Acces Gratuit!
Software HR

50% reducere
la implementare proiect

20% reducere
la costul lunar per angajat

2 luni gratuite
Economisesti pana la 4750€ / an

Externalizeaza-ti grijile

Acces Gratuit!
Software HR

50% reducere
la implementare proiect

20% reducere
la costul lunar per angajat

2 luni gratuite
Economisesti pana la 4750€ / an

Externalizeaza-ti grijile
ColorfulHR Logo
INCEARCA GRATUIT

Managementul eficient al timpului la birou – 10 ponturi pentru gestionarea programului

de Colorful.hr | January 12, 2023

Nimeni nu se duce la serviciu in fiecare dimineata cu gandul sa iroseasca timpul pana la plecare, dar pentru cei mai multi dintre noi, planificarea timpului se dovedeste a fi dificila. De la micile discutii cu colegii si pana la incapacitatea de a prioritiza sarcinile pe care le avem de indeplinit, de multe ori productivitatea muncii noastre poate lasa de dorit din cauza organizarii ineficiente a timpului.

Potrivit studiilor in domeniu, angajatii au identificat trei motive ca major risipitoare de timp: intreruperile, sedintele si socializarea cu toti sau numai unii dintre colegii de birou.

Salariatii cred ca intreruperile din ceea ce fac, din diverse motive, duc la irosirea a cel putin doua ore pe zi, unul dintre motive fiind acela ca pentru a relua ceea ce faceau inainte si pentru a reveni la acelasi nivel de concentrare au nevoie de cel putin 20 de minute. Si, desi sunt si situatii in care distragerea atentiei este benefica, pentru ca avem nevoie din cand in cand de cateva clipe de relaxare sau sa ne ridicam 5 minute de pe scaun, intreruperile pentru a citi o stire mondena sau pentru a vedea pozele postate pe Facebook de un prieten sunt considerate principala cauza pentru care ramanem in urma cu ceea ce avem de facut si stam peste program in fiecare zi.

Sedintele sunt un alt dusman al productivitatii muncii, dupa cum considera cei mai multi dintre angajati. Intalnirile prea dese si prea lungi, in care de cele mai multe ori se pierde prea mult timp si se discuta prea putine lucruri importante, sunt a doua cauza pentru care planificarea timpului la locul de munca devine imposibila.

Discutiile neimportante cu colegii, fie ca le purtam dimineata la cafea, inainte de a ne apuca de treaba, fie ca ne oprim pe parcursul zilei pentru a asculta ce au facut copiii sefului sau ce rochie si-a cumparat colega de birou, nu fac decat sa ne tina pe loc si sa ne intarzie deadline-urile pentru jobul pe care il avem de facut.

