Managementul eficient al timpului. 10 ponturi pentru administrarea orelor de program si cresterea productivitatii

Nimeni nu se duce la serviciu in fiecare dimineata cu gandul sa iroseasca timpul pana la plecare, dar pentru cei mai multi dintre noi, planificarea timpului se dovedeste a fi dificila. De la micile discutii cu colegii si pana la incapacitatea de a prioritiza sarcinile pe care le avem de indeplinit, de multe ori productivitatea muncii noastre poate lasa de dorit din cauza organizarii ineficiente a timpului.

Potrivit studiilor in domeniu, angajatii au identificat trei motive ca major risipitoare de timp: intreruperile, sedintele si socializarea cu toti sau numai unii dintre colegii de birou.

Salariatii cred ca intreruperile din ceea ce fac, din diverse motive, duc la irosirea a cel putin doua ore pe zi, unul dintre motive fiind acela ca pentru a relua ceea ce faceau inainte si pentru a reveni la acelasi nivel de concentrare au nevoie de cel putin 20 de minute. Si, desi sunt si situatii in care distragerea atentiei este benefica, pentru ca avem nevoie din cand in cand de cateva clipe de relaxare sau sa ne ridicam 5 minute de pe scaun, intreruperile pentru a citi o stire mondena sau pentru a vedea pozele postate pe Facebook de un prieten sunt considerate principala cauza pentru care ramanem in urma cu ceea ce avem de facut si stam peste program in fiecare zi.

Sedintele sunt un alt dusman al productivitatii muncii, dupa cum considera cei mai multi dintre angajati. Intalnirile prea dese si prea lungi, in care de cele mai multe ori se pierde prea mult timp si se discuta prea putine lucruri importante, sunt a doua cauza pentru care planificarea timpului la locul de munca devine imposibila.

Discutiile neimportante cu colegii, fie ca le purtam dimineata la cafea, inainte de a ne apuca de treaba, fie ca ne oprim pe parcursul zilei pentru a asculta ce au facut copiii sefului sau ce rochie si-a cumparat colega de birou, nu fac decat sa ne tina pe loc si sa ne intarzie deadline-urile pentru jobul pe care il avem de facut.

10 ponturi pentru managementul eficient al timpului la birou

1. Afla motivele pentru care pierzi timpul! Este primul pas pe drumul catre managementul eficient al timpului. Fie ca este una dintre cauzele enumerate mai sus, fie toate trei la un loc, fie ca mai sunt si altele, acestea trebuie listate pentru a sti de unde pornesti sa faci schimbarea. Pierzi vremea pe net, stai pe Facebook, scrii si citesti mesaje personale? E timpul sa n-o mai faci sau s-o faci intr-un timp anume definit.

2. Stabileste-ti obiective pentru organizarea eficienta a timpului! Cel mai important aspect in managementul timpului este schimbarea comportamentelor, iar un inceput bun pentru a face acest lucru este crearea de obiective si deadline-uri. Incearca, in fiecare saptamana, sa-ti stabilesti ceea ce ai de facut, cu deadline-uri la finalul fiecarei zile. Specialistii in resurse umane sustin ca atunci cand avem planul in fata ochilor si cand il deschidem in fiecare dimineata pentru a vizualiza ce avem de facut pana seara, ne organizam timpul in asa fel incat sa respectam obiectivele propuse.

3. Foloseste instrumente de management al timpului! Fie ca vorbim despre simple alarme setate pe telefon, fie ca folosim o banala planificare in Outlook sau aplicatii si softuri special create pentru managementul timpului si eficientizarea muncii, toate aceste instrumente ajuta la respectarea planurilor stabilite la inceput de saptamana, despre care vorbeam anterior. Totodata, un soft de management al timpului  se poate dovedi extrem de util atat pentru angajatori, cat si pentru angajati. Aplicatia poate fi utilizata de salariati pentru a-si planifica timpul de lucru, orele suplimentare, munca de noapte, zilele libere sau concediile.

