Onboarding digital: ghid complet pentru o experienta imbunatatita a angajatului

• Onboarding digital? De parca nu erau lucrurile deja complicate
• Onboarding digital – ce este si cum de a devenit popular
• Beneficiile nu chiar atat de evidente ale unui plan de onboarding remote
• 7 pasi pentru crearea unui plan de onboarding virtual
• Vrei sa te apuci de treaba? Simplifica-ti munca cu o platforma dedicata de onboarding digital

Onboarding digital? De parca nu erau lucrurile deja complicate

Esti specialist HR, ai vrut sau vrei sa implementezi un plan de onboarding digital bine pus la punct in compania ta, dar de gandesti ca reactia managerilor pe care vrei sa ii implici in proces va fi „Chiar trebuie sa imi bat capul si cu asta?”, iar acolo se va sfarsi totul. 

Cand vine vorba de procesul de inductie, lucrurile pot fi…dificile, nestandardizate si imprastiate, chiar daca acest moment al integrarii reprezinta o etapa esentiala pentru noul angajat. De la rata de retentie, pana la motivatie si disponibilitatea angajatilor de a recomanda compania, un onboarding reusit joaca un rol important in toate aceste aspecte. 

Cu toate acestea, 88% dintre companii nu fac onboarding cum trebuie, conform angajatilor. Iar astfel, inainte sa iti dai seama, talentele pe care le-ai atras cu greu in ultimele luni, pleaca. Pentru ca nu se pot integra, nu se simt motivati sau nu-si inteleg rolul pe deplin.

Daca inainte de pandemie puteam spune ca era mai usor sa te asiguri ca noul angajat a ajuns unde trebuie si stie ce sa faca (doar era in acelasi birou, intr-un mod destul de convenient), acum lucrurile s-au complicat. Cu o forta de munca dispersata, lucrurile nu sunt prea simple, iar integrarea angajatilor depinde de instrumente digitale, solutii de self-service si multe tool-uri pe care trebuie sa si le insuseasca. 

Noua dinamica a pietei muncii are nevoie de un proces de onboarding online, care sa evolueze constant, pentru a tine pasul cu nevoile angajatilor. Daca inca nu stii de unde sa incepi, este perfect in regula, tocmai de aceea am pregatit un ghid complet care sa te indrume in crearea unui plan de onboarding digital potrivit nevoilor tale.

Onboarding digital – ce este si cum de a devenit popular

Onboardingul este perioada de inductie (sau acomodare) prin care trece angajatul in primele saptamani sau luni de la angajare, timp in care ar trebui sa se familiarizeze cu rolul pe care-l are, noii colegi, sarcinile si procedurile companiei. Cand vine vorba de onboarding digital, procesele de training, cunoastere si acomodare se intampla online, folosind, de cele mai multe ori, o platforma dedicata. In timp ce ambele metode (inductie offline sau onboarding virtual) urmaresc obiective similare, ceea ce le diferentiaza este mediul in care au loc si eficacitatea finala. In plus, orice program de onboarding online poate fi la fel de eficient atat pentru angajatii care lucreaza de la distanta, cat si pentru restul angajatilor.

Sa iti faci un plan de onboarding virtual nu este o optiune care a aparut recent, e disponibil de multa vreme, iar multe companii si-au dezvoltat procese de inductie mixte pe parcursul anilor. Insa, normalizarea muncii la distanta a normalizat si crearea programelor de onboarding remote, datorita accesibilitatii nepartinitoare fata de toti angajatii.

Cu toate acestea, indiferent daca angajatii tai lucreaza de la sediu, remote sau hibrid, exista mai multe motive pentru care un onboarding digital este cea mai buna varianta.

Beneficiile nu chiar atat de evidente ale unui plan de onboarding remote

Bineinteles, un plan de onboarding virtual este o alegere buna din punct de vedere al costurilor, este eficient si accesibil de oriunde, insa ne propunem sa trecem de beneficiile evidente si sa iti prezentam cateva perspective un pic mai personale, pe care le-am observat in anii pe care i-am petrecut creandu-ne si imbunatatindu-ne propriul proces de onboarding digital in calitate de companie.

