ColorfulHR Logo
INCEARCA GRATUIT

Ordinul de deplasare (delegatia)

de Colorful.hr | January 12, 2021

Descarca MODEL ORDIN DEPLASARE (DELEGATIA)

Codul Muncii prevede faptul ca un angajat isi poate desfasura activitatea intr-un alt loc decat cel prevazut expres in contractul individual de munca, pe o perioada de timp variabila. Pe durata delegarii, angajatul isi pastreaza toate drepturile salariale, precum si functia pe care o detine, iar o parte din cheltuielile asociate sunt suportate de angajator. 

Cadrul legislativ

Articolele 42,43,44 din Codul Muncii reglementeaza delegarea sau delegatia. Astfel, conducatorul unitatii emite decizia de delegare (ordinul de deplasare), prin completarea, in Ordinul de deplasare, a datelor persoanei care urmeaza sa efectueze deplasarea, respectiv functia, sarcina pe care o are de indeplinit, locul si durata delegatiei. 

Delegarea reprezinta, practic, exercitarea temporara, de catre salariat, din dispozitia si in interesul angajatorului, a unor lucrari sau sarcini corespunzatoare atributiilor de serviciu, in afara locului sau de munca. Delegarea poate fi dispusa in aceeasi localitate sau in afara acesteia, in cadrul aceleiasi unitati, a unei subunitati sau altei unitati. Nu constituie delegare situatia in care in contractul individual de munca a fost inserata o clauza de mobilitate (executarea atributiilor specifice postului, in locurile specificate in contract). 

Deplasarea in interes de serviciu, cum mai este numita delegarea, reprezinta un act de drept al muncii si nu unul administrativ, fiind obligatorie pentru angajat. Refuzul salariatului de a se conforma reprezinta o incalcare a atributiilor de serviciu si poate atrage raspunderea disciplinara a acestuia, inclusiv desfacerea contractului de munca.  

O astfel de decizie a angajatorului este legala numai daca sunt indeplinite urmatoarele conditii: 

  • existenta unui interes al serviciului ca temei al delegarii; 
  • respectarea felului muncii salariatului; 
  • durata limitata potrivit legii;
  • plata cheltuielilor de transport si cazare, pentru salariat, precum si a indemnizatiei de delegare (diurna), in conditiile prevazute de lege sau de contractul colectiv de munca aplicabil, daca deplasarea dureaza mai mult de 12 ore; 
  • delegarea nu afecteaza raportul juridic de munca dintre angajator si salariat, iar in timpul deplasarii in interes de serviciu, indiferent de durata deplasarii, salariatul isi pastreaza postul si salariul, care nu pot fi reduse, dar pot fi majorate;
  • pe durata deplasarii, nu este posibil transferul de autoritate asupra salariatului, acesta fiind subordonat angajatorului care a dispus delegarea. 

Conform Codului Muncii, decizia unei deplasari in interes de serviciu nu poate fi supusa cenzurii instantelor judecatoresti sub aspectul oportunitatii, dar poate fi contestata in ceea ce priveste legalitatea acestui demers.

Durata delegatiei

Codul Muncii reglementeaza detaliile duratei unei delegatii si impune angajatorului ca poate dispune trimiterea in delegatie a unui angajat pentru o perioada de cel mult 60 de zile calendaristice intr-un interval de 12 luni. Intervalul poate fi prelungit cu perioade succesive de cate 60 de zile calendaristice, dar numai cu acordul angajatului. 

Mai simplu spus, angajatorul poate dispune delegarea unui subordonat, fara sa fie necesar acordul acestuia pe o perioada de cel mult 60 de zile, cumulat, pe parcursul unui an calendaristic. Deplasarile in interes de serviciu care depasesc 60 de zile lucratoare nu se pot face decat cu acordul explicit al angajatului, iar refuzul acestuia nu poate sa reprezinte un motiv pentru sanctionare disciplinara.

Citeste si: Codul Muncii: ce drepturi si obligatii au angajatorul si angajatul. 

Ordin de deplasare

Utilizarea ordinului de deplasare

Ordinul de deplasare (documentul care arata ca angajatul se afla in delegatie) trebuie intocmit pentru orice deplasare, indiferent de durata acesteia sau daca este sau nu in aceeasi localitate, si are scopul de a justifica eventualul avans sau solicitarea de decontare a cheltuielilor. Documentul dovedeste ca angajatul se afla in timpul orelor de program (cu toate drepturile si obligatiile care decurg de aici). In cazul in care, la decontarea avansului, suma cheltuielilor efectuate este mai mare decat avansul primit, pentru diferenta se intocmeste o dispozitie de plata catre casierie. Daca la decontare, sumele reprezentand cheltuielile efective justificabile sunt mai mici decat avansul, diferenta de restituit se depune la casierie pe baza de dispozitie de incasare.

Conform dispozitiilor ordinului 2634/2015, documentele justificative care se refera la deplasarea unui angajat, indiferent de durata sau locul acestea – in localitatea sau in alta, trebuie sa cuprinda urmatoarele elemente principale: 

  • denumirea/numele si prenumele si, dupa caz, sediul persoanei juridice/adresa persoanei fizice care intocmeste documentul, ca reprezentant al angajatorului;
  • numarul documentului si data intocmirii acestuia;
  • mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii economico-financiare (cand este cazul);
  • continutul operatiunii economico-financiare si, atunci cand este necesar, temeiul legal al efectuarii acesteia;
  • datele cantitative si valorice aferente operatiunii economico-financiare efectuate, dupa caz;
  • numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiunii economico-financiare.

