Managementul online al documentelor: consistenta, acuratete si eficienta

Istoric vorbind, activitatea departamentului HR este asociata cu managementul unui numar foarte mare de documente. Atunci cand spui „HR”, spui „pontaje”, „salarizare”, „Revisal”, „CV-uri”, „evaluari” si multe alte cuvinte-cheie care au in spatele lor numeroase documente. Practic, specialistul HR este un magician al documentelor, fiind nevoit sa jongleze cu template-uri, date personale ale angajatilor, raportari catre organele statului si catre conducerea companiei. Pe masura ce numarul si complexitatea documentelor creste, specialistul HR are din ce in ce mai putin timp la dispozitie pentru a-si pune in valoare creativitatea. El devine atat de impovarat de documente, incat nu se poate concentra pe rolul sau principal, cel de suport pentru angajati si legatura acestora cu echipa de conducere a companiei.

Sarcina sa este simplificata semnificativ de adoptarea unui sistem pentru managementul online al documentelor. Deja prezent de cativa ani in portofoliul furnizorilor de solutii software HR, adoptia de catre companii a acestuia a fost accelerata de valul de transformare digitala generat de perioada pandemiei. Sistemul permite gestionarea documentelor in mod eficient si in conformitate cu legislatia in vigoare. De asemenea, el asigura securitatea, confidentialitatea si consistenta datelor angajatului, transmiterea rapida de documente cu date actualizate si extragerea de rapoarte fidele situatiei in orice moment.

Un modul de management al documentelor agrega toate informatiile din dosarul electronic al angajatului si le standardizeaza. Acestea formeaza o arhiva digitala a tuturor angajatilor, o baza de date complexa prin intermediul careia sunt generate automat documente si pot fi executate cautari si filtrari dupa diverse criterii. Traseul profesional al angajatului este la un clic distanta, la fel ca istoricul in companie, certificarile si evolutia sa in cadrul echipei. Contractul de munca, anexele, adeverintele, cererile si documentele personale, toate pot fi grupate intr-un singur loc, intr-un dosar electronic al angajatului!

Arhiva permite vizualizarea documentelor lipsa sau a celor care urmeaza sa expire, astfel incat sa puteti solicita angajatilor documentele actualizate pentru a pregati oricand compania in situatia unui audit. De asemenea, auditul va aprecia trasabilitatea documentelor, sistemul fiind capabil sa urmareasca toate actiunile efectuate pe un document, cum ar fi partajarea, descarcarea si stergerea. Parte din aceste documente avand un caracter confidential, le puteti partaja in siguranta cu o terta parte, cum ar fi echipele juridice, ofiterii de conformitate etc.

Solutia digitala pentru managementul documentelor dezvoltat de colorful.hr, disponibil atat on premise, cat si in cloud, vine cu o serie de caracteristici avansate. Astfel, pentru a eficientiza activitatea, a fost implementat un mecanism de recunoastere a documentelor, scanate dupa QR code. Procesul incepe de la generarea documentelor din sistem cu un QR code. La incarcarea in sistem a documentelor semnate nu mai este nevoie de incarcarea fiecaruia si de completarea metadatelor. Recunoasterea si organizarea documentelor si a fiecarei pagini a documentului, cu identificarea de pagini lipsa, se face pe baza de QR code.

Aceasta este doar una dintre caracteristicile ce diferentiaza modulul dezvoltat de colorful.hr prin intermediul careia managementul documentelor HR se face in ritm accelerat. Descopera mai multe despre beneficiile oferite de un soft pentru digitalizarea managementului documentelor pe colorful.hr acesta sau contacteaza unul dintre consultanti!