• De indata ce ai un plan de onboarding, lucrurile devin doar mai bune

Tot haosul si confuzia se risipesc de indata ce iti pui cap la cap ideile si procesele. Nu mai exista „noi nu facem onboarding”, exista doar „facem onboarding si incercam sa ne imbunatatim constant procesul”. Poate nu vei sti la inceput daca reteta perfecta companiei tale inseamna un onboarding de 30 de zile, 60 de zile, 6 luni sau chiar mai mult. Dar vei trimite chestionare de feedback si vei ajusta lucrurile pe parcurs. Poate nu ai acum in minte toate responsabilitatile unui mentor de onboarding in cap, dar totul va deveni mult mai clar cu timpul. Principalul beneficiu pe care ti-l da un plan de onboarding digital e faptul ca iti pune la dispozitie instrumentele necesare pentru a executa, analiza si imbunatati acest proces esential companiei. 

• Iti creste rata de retentie (e aproape *magic*)

Nu spunem noi asta, ci studiile. 

• 23% dintre angajati care au renuntat in primele 6 luni la locul de munca spun ca niste linii mai clare in ceea ce priveste responsabilitatile lor i-ar fi ajutat sa ramana. 
• Procesele de onboarding bine facute pot imbunatati retentia noilor angajati cu 82%. 
• 69% dintre angajatii care participa la programe structurate de onboarding au sanse mai mari sa ramana intr-o companie timp de 3 ani. 

Stim cu totii sentimentul de a ajunge la un nou loc de munca si sa nu aiba nimeni timp de noul coleg, indiferent daca lucrezi in HR sau nu. Nu stii ce sa faci, nu stii cu cine sa vorbesti, simti ca parca n-ai nimerit unde trebuie. O zi, doua, o saptamana, poate mai mult, pana isi aduce aminte cineva de tine si de motivul pentru care ai fost angajat. Sau poate ca ajungi la noul loc de munca si cineva e foarte entuziast sa te aiba acolo. Atat de entuziast incat simti ca totul se petrece pe repede inainte, nu intelegi toate procedurile, responsabilitatile si trebuie sa incepi sa lucrezi si sa fii productiv, ca doar au trecut deja doua ore de cand ai ajuns acolo. 

Din pacate asa se intampla in multe companii care nu au un plan de onboarding standardizat. Fiecare nou angajat trece printr-un haos personalizat. Dar, odata ce exista o procedura, nu mai exista scuze, iar online, lucrurile chiar pot fi organizate. Vei trece, pas cu pas, prin tot ce inseamna hartii, proceduri, training, colegi, socializare, cunoastere si acomodare. Parca suna mai bine, nu? 

•  E foarte eficient pe termen lung

Cand totul se desfasoara online, ar trebui sa privim asta ca pe o oportunitate de a imbunatati procesul de onboarding. Dintr-odata, ai sansa de a-ti conecta cei mai talentati mentori cu noii angajati, indiferent de locatie. Ai ocazia sa te concentrezi pe imbunatatirea sesiunilor 1:1 dintre manageri si angajati, pentru ca nu mai exista bariere precum „avem disponibilitate pentru sala asta doar 30 de minute”. Ai motivatia de a-ti crea cel mai bun ghid de onboarding pentru noii angajati, pentru ca stii ca este esential unei companii care atrage talente de pretutindeni. Sunt lucruri mici, pe care le poti schimba datorita avantajelor pe care ti le ofera mediul online, insa sunt importante. Iar pe parcurs, vei descoperi tot mai multe lucruri care fac diferenta. 

Ideea este ca procesele online, in special cele de onboarding virtual, au potentialul de a deveni mult mai bune prin digitalizare. Tot ce trebuie sa stii este cum sa-ti creezi un proces de onboarding digital, iar pentru asta suntem noi aici. Iata cum poti sa iti pui bazele primului plan de onboarding remote, prin cativa pasi pe care ti-i vom explica in cele ce urmeaza.

7 pasi pentru crearea unui plan de onboarding virtual

Noi credem ca un proces de inductie nu incepe in prima zi la noul job. Stim ca parerile sunt impartite, insa exista atatea aspecte care conteaza inainte de mesajul cu „Welcome to the team”, incat trebuie sa le trecem pe lista. Onboardingul incepe inainte de a intra candidatul in schema, asa ca sa incepem si noi acest Ghid de onboarding digital.

