Metodele favorite prin care angajatii pierd timpul la birou. Cand devine ineficienta salariatilor o problema a managementului

Trebuie sa recunoastem ca fiecare dintre noi a pierdut sau inca mai pierde timpul la serviciu. Fie pentru ca apare o problema personala pe care trebuie sa o rezolvam urgent, fie pentru ca suntem prea obositi si avem nevoie de o pauza, cei mai multi dintre noi isi rezerva pentru sine o perioada din timpul programului. In acest interval, ori ajungem sa citim ceva interesant pe internet, ori stam pe retelele de socializare, ori vorbim la telefon cu un membru al familiei sau cu un prieten.

Am vazut ca relaxarea la birou este un element foarte important pentru a indeparta stresul si pentru a fi productivi insa depinde cat timp ne relaxam si cat timp acordam sarcinilor pe care le avem de indeplinit la locul de munca.

Potrivit unui sondaj realizat de Salary.com, aproape 70% dintre angajati recunosc ca pierd timpul la birou in fiecare zi, cei mai multi (doua treimi) – intre o jumatate de ora si o ora. Exista insa si 2% care spun ca sunt preocupati cu altceva intre 4 si 5 ore din timpul de lucru.

Care sunt zilele in care angajatii sunt ”mai predispusi” sa piarda timpul? Exista in randul angajatilor si al angajatorilor o perceptie potrivit careia lunea este cea mai urata zi din saptamana pentru ca vine dupa doua zile de relaxare in weekend, iar trecerea la o noua zi de lucru si o noua saptamana este dificila. Specialistii sustin insa ca desi lunea, salariatii intra mai greu in dispozitia de a lucra opt ore pe zi, prima zi a saptamanii este alaturi de marti una dintre cele mai productive.

Cand pierd angajatii cel mai mult timp la birou si ce fac cand nu muncesc

Iar ziua cea mai putin productiva, in care salariatii pierd cel mai mult timp la serviciu este ziua de vineri. Aceasta concluzie era de asteptat, avand in vedere ca in ultima zi a saptamanii, salariatii sunt obositi si nu se gandesc decat la relaxarea din weekendul care urmeaza. De aceea, fie isi programeaza inca din timpul saptamanii mai putine lucruri de facut in ultima zi, fie isi pierd concentrarea si le lasa pentru saptamana urmatoare, cert este ca vinerea angajatii mai mult stau decat muncesc.

Iar in timpul zilei, perioadele frecvent pierdute sunt dimineata – pentru ca intarzie sau pentru ca isi rezerva o perioada din timpul de lucru pentru a-si bea cafeaua si pentru a barfi despre ce a mai facut fiecare coleg de cand nu s-au mai vazut – sau la pranz – cand pauza de masa depaseste aproape intotdeauna ora prevazuta in contract.

Un sondaj online realizat de CareerBuilder care a inclus peste 2.000 de manageri de resurse umane si peste 3.000 de angajati din toate industriile prezinta si “ispitele” care ii tin pe angajati departe de munca. Dupa cum era de asteptat, internetul si in mod special retelele sociale sunt responsabile pentru mult din timpul pierdut de angajati la birou (39% dintre respondenti au spus acest lucru).

Insa nu aceasta este principala cauza. Pe primele locuri la factori care ii tin pe angajati din treaba sunt telefoanele si mesajele/chat-ul in scop personal (50%) si barfa la birou (42%). Alte moduri in care angajatii pierd timpul sunt pauzele de cafea si de tigara (27%), intalnirile (23%) si cititul/trimisul de e-mailuri (23%).

Exista insa si lucruri mai putin obisnuite pe care angajatii le fac in timpul programului de lucru. Iata o lista realizata de angajatori:

• Isi aduc copiii sau animalele de companie la serviciu si trebuie sa aiba grija de ei/ele;
• Isi fac selfie-uri la baie;
• Angajatele se machiaza sau isi schimba hainele la birou;
• Folosesc computerele de serviciu in interes personal (printeaza carti, scaneaza proiectele copiilor pentru scoala etc.);
• Unii chiar dorm, dar spun ca se roaga/mediteaza;
• Joaca fotbal in curtea biroului.

(Probabil de aceea unele dintre companii au inclus o serie din aceste activitati in metodele de relaxare la birou.)

Cand ineficienta angajatilor devine o problema a managementului

Angajatorii au tendinta sa dea vina exclusiv pe angajati atunci cand acestia pierd timpul la birou insa specialistii in resurse umane atrag atentia ca daca situatia se generalizeaza si nu mai vorbim doar de doi-trei angajati lenesi, atunci problema se afla la management.

Pe langa telefoane personale si stat pe retelele sociale, intre raspunsurile date de angajati despre motivele pentru care pierd timpul la birou s-au regasit si faptul ca munca nu ii satisface, nu se simt suficient provocati, se plictisesc si/sau nu le place ceea ce fac. De asemenea, intrebati care sunt factorii care le distrag atentia cel mai frecvent, angajatii au indicat colegii ineficienti, birocratia inutila de la birou, prea multe sarcini, dar si seful direct.

In consecinta, in astfel de situatii, solutia rezolvarii problemei se afla la management. Un lider bun se vede dupa eficienta echipei pe care o dezvolta si o conduce, dupa obiectivele pe care le seteaza si le indeplineste. Daca liderul nu este eficient, nici echipa sa nu va performa. Daca managerul nu isi propune obiective cu echipa pe care o conduce si nu are asteptari, atunci angajatii vor face ceea ce vor dori, inclusiv vor pierde timpul la munca.

Multi dintre angajati fac numai ceea ce li se spune. Daca nu li se cere sa faca ceva anume sau daca instructiunile sunt prea vagi sau plictisitoare, nu este o surpriza ca cei mai multi vor prefera sa vorbeasca mai degraba cu vecinul de birou sau sa-si verifice pagina de Facebook decat sa faca treaba.

Ce trebuie sa faca managerii pentru a-si eficientiza echipele

Specialistii in resurse umane spun ca rezolvarea problemei cu pierderea timpului la birou incepe inca de la angajare. Managerul trebuie sa aiba o viziune clara asupra a ceea ce vrea de la viitorul angajat, care va fi locul acestuia in organizatie si rolul pe care il va juca in echipa. Astfel, transmitandu-i care sunt asteptarile sale si ale organizatiei de la el, proaspatul angajat va afla ceea ce are de facut inca din prima zi de la angajare.

Dupa acest prim pas, liderul trebuie sa actualizeze continuu lista cu sarcini si asteptari pe care le are din partea fiecarui membru al echipei si sa le ofere in mod constant feed-back acestora. Elementul esential este ca fiecare angajat sa inteleaga de la bun inceput exact ceea ce are de facut si care este rolul sau.

Cand angajatii vad ca efortul lor este esential in echipa si contribuie la succesul general, se simt provocati si sunt motivati sa faca si mai mult pentru a demonstra ca sunt printre cei mai buni.