4. Prioritizeaza ce este important! Ar trebui sa-ti incepi fiecare zi la birou stabilind care sunt lucrurile cu adevarat importante pe care trebuie sa le faci. Daca ai 20 de lucruri de facut, incepe cu cele mai dificile in prima parte a zilei, cand esti odihnit si productivitatea muncii este mai buna si lasa spre final lucrurile mai putin importante. S-ar putea ca, pana la finalul zilei, sa-ti dai seama ca pe unele dintre ele nici nu este nevoie sa le faci.

5. Invata sa delegi sau sa externalizezi! Toti avem impresia ca nimeni nu face lucrurile mai bine ca noi, iar delegarea si externalizarea unor sarcini de birou sunt cele mai dificile lucruri de facut. Dar uneori ritmul de lucru poate fi coplesitor si, desi intentiile noastre sunt bune, in final, se poate dovedi ca pierdem timpul incercand sa facem prea multe lucruri in acelasi timp.

6. Stabileste-ti o rutina si respect-o pentru o buna organizare! Desi intr-o zi la birou pot aparea si situatii neprevazute care trebuie rezolvate imediat si care te scot din rutina zilnica, de cele mai multe ori lucrurile decurg la fel in fiecare zi. Asadar, daca intr-o zi ai folosit un anumit sistem de management al timpului si a functionat, de ce sa nu-l repeti in fiecare zi?

7. Stabileste-ti limitari in timp pentru ceea ce ai de facut! Sa citesti si sa raspunzi la mailuri poate sa-ti consume toata ziua, daca lasi sa se intample asta. O ora dimineata si o ora seara pot fi suficiente pentru a face acest lucru, iar restul zilei iti ramane pentru celelalte sarcini de serviciu pe care le ai de indeplinit.

8. Organizeaza-ti sistemul de lucru! Multi dintre noi pierdem o perioada considerabila de timp cautand documentele salvate in calculator sau incercand sa ne dam seama cum sa folosim diferite programe. Incearca sa-ti organizezi simplu si ordonat documentele pe care le lucrezi si sa citesti instructiunile de utilizare a sistemelor pe care le folosesti sau sa participi la sesiunile de training pe care le ofera angajatorul. Salvezi astfel timp pretios pe care l-ai pierde altfel “bajbaind” in necunoscut.

9. Nu pierde timpul asteptand, ci fa focus pe eficienta! De la intalnirile cu clientii si pana la dentist, ne petrecem o perioada considerabila de timp asteptand, iar acest lucru nu depinde de noi. Dar tehnologia a avansat suficient ca sa avem in permanenta la noi, oriunde am fi, un smartphone sau o tableta, care sa ne permita sa mai lucram cate ceva. Fie ca raspunzi la mailuri, fie ca citesti un document sau iti planifici ziua de maine, timpul petrecut asteptand pe cineva poate fi la fel de productiv.

10. Invata-i si pe ceilalti sa-si administreze timpul! De cele mai multe ori, pierdem timpul din cauza celor de langa noi. Sedinta se prelungeste prea mult sau unul dintre colegi nu-si termina la timp proiectul si te intarzie si pe tine, acestea sunt situatii in care depinzi de ceilalti, dar pe care le poti indrepta luand atitudine. In cazul in care in sedinte observi ca se discuta prea mult timp pe langa subiect, poti cere sa prezinti ceea ce ai de prezentat si sa pleci sub pretextul ca ai mult de lucru. Iar colegilor le poti spune despre sistemele tale de management al timpului si de eficientizare a muncii, convingandu-i ca astfel de planificari i-ar ajuta nu numai sa termine treaba la timp, dar le-ar lasa timp si sa mearga la o bere dupa program sau sa ajunga mai repede acasa, la familie. In acest fel, sigur ii convingi sa fie la fel de organizati ca tine.

Timpul iti apartine si, din pacate, este irecuperabil. In consecinta, incearca sa-l folosesti cat mai eficient  pe parcursul orelor de program, pentru a nu fi nevoit sa-ti petreci si din timpul liber la birou.