Concret, ordinul de deplasare se intocmeste de angajatul care pleaca in delegatie, iar cheltuielile de deplasare sunt suportate de firma la care lucreaza. Documentul este valabil atunci cand este semnat de angajator sau de reprezentantul autorizat al acestuia si are numar de inregistrare. Ordinul de deplasare trebuie sa prevada daca se aloca sau nu un avans pentru cheltuielile prilejuite de deplasare. 

Circulatia ordinului de deplasare

Inainte de plecarea in delegatie, ordinul de deplasare va fi inaintat departamentului financiar-contabil pentru acordarea unui avans spre decontare, daca aceasta este procedura stabilita de entitate sau daca este necesar. Stampilarea ordinului de deplasare nu mai constituie o obligatie legala, dar firmele pot opta sa aplice stampila, ca o masura suplimentara de justificare a unei deplasari.

Ordinul de deplasare se afla permanent in posesia angajatului aflat in delegatie. Acesta are obligatia de a dovedi prin documente justificative deplasarea.

La intoarcerea in unitate, angajatul va completa in ordinul de deplasare (delegatie) avansul primit spre decontare la plecare, cheltuielile efectuate in baza documentelor justificative si diferenta de primit sau de restituit. Odata depus, ordinul se va aproba de conducatorul unitatii si se va transfera la departamentului financiar-contabil pentru verificarile finale, inchiderea acestuia (a diferentei de plata sau de incasat) si inregistrarea in evidentele financiar-contabile.

Legea 70/2015 prevede ca platile din avansuri spre decontare, insumate, se pot face in limita unui plafon zilnic maxim de 5.000 lei. 

Pe perioada delegarii, salariatul are dreptul la diurna, adica la o suma de bani, daca durata delegarii este mai mare de 12 ore. Nivelul diurnei se stabileste prin lege. Valoarea diurnei interne pentru personalul autoritatilor si institutiilor publice este de 20 lei/zi, cu conditia ca deplasarea sa se efectueze la o distanta mai mare de cinci kilometri fata de locul permanent de munca, potrivit HG 714/2018.

Pentru salariatii din sistemul privat, diurna poate sa fie impozabila sau neimpozabila. Cea care nu se impoziteaza are valoarea de maximum 50 lei/zi. Daca valoarea diurnei este mai mare de  acest nivel, diferenta se incadreaza in venituri asimilate salariilor si va fi supusa impozitarii, urmand sa apara ca atare in statul de salarii.

Vezi AICI o simulare de calcul in cazul acordarii sumelor reprezentand diurne.

Valoarea diurnei, insumate, pentru timpul corespunzator deplasarii, se mentioneaza in ordinul de deplasare. 

Intreprinderile si societatile private au, deseori, o abordare proprie a modului in care se fac decontarile pentru deplasarea angajatilor, fiind admise si cheltuielile pe care le implica deplasarea cu masina personala, daca exista documentele justificative corespunzatoare. Pe de alta parte, toate institutiile fac decontul pentru cazare pe baza de facturi (sunt acceptate chiar si cele in format online), fiind stabilita o limita maxima acceptata. 

Sursa FOTO: Unsplash

Fii la curent cu ultimele noutati in Business si HR!

Daca esti antreprenor, manager sau specialist HR, nu trebuie sa ratezi cele mai utile informatii pentru a creste o echipa productiva si multumita!

    Daca ti-a placut articolul, lasa-ne o parere.
    Average rating: 2.64
    Colorful.hr
    Software in Cloud pentru un HR inteligent, ce te ajuta sa trimiti automat comunicarile catre Revisal.

    Descopera colorful.hr

    Software in Cloud pentru un HR inteligent

    • Salarizare: soft calcul salarii, Revisal automat
    • Pontaj electronic si gestiune concedii
    • Administrare de personal
    • Rapoarte si statistici HR
    • Dosarul electronic al angajatului
    • Recrutare angajati si management personal
    Vezi detalii
    Articole Similare

    RECOMANDARE

    Webinar Legislație

    Află cum poți simplifica procesele de resurse umane, repetitive și consumatoare de timp folosind tehnologia. Experți în resurse umane și legislație vin cu cele mai bune sfaturi.

    Vezi detalii

    Mulțumim pentru răspuns!Persoanele cu profilul tău sunt interesate de următorul material:

    Află cum poți simplifica procesele de resurse umane, repetitive și consumatoare de timp folosind tehnologia. Experți în resurse umane și legislație vin cu cele mai bune sfaturi.

    Vezi detalii

    RECOMANDARE

    Ghid pentru alegerea unui soft de HR

    Alegerea unui soft pentru HR poate fi ușoara, dacă urmezi pașii corecți! Descarcă ghidul GRATUIT!

    Mulțumim pentru răspuns!Persoanele cu profilul tău sunt interesate de urmatorul material:

    Ghid pentru alegerea unui soft de HR

    Alegerea unui soft pentru HR poate fi ușoara, dacă urmezi pașii corecți! Descarcă ghidul GRATUIT!