Cum iti imbunatatesti afacerea cu un soft de management al timpului

Monitorizarea timpului intr-o companie poate starni in mintea multora ideea de verificare si de urmarire a activitatii angajatilor. Poate insemna si acest lucru, dar nu in sens negativ. In zilele noastre, un soft de management al timpului este printre cele mai folositoare instrumente pe care companiile le au la dispozitie pentru cresterea eficientei si a productivitatii. Si in mod gresit ne gandim doar la gestionarea activitatii angajatilor atunci cand spunem monitorizare, acest lucru insemnand si o organizare mai buna a muncii, o prioritizare a proiectelor si o eficientizare a relatiei cu clientii.

Iata mai jos cateva dintre beneficiile esentiale ale folosirii unui program de time management:

1. Pastreaza angajatii implicati. Crezi ca echipa ta nu face ceea ce ar trebui sa faca si nu termina treaba in deadline-ul stabilit? Acest lucru se poate datora unui management defectuos si nu faptului ca acestia nu-si fac treaba. Un software de management al timpului ii poate ajuta pe angajati sa-si organizeze propriul orar si sarcinile in asa fel incat sa le poata duce la bun sfarsit in intervalul alocat. Acestia pot transforma lupta cu timpul intr-o provocare personala, incercand sa se autodepaseasca de fiecare data. Iar confruntarea lor cu propria productivitate ii ajuta sa lucreze mai usor cu programe si deadline-uri.

2. Imbunatateste cotele de productie si estimarile. Producerea cotelor necesare te ajuta in relatia cu clientii, iar prin pastrarea unor statistici clare legate de timpul necesar de productie poti imbunatati aceasta relatie. Un soft de management al timpului poate genera rapoarte instant despre diferitele proiecte in derulare si timpul necesar implementarii lor astfel incat orice imbunatatire poate fi facuta (aproape) pe loc.

3. Iti taxeaza clientii exact pentru munca depusa. Daca ii intrebi, angajatii pot estima cat timp lucreaza la un proiect, insa de cele mai multe ori estimarile nu coincid cu timpul consumat efectiv. Potrivit statisticilor, in general un task dureaza cu 20 de minute mai mult decat se estimeaza. Acest lucru inseamna ca la 10 taskuri pe saptamana se pierd 200 de minute care raman netaxate. Un soft de gestionare a timpului te ajuta sa eviti astfel de situatii si sa-ti taxezi clientii pentru numarul exact de ore pe care compania ta le-a lucrat pentru ei.

4. Ajuta la prioritizarea proiectelor. Majoritatea programelor de time management au calendar, posibilitatea de a crea alerte si tot felul de instrumente care te ajuta sa-ti organizezi mai bine programul. In acest fel, vei putea cu usurinta sa relochezi anumite proiecte si sa le prioritizezi, in functie de importanta si poti estima numarul de ore petrecute pe fiecare proiect.

5. Ajuta la urmarirea statusului unui proiect. Odata ce paraseste biroul tau, poti pierde urma unui proiect. Cu atatia oameni care se ocupa de el, in diferite faze ale sale, este greu sa tii pasul cu actualizarile, mai ales daca ai mai multe astfel de proiecte sub supraveghere. Un simplu soft de time management nu numai ca listeaza toate proiectele la care se lucreaza in companie, dar prezinta si stadiul in care se afla fiecare si cine lucreza pe ele.

6. Analizeaza performanta echipei. In general, fiecare manager si fiecare companie isi face anumite bilanturi la final de proiect, de trimestru sau de an. Datele si statisticile oferite de un soft de monitorizare a timpului pot fi de un real ajutor in aceste situatii, in care trebuie evaluate performantele echipei si stabilite prioritatile viitoare.

7. Identifica zonele care trebuie imbunatatite. Realizarea unui audit pentru imbunatatirea continua a strategiei de dezvoltare este unul dintre instrumentele cu care managerii de companii lucreaza frecvent. Iar statisticile pe care le ofera un soft de gestionare a timpului sunt esentiale in stabilirea strategiei de viitor si imbunatatirea zonelor in care lucrurile nu merg bine, din punctul de vedere al managementului timpului.

8. Trage un semnal de alarma asupra suprasolicitarii angajatilor. Corelat cu monitorizarea timpului pe care il petrece fiecare angajat pe un proiect, un program de management al timpului arata si numarul de proiecte in care este implicat fiecare membru al echipei si cat de incarcat cu sarcini este. In consecinta, pe baza datelor furnizate, managerul va degreva de sarcini angajatii suprasolicitati si ii va solicita mai mult pe cei care muncesc mai putin.

9. Ajuta la stabilirea recompenselor. Multi dintre angajati se gandesc la monitorizarea timpului de catre angajator ca la un fel de spionaj. Insa acest instrument poate fi folosit si pentru a stabili un sistem de recompense, pe masura implicarii si a muncii depuse. Angajatii care isi depasesc frecvent targeturile si lucreaza eficient pot fi recompensati cu mariri de salariu, prime sau chiar promovari, in urma monitorizarii timpului.

10. Ajuta la acuratetea fiselor de pontaj. Odata ce fisele de pontaj au devenit obligatorii, un program de time management este indispensabil pentru intocmirea acestor rapoarte lunare. Evitarea greselilor, evidenta clara a concediilor si a zilelor libere, calcularea corecta a salariilor sunt doar cateva dintre sarcinile cele mai dificile ale departamentului de HR, dar pe care un soft de gestionare a timpului le poate face instant, doar prin introducerea unor date in sistem.

In consecinta, pentru prioritizarea multitudinii de taskuri zilnice pe care le are in sarcina un manager, dar si pentru eficientizarea activitatii companiei si monitorizarea productivitatii angajatilor, un soft de time management nu mai este de mult un moft, ci o necesitate.