Pasul 1: Pregateste tot: hartii, JDs, informatii

Un proces de onboarding digital presupune si gestionarea online a dosarului angajatului. Inainte de a te apuca de treaba, asigura-te ca ai toate documentele necesare online, in format editabil, alaturi de optiune de semnatura digitala pentru viitorul angajat. 

Apoi, arunca o privire peste Job Descriptions. Sunt la zi? Reflecta realitatea posturilor, a pachetului de beneficii si a informatiilor despre modul de lucru? Sunt multi angajati care nu afla daca pozitia pentru care au aplicat este hibrida, remote sau de la sediu decat in interviul cu recrutorul. Indiferent daca compania ta are sau nu o pagina de cariere, ia in considerare includerea tuturor elementelor relevante in anunturile de angajare:

• Cateva cuvinte despre companie (ca sa inteleaga usor oricine industria pentru care va lucra si cateva informatii de baza despre activitatea companiei)
• Job Description propriu-zis cu responsabilitati si skill-uri pe care ar trebui sa le aiba candidatul
• Beneficii si alte avantaje (pentru ca trebuie si sa oferim, nu doar sa cerem)
• Descrierea procesului de angajare (pas cu pas, nimic complex, dar e important sa setam asteptari cat mai realiste)
• Alte informatii utile: mod de lucru, locatia sediului fizic etc.

Astfel de informatii ajuta candidatii sa inteleaga asteptarile, beneficiile, modul de lucru si cum se va desfasura procesul de angajare. O astfel de deschidere poate motiva candidatii sa aplice, dar va transmite si o imagine pozitiva despre companie.

Pasul 2: Interviul propriu-zis

Daca interviul este online, foloseste asta in avantajul tau! Ai sansa de a folosi mai multe elemente vizuale pentru a-i prezenta candidatului ceea ce face compania la care a aplicat, poate putin din cultura organizationala, cum sunt organizate echipele, care este produsul pe care-l va vinde, promova sau dezvolta. 

Recrutorii din echipa colorful.hr primesc intotdeauna feedback pozitiv pentru procesul de recrutare, iar un factor diferentiator il reprezinta chiar interviul. Ei recomanda sa oferim toate detaliile relevante candidatului in etapa aceasta, pentru a-i seta asteptari realiste. Daca compania noastra angajeaza hibrid si avem candidati care vor sa lucreze remote, ar trebui sa comunicam clar daca ii putem acomoda cererea sau nu. Echipele, modul de lucru, flexibilitatea programului sunt alte aspecte importante, pe care poate candidatul nu le ia in considerare in aceasta etapa, dar vor conta mai tarziu, si ar trebui sa stie din start la ce sa se astepte. 

Acest lucru pare minor, dar te va ajuta sa filtrezi candidatii mai departe de skill-uri, sa-i filtrezi in functie de „organizational culture match”, lucru care e important daca iti doresti sa ii pastrezi pe termen lung.

Nota: Daca ti-ai pus la punct hartiile la pasul 1, acum este momentul sa le folosesti. Trimite oferte de angajare, contractele de munca si alte documente esentiale online. Printr-o platforma dedicata de resurse umane precum colorful.hr, ai la dispozitie o functionalitate prin care iti poti lasa candidatul ca „guest” in aplicatie pentru a gestiona mai usor procesele. Ai posibilitatea de a-i oferi semnatura electronica si documentele online, dar si alte informatii esentiale inainte de prima zi, precum credentiale de acces pentru laptop, email, employee self service. 

Pasul 3: Onboardingul propriu-zis si welcome to the team

Indiferent daca e onboarding digital sau nu, un „bun venit” este esential. Un scenariu de onboarding digital pentru etapa aceasta incipienta ar trebui sa urmeze urmatoarea directie. 

✅ Mesaj de bun venit. Poate fi trimis pe email sau direct in platforma digitala de onboarding. 

✅ Prima intalnire cu buddy-ul. Nimeni nu vrea sa fie lasat singur in prima zi de munca la noul job, asa ca este important ca angajatul sa fie cine este persoana care-i va fi mentor si il va avea in grija pana se acomodeaza. Folosind o platforma dedicata de onboarding, poti conecta aceste doua persoane mult mai usor. 

