ColorfulHR Logo
INCEARCA GRATUIT

Managementul online al documentelor: consistență, acuratețe și eficiență

de Alexandra Ciarnau | November 9, 2021

Istoric vorbind, activitatea departamentului HR este asociată cu managementul unui număr foarte mare de documente. Atunci când spui „HR”, spui „pontaje”, „salarizare”, „Revisal”, „CV-uri”, „evaluări” și multe alte cuvinte-cheie care au în spatele lor numeroase documente. Practic, specialistul HR este un magician al documentelor, fiind nevoit să jongleze cu template-uri, date personale ale angajaților, raportări către organele statului și către conducerea companiei. Pe măsură ce numărul și complexitatea documentelor crește, specialistul HR are din ce în ce mai puțin timp la dispoziție pentru a-și pune în valoare creativitatea. El devine atât de împovărat de documente, încât nu se poate concentra pe rolul său principal, cel de suport pentru angajați și legătura acestora cu echipa de conducere a companiei.

Sarcina sa este simplificată semnificativ de adoptarea unui sistem pentru managementul online al documentelor. Deja prezent de câțiva ani în portofoliul furnizorilor de soluții software HR, adopția de către companii a acestuia a fost accelerată de valul de transformare digitală generat de perioada pandemiei. Sistemul permite gestionarea documentelor în mod eficient și în conformitate cu legislația în vigoare. De asemenea, el asigură securitatea, confidențialitatea și consistența datelor angajatului, transmiterea rapidă de documente cu date actualizate și extragerea de rapoarte fidele situației în orice moment.

Un modul de management al documentelor agregă toate informațiile din dosarul electronic al angajatului și le standardizează. Acestea formează o arhivă digitală a tuturor angajaților, o bază de date complexă prin intermediul căreia sunt generate automat documente și pot fi executate căutări și filtrări după diverse criterii. Traseul profesional al angajatului este la un clic distanță, la fel ca istoricul în companie, certificările și evoluția sa în cadrul echipei. Contractul de muncă, anexele, adeverințele, cererile și documentele personale, toate pot fi grupate într-un singur loc, într-un dosar electronic al angajatului!

Arhiva permite vizualizarea documentelor lipsă sau a celor care urmează să expire, astfel încât să puteți solicita angajaților documentele actualizate pentru a pregăti oricând compania în situația unui audit. De asemenea, auditul va aprecia trasabilitatea documentelor, sistemul fiind capabil să urmărească toate acțiunile efectuate pe un document, cum ar fi partajarea, descărcarea și ștergerea. Parte din aceste documente având un caracter confidențial, le puteți partaja în siguranță cu o terță parte, cum ar fi echipele juridice, ofițerii de conformitate etc.

Modulul pentru managementul online al documentelor dezvoltat de colorful.hr, disponibil atât on premise, cât și în cloud, vine cu o serie de caracteristici avansate. Astfel, pentru a eficientiza activitatea, a fost implementat un mecanism de recunoaștere a documentelor, scanate după QR code. Procesul începe de la generarea documentelor din sistem cu un QR code. La încărcarea în sistem a documentelor semnate nu mai este nevoie de încărcarea fiecăruia și de completarea metadatelor. Recunoașterea și organizarea documentelor și a fiecărei pagini a documentului, cu identificarea de pagini lipsă, se face pe bază de QR code.

Aceasta este doar una dintre caracteristicile ce diferențiază modulul dezvoltat de colorful.hr prin intermediul căreia managementul documentelor HR se face în ritm accelerat. Descoperă mai multe despre beneficiile oferite de un soft pentru managementul online al documentelor pe colorful.hr acesta sau contactează unul dintre consultanți!

Fii la curent cu ultimele noutati in Business si HR!

Daca esti antreprenor, manager sau specialist HR, nu trebuie sa ratezi cele mai utile informatii pentru a creste o echipa productiva si multumita!

Daca ti-a placut articolul, lasa-ne o parere.
Average rating: 5
Colorful.hr
Software in Cloud pentru un HR inteligent, ce te ajuta sa trimiti automat comunicarile catre Revisal.

Descopera colorful.hr

Software in Cloud pentru un HR inteligent

  • Salarizare: soft calcul salarii, Revisal automat
  • Pontaj electronic si gestiune concedii
  • Administrare de personal
  • Rapoarte si statistici HR
  • Dosarul electronic al angajatului
  • Recrutare angajati si management personal
Vezi detalii
Articole Similare

RECOMANDARE

Webinar Legislație

Află cum poți simplifica procesele de resurse umane, repetitive și consumatoare de timp folosind tehnologia. Experți în resurse umane și legislație vin cu cele mai bune sfaturi.

Vezi detalii

Mulțumim pentru răspuns!Persoanele cu profilul tău sunt interesate de următorul material:

Află cum poți simplifica procesele de resurse umane, repetitive și consumatoare de timp folosind tehnologia. Experți în resurse umane și legislație vin cu cele mai bune sfaturi.

Vezi detalii

RECOMANDARE

Ghid pentru alegerea unui soft de HR

Alegerea unui soft pentru HR poate fi ușoara, dacă urmezi pașii corecți! Descarcă ghidul GRATUIT!

Mulțumim pentru răspuns!Persoanele cu profilul tău sunt interesate de urmatorul material:

Ghid pentru alegerea unui soft de HR

Alegerea unui soft pentru HR poate fi ușoara, dacă urmezi pașii corecți! Descarcă ghidul GRATUIT!