Go paperless. Incepe cu hartiile din departamentul HR

Timp citire: 4 minute 23 secunde

Scapa de hartiile si dosarele stufoase din departamentul HR, fie ca este vorba despre procesul de onboarding, evaluare sau despre masurarea performantei! Soft-urile de HR te ajuta sa economisesti circa 30% din timpul alocat pentru procesele de recrutare, managementul personalului si gestionarea documentelor angajatilor. Go paperless cu ajutorul softului colorful.hr!

Digitalizarea documentelor HR cu un soft de resurse umane

Redu numarul de dosare si hartii la birou prin digitalizarea documentelor. Incepe cu cele din departamentul de HR, adoptand un soft de automatizare a proceselor de resurse umane. Iata cum poti automatiza procesele esentiale de HR:

Procese, proceduri si cerinte legale

Departamentul de resurse umane este unul dintre pilonii companiei si inseamna un intreg lant de procese, proceduri si cerinte legale, dintre care cele mai multe inca sunt localizate pe suport fizic, pe obisnuitele coli albe printate. Pentru a renunta complet la hartii, managerii HR trebuie sa ia in considerare si aspecte legate de securitate, acuratete si accesibilitate. De fapt, integrarea tuturor documentelor legate de resurse umane intr-un software pentru administrarea documentelor in cloud inseamna ca toate actele scanate sunt incarcate automat intr-un sistem criptat, la care angajatii pot avea acces, pe baza de user si parola.

Onboarding prietenos cu angajatii si cu mediul

Orice companie care se gandeste la viitor trebuie sa ia in calcul si modul in care isi poate reduce amprenta de carbon, adica impactul asupra mediului. Doar renuntand la hartii, firma poate economisi in jur de 10% din costurile totale cu departamentul IT. Iar procese precum recrutarea si onboarding-ul noilor angajatilor pot fi facute fara probleme online. De la documentele necesare pentru angajare, verificare si pana la etapa de inductie si evaluare, tot fluxul poate fi informatizat. Sunt eliminate atat erorile ce pot aparea atunci cand datele personale si evaluarile sunt urcate manual in sistem, cat si timpul pierdut cu sarcinile repetitive.

Citeste si: Cum automatizezi procesul de recrutare pentru a atrage cei mai buni candidati

Semnatura digitala

Semnatura digitala inlocuieste treptat clasica semnatura cu pixul pe contractul de munca, fisa de evaluare sau cea de pontaj. Dar in 2020, tot mai multe companii folosesc semnatura digitala care poate reduce timpul de procesare a unui document de la 2-3 zile la cateva ore. Depinde doar de momentul in care angajatul isi citeste emailul si raspunde la el, fara sa mai fie nevoit sa obtina aprobari de la persoane din mai multe departamente.

Fara imprimanta si fax

Cultura obisnuintei este cel mai mare inamic atunci cand vine vorba despre o schimbare. Iar asta se aplica si in departamentul HR, acolo unde specialistii in resurse umane au teancuri de dosare ce trebuie sortate si organizate. Si pentru ca actele nu pot fi accesate la distanta, inseamna ca este nevoie de copii suplimentare pentru intalnirile de afaceri sau pentru back-up. Un software performant in care managerii pot sorta si filtra automat orice informatie cautata usureaza mult munca tuturor. Iar eliminarea imprimantelor si faxurilor din birouri va reduce si mai departe dependenta de traditionalele coli albe printate. Pentru ca hartiile nu inseamna doar simpla printare, ci si costuri de mentenanta pentru echipamente si consumabile.

Focus pe angajati

Poate cel mai important aspect este pregatirea angajatilor in vederea informatizarii departamentului HR. De aceea, managerii trebuie sa investeasca de la bun inceput in procesul de training al angajatilor care vor invata cum sa simplifice si sa isi eficientizeze munca.

Departamentul HR detine “cheia” celor mai importante acte din companie: de la statistici legate de performanta echipei si pana la datele personale ale angajatilor si fostilor colaboratori, fise de evaluare si cereri de concediu. Atat de multe, incat ar castiga detasat competitia pentru departamentul care foloseste cele mai multe hartii din organizatie. In aceste conditii, un program informatic pentru pastrarea datelor online elimina din start teancurile de dosare greu de filtrat.

Alegand sa fii o companie paperless, nu doar ca economisesti resurse naturale pretioase, ci si demonstrezi un angajament ferm fata de un viitor sustenabil si o eficienta sporita in era digitala.

Sursa foto: Pixabay.com