✅ Toata lumea are nevoie de acces. Pentru a-ti face treaba, ai nevoie de mai mult decat de un mail si un self service. Ar trebui ca angajatul sa primeasca acces acolo unde are nevoie.

✅ Intalnirea echipei. Fie ca este un meeting online sau o prezentare pe chat, ar trebui sa te asiguri ca noul coleg le este prezentat celorlalti membri ai echipei. Cu cateva informatii interesante de background, o gluma sau o descriere personalizata, ca sa sparga gheata asa cum se cuvine. 

✅ Intalnirea cu managerul. Poate fi scurta, poate fi lunga, nu conteaza, asigura-te ca noul angajat isi cunoaste managerul. 

Pasul 4: Cultura organizationala pentru noul angajat

Dupa ce ai terminat toate cele mentionate la punctul anterior, e posibil sa fi trecut deja prima zi a angajatului sau poate doar jumatate din procesul de onboarding digital. Oricare ar fi cazul, nu grabi foarte tare lucrurile, ofera-i un pic de timp sa inteleaga cultura organizationala. Aici este rolul departamentului HR sa se asigure ca noul angajat stie din start ca a ajuns unde trebuie.

✅ Mediul de lucru. Pe langa program, flexibilitate si avantaje precum vinerea scurta, asigura-te ca ii prezinti angajatului o atitudine sanatoata fata de overtime, burnout sau alte momente in care s-ar putea sa se simta coplesit.

✅ Prezinta-i toate activitatile interne. Poate aveti un club de carte in interiorul companiei, sau o zi pe luna in care va adunati sa povestiti sau cursuri externe orientate inspre soft skills pe care le tineti pentru a ajuta angajatii cu abilitati precum time management, comunicare eficienta, negociere etc.

✅ Oportunitatile de invatare si dezvoltare. Cum se desfasoara trainingurile si evaluarile periodice in companie? Cine seteaza obiectivele? Maririle salariale sunt dependente de atingerea obiectivelor? Sunt cateva intrebari care ar trebui sa isi gaseasca raspunsuri transparente cand vine vorba de evaluare si training, iar acesta este un moment prielnic.

✅ Alte lucruri importante. Zile libere pentru ocazii speciale, zile libere pentru voluntariat, compensarea vechimii in companie, cum se intampla maririle salariale, recunoasterea, oferirea de feedback, cat de frecvente sunt intalnirile 1:1 cu managerul, posibilitatea primirii unui mentor pe termen lung in companie etc. Sunt multe aspecte care ar trebui punctate. Fa-ti o lista editabila, si asigura-te ca nu uiti sa le incluzi, doar ai avantajul unui proces de onboarding virtual!

👉 Cauti inspiratie? Descopera idei in infograficul Ce isi doresc angajatii cu adevarat de la un proces de onboarding

Pasul 5: Training pentru rol – absolut necesar

Pasii 3 si 4 ar putea dura o zi, cateva zile, sau maximum o saptamana. Lucrul cert este faptul ca, de indata ce angajatul intelege procesele si s-a acomodat, se poate incepe trainingul propriu zis, pentru rol. 

Indiferent cata experienta are noul angajat, indiferent de compania de la care vine, nu va exista niciodata un job pentru care sa nu fie nevoie de acomodare. Tocmai de aceea ii trebuie un buddy (sau un mentor, daca vrei). Deja ar trebui sa stie cine e, mai ales daca folosesti o platforma dedicata pentru onboarding digital.

Un program de invatare cu ajutorul unui mentor ii poate ajuta pe noii angajati sa inteleaga lucrurile nescrise cand vine vorba de asteptari, proceduri sau fluxuri de lucru. Cu ajutorul unei persoane care ii explica procesele interne le va fi mai usor sa adrese o neintelegere, o intrebare si sa se simta mai mult ca parte a echipei.

Si aceste lucruri functioneaza bine si daca reusesti sa conectezi noii angajati intre ei. De multe ori, oamenii care au fost angajati deodata sau intr-o perioada asemanatoare se imprietenesc mai usor. Pentru ca e mai usor sa fii confuz impreuna cu cineva decat singur. Cu ajutorul unei platforme dedicate de onboarding, noii angajati se pot cunoaste, sa isi scrie si sa se ajute reciproc, caci sunt in acelasi loc. 