10 ponturi pentru gestionarea eficienta a timpului la birou

  1. Afla motivele pentru care pierzi timpul! Este primul pas pe drumul catre un management eficient al timpului la birou. Fie ca este una dintre cauzele enumerate mai sus, fie toate trei la un loc, fie ca mai sunt si altele, acestea trebuie listate pentru a sti de unde pornesti sa faci schimbarea. Pierzi vremea pe net, stai pe Facebook, scrii si citesti mesaje personale? E timpul sa n-o mai faci sau s-o faci intr-un timp anume definit.
  1. Stabileste-ti obiective pentru organizarea eficienta a timpului! Cel mai important aspect in managementul timpului este schimbarea comportamentelor, iar un inceput bun pentru a face acest lucru este crearea de obiective si deadline-uri. Incearca, in fiecare saptamana, sa-ti stabilesti ceea ce ai de facut, cu deadline-uri la finalul fiecarei zile. Specialistii in resurse umane sustin ca atunci cand avem planul in fata ochilor si cand il deschidem in fiecare dimineata pentru a vizualiza ce avem de facut pana seara, ne organizam timpul in asa fel incat sa respectam obiectivele propuse.
  1. Foloseste instrumente de management al timpului! Fie ca vorbim despre simple alarme setate pe telefon, fie ca folosim o banala planificare in Outlook sau aplicatii si softuri special create pentru managementul timpului si eficientizarea muncii, toate aceste instrumente ajuta la respectarea planurilor stabilite la inceput de saptamana, despre care vorbeam anterior. Totodata, un soft de management al timpului  se poate dovedi extrem de util atat pentru angajatori, cat si pentru angajati. Aplicatia poate fi utilizata de salariati pentru a-si planifica timpul de lucru, orele suplimentare, munca de noapte, zilele libere sau concediile.
  1. Prioritizeaza ce este important! Ar trebui sa-ti incepi fiecare zi la birou stabilind care sunt lucrurile cu adevarat importante pe care trebuie sa le faci. Daca ai 20 de lucruri de facut, incepe cu cele mai dificile in prima parte a zilei, cand esti odihnit si productivitatea muncii este mai buna si lasa spre final lucrurile mai putin importante. S-ar putea ca, pana la finalul zilei, sa-ti dai seama ca pe unele dintre ele nici nu este nevoie sa le faci.
  1. Invata sa delegi sau sa externalizezi! Toti avem impresia ca nimeni nu face lucrurile mai bine ca noi, iar delegarea si externalizarea unor sarcini de birou sunt cele mai dificile lucruri de facut. Dar uneori ritmul de lucru poate fi coplesitor si, desi intentiile noastre sunt bune, in final, se poate dovedi ca pierdem timpul incercand sa facem prea multe lucruri in acelasi timp.
  1. Stabileste-ti o rutina si respect-o pentru o buna organizare! Desi intr-o zi la birou pot aparea si situatii neprevazute care trebuie rezolvate imediat si care te scot din rutina zilnica, de cele mai multe ori lucrurile decurg la fel in fiecare zi. Asadar, daca intr-o zi ai folosit un anumit sistem de management al timpului si a functionat, de ce sa nu-l repeti in fiecare zi?
  1. Stabileste-ti limitari in timp pentru ceea ce ai de facut! Sa citesti si sa raspunzi la mailuri poate sa-ti consume toata ziua, daca lasi sa se intample asta. O ora dimineata si o ora seara pot fi suficiente pentru a face acest lucru, iar restul zilei iti ramane pentru celelalte sarcini de serviciu pe care le ai de indeplinit.
  1. Organizeaza-ti sistemul de lucru! Multi dintre noi pierdem o perioada considerabila de timp cautand documentele salvate in calculator sau incercand sa ne dam seama cum sa folosim diferite programe. Incearca sa-ti organizezi simplu si ordonat documentele pe care le lucrezi si sa citesti instructiunile de utilizare a sistemelor pe care le folosesti sau sa participi la sesiunile de training pe care le ofera angajatorul. Salvezi astfel timp pretios pe care l-ai pierde altfel “bajbaind” in necunoscut.
  1. Nu pierde timpul asteptand, ci fa focus pe eficienta! De la intalnirile cu clientii si pana la dentist, ne petrecem o perioada considerabila de timp asteptand, iar acest lucru nu depinde de noi. Dar tehnologia a avansat suficient ca sa avem in permanenta la noi, oriunde am fi, un smartphone sau o tableta, care sa ne permita sa mai lucram cate ceva. Fie ca raspunzi la mailuri, fie ca citesti un document sau iti planifici ziua de maine, timpul petrecut asteptand pe cineva poate fi la fel de productiv.
  1. Invata-i si pe ceilalti sa-si administreze timpul! De cele mai multe ori, pierdem timpul din cauza celor de langa noi. Sedinta se prelungeste prea mult sau unul dintre colegi nu-si termina la timp proiectul si te intarzie si pe tine, acestea sunt situatii in care depinzi de ceilalti, dar pe care le poti indrepta luand atitudine. In cazul in care in sedinte observi ca se discuta prea mult timp pe langa subiect, poti cere sa prezinti ceea ce ai de prezentat si sa pleci sub pretextul ca ai mult de lucru. Iar colegilor le poti spune despre sistemele tale de management al timpului si de eficientizare a muncii, convingandu-i ca astfel de planificari i-ar ajuta nu numai sa termine treaba la timp, dar le-ar lasa timp si sa mearga la o bere dupa program sau sa ajunga mai repede acasa, la familie. In acest fel, sigur ii convingi sa fie la fel de organizati ca tine.

Timpul iti apartine si, din pacate, este irecuperabil. In consecinta, incearca sa-l folosesti cat mai eficient  pe parcursul orelor de program, pentru a nu fi nevoit sa-ti petreci si din timpul liber la birou.

Fii la curent cu ultimele noutati in Business si HR!

Daca esti antreprenor, manager sau specialist HR, nu trebuie sa ratezi cele mai utile informatii pentru a creste o echipa productiva si multumita!

Daca ti-a placut articolul, lasa-ne o parere.
Average rating: 4

Colorful.hr

colorful.hr este un blog de resurse umane care prezinta cele mai noi informatii din domeniul HR si care documenteaza provocarile si tendintele din industrie. Continutul de pe colorful.hr este actualizat saptamanal si abordeaza subiecte de interes pentru profesionistii HR, manageri si CEO, dar si pentru angajati sau cei pasionati de domeniul resurselor umane.
Daca vrei sa fii la curent cu noutatile din domeniul resurselor umane sau daca vrei sa primesti invitatii la webinariile de HR si de legislatie pe care le organizam, aboneaza-te la newsletterul colorful.hr

Descopera colorful.hr

Software in Cloud pentru un HR inteligent

  • Salarizare: soft calcul salarii, Revisal automat
  • Pontaj electronic si gestiune concedii
  • Administrare de personal
  • Rapoarte si statistici HR
  • Dosarul electronic al angajatului
  • Recrutare angajati si management personal
Vezi detalii
Articole Similare

RECOMANDARE

Webinar Legislație

Află cum poți simplifica procesele de resurse umane, repetitive și consumatoare de timp folosind tehnologia. Experți în resurse umane și legislație vin cu cele mai bune sfaturi.

Vezi detalii

Mulțumim pentru răspuns!Persoanele cu profilul tău sunt interesate de următorul material:

Află cum poți simplifica procesele de resurse umane, repetitive și consumatoare de timp folosind tehnologia. Experți în resurse umane și legislație vin cu cele mai bune sfaturi.

Vezi detalii

RECOMANDARE

Ghid pentru alegerea unui soft de HR

Alegerea unui soft pentru HR poate fi ușoara, dacă urmezi pașii corecți! Descarcă ghidul GRATUIT!

[contact-form-7 id="34766" title="Pop Up Ghid Soft (Recomandare)"]

Mulțumim pentru răspuns!Persoanele cu profilul tău sunt interesate de urmatorul material:

Ghid pentru alegerea unui soft de HR

Alegerea unui soft pentru HR poate fi ușoara, dacă urmezi pașii corecți! Descarcă ghidul GRATUIT!

[contact-form-7 id="34767" title="Pop Up Ghid Soft (Multumim)"]