcontractata pentru arhivare. Potrivit legislatiei in vigoare, orice entitate are dreptul de a alege modalitatea de arhivare.

Arhivare documente pe suport de hartie

Arhivarea pe hartie se realizeaza conform prevederilor legale in vigoare, cu respectarea unor reguli generale:

• Documentele trebuie grupate pe dosare, numerotate si snuruite;
• Documentarea se realizeaza cronologic si sistematic pentru fiecare exercitiu financiar la care se refera aceasta;
• Evidenta documentelor se tine cu ajutorul Registrului de evidenta, conform Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996 republicata, ce reglementeaza consemnarea dosarelor, intrarea documentelor in arhiva si miscarea acestora in decursul timpului.

In plus, documentele financiar-contabile pot fi pastrare de operatori economici autorizati in prestare de servicii de arhivistica. In acest caz, raspunderea privind pastrarea documentelor revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia de a gestiona entitatea beneficiara. 

Arhivarea documentelor in format electronic

Ca o alternativa la arhivarea pe suport de hartie, Ordinul Ministrului de Finante Publice nr. 2634/2015 mai prevede si posibilitatea de pastrare a documentelor in format electronic. Similar documentelor pe hartie, si cele in format electronic trebuie grupate pe dosare si numerotate, iar numerotarea trebuie realizata cronologic si sistematic pentru fiecare exercitiu financiar la care se refera. 

In cazul in care evidenta contabila este tinuta cu ajutorul programelor informatice, Legea nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica spune ca documentele pot fi pastrate pe suporturi tehnice, pe durata termenelor prevazute de legislatia in vigoare, cu conditia sa poata fi listate in orice moment, in functie de necesitatile entitatii sau la cererea organelor de control. Spre deosebire de arhivarea pe hartie, cea electronica reduce costurile si contribuie la eficientizarea activitatii contribuabililor. 

Ce sanctiuni se aplica daca nu se respecta legea arhivarii documentelor

Articolul nr. 109 din Codul de Procedura Fiscala prevede ca evidentele contabile si fiscale, fie ca sunt pe suport de hartie, fie in format electronic, sa fie pastrate si arhivate la domiciliul fiscal al platitorului sau al contribuabilului, la sediul social sau la sediile secundare ale entitatii ori la sediul unei societati autorizate pentru prestarea serviciilor de arhivare. De asemenea, documentele trebuie prelucrate si arhivate in intervalul 1-25 al lunii urmatoare perioadei fiscale de raportare. 

In cazul arhivelor electronice, platitorul este obligata sa pastreze si programele informatice in cadrul carora a generat documentele. Mai mult, contribuabilii sunt obligati sa utilizeze, pentru activitatea desfasurata, documente primare si de evidenta contabila prevazute de lege si sa completeze integral rubricile formularelor, corespunzator operatiunilor inregistrate. In caz contrar, pot fi sanctionati cu amenda. 

Nerespectarea obligatiei de a pastra si de a prezenta organului fiscal documentele arhivate pe suport de hartie sau in format electronic, precum si aplicatiile care le-au generat, reprezinta contraventie sanctionabila cu amenda, potrivit articolului nr. 336 din Codul de Procedura Fiscala. Amenda variaza intre 2.000 si 3.500 de lei pentru persoanele fizice si societatile mici si intre 12.000 si 14.000 de lei pentru societatile medii si mari. Daca amenda este achitata in termen de 15 zile de la intocmirea procesului-verbal, suma este injumatatita.

Arhivarea documentelor financiar-contabile este vitala pentru a putea avea acces rapid la informatiile dorite din trecut, fie pentru firma, fie la cerere, pentru autoritatile fiscale. De asemenea, documentele arhivate pot fi folosite in instanta, pentru a dovedi respectarea legii, dar si pentru a avea o dovada a tuturor operatiunilor efectuate intr-un anumit interval de timp. In concluzie, procesul de arhivare documente, mai ales financiar-contabile este obligatorie prin lege, altfel, risti plata unei amenzi.

Sursa foto: Shutterstock