Pasul 6: Dupa training nu e sfarsitul

Dupa ce a trecut perioada de proba si onboardingul, ce mai urmeaza? Scurte intalniri, sa verificam ca totul e in regula, ca angajatul se intelege cu managerul, cu echipa, cu alti colegi din alte departamente, ca se simte confortabil sa vorbeasca cu lumea. 

Cand vine vorba de frecventa acestor intalniri, nu exista o reteta perfecta. Poti incepe cu intalniri saptamanale timp de o luna sau doua, iar mai apoi sa le faci bi-saptamanale sau lunare. Este o alegere in functie de modul in care il percepi pe noul coleg. Daca observi ca s-a integrat cu succes si e incantat, poti alege intalniri mai rare, insa tine cont ca nu ar trebui sa sari niciodata de partea de „check-up” de dupa training. Daca te implici, vei avea rezultate pozitive. 

👉 Simti ca ai nevoie de informatii suplimentare? Descarca gratuit whitepaperul Crearea unui proces de onboarding eficient: Ghid pentru managerii de resurse umane. 

Pasul 7: Dezvolta continuu procesul de onboarding digital

Ai terminat cu procesul de onboarding digital, angajatii tai stiu unde sa isi gaseasca toate lucrurile, sa isi faca sarcinile si sunt productivi. Ce-ar mai ramane de facut? Feedback-ul, bineinteles. 

Cand vine vorba de onboarding virtual, ai nevoie sa iti imbunatatesti procesul continuu. Bineinteles, primesti feedback constant prin intalnirile 1:1 pe care le ai cu noii angajati, insa ai nevoie de date cantitative pentru a putea analiza eficienta procesului de la un an la altul. 

Folosind o platforma dedicata de onboarding, ai optiunea de a trimite teste sau chestionare noilor angajati. Astfel, reusesti sa colectezi date usor, sa le tii pe toate intr-un singur loc si sa analizezi mai usor ceea ce merge si ceea ce poate fi imbunatatit. Asa cum am mai spus in sectiunea despre beneficii ale onboardingului digital, lucrurile nu pot fi decat mai bune de acum incolo. Asigura-te ca nu uiti sa colectezi feedback de la noii angajati, si nu uita de interviul de exit. Implica-ti angajatii in procesul de imbunatatire, transforma-ti noii veniti de acum un an in mentori pentru angajatii actuali. 

👉 Ai nevoie de inspiratie pentru exit interview? Avem aici un articol care sa te ajute.

Vrei sa te apuci de treaba? Simplifica-ti munca cu o platforma dedicata de onboarding digital

Onboardingul digital este o functionalitate disponibila in suita colorful.hr in modulul Managementul Personalului. Utilizand-o, companiile pot facilita fara efort un model de onboarding remote. Prin integrarea digitala, angajatii navigheaza fara probleme in faza de integrare in noul lor mediu de lucru. Functionalitatea ajuta la monitorizarea si gestionarea integrarii angajatilor, oferind alocarea completa a sarcinilor, instruire, sesiuni 1-la-1 si multe altele.

Utilizarea unor instrumente digitale pentru integrarea angajatului ajuta la derularea cu succes a procesului. In prima instanta, noilor angajati li se stabileste un plan de instruire, fie unul standard, fie unul construit special. Odata definit acest plan ce contine documente, teste, traininguri si sesiuni 1:1, angajatii primesc un „buddy”, adica un coleg care sa ii ghideze pe parcursul intregului proces. Specialistii HR pot urmari si gestiona onboarding-ul digital, avand acces la denumirea planului de instruire si persoana de referinta pentru acest plan, datele de inceput si de finalizare, activitatea curenta si lista de activitati. Managerul poate vedea planurile si sesiunile de training ale echipei lui, dar si pe cele personale corelate cu calendarul de activitati. Nu in ultimul rand, angajatul are vizibilitate totala asupra perioadei si calendarului de activitati de instruire, statusul acestora, un spatiu personal de incarcare a documentelor si sprijinul trainerului virtual.

Vrei sa iti creezi un proces de onboarding perfect? Consultantii nostri iti pot povesti mai multe despre solutiile colorful.hr. Contacteaza-ne!