Generarea si gestionarea documentelor – Sfaturi pentru organizarea documentelor

Tiparite sau in format digital, generarea si gestionarea documentelor consuma foarte mult din timpul specialistilor HR, sarcinile administrative impiedicandu-i, deseori, sa isi canalizeze energia catre alte subiecte strategice. Pe langa supravegherea tuturor proceselor de angajare, integrare si gestionare a sarcinilor de zi cu zi cu personalul si salarizarea, profesionistii HR sunt responsabili pentru stocarea si protectia datelor cu caracter personal ale angajatilor, inclusiv:

• Aplicatii si CV-uri
• Informatii din dosarele angajatilor
• Salarii si beneficii
• Documente de onboarding
• Certificari, licente si acreditari
• Documente de management al performantei
• Inregistrari privind progresul in cariera, training si dezvoltare personala
• Documente de pensionare / reziliere a contractelor de munca

De la asigurarea conformitatii pana la pregatirea pentru audituri, litigii si inspectii interne, ingrijirea si gestionarea corespunzatoare a acestor documente, reprezinta un nivel suplimentar de complexitate operatiunilor zilnice.

In timp ce numarul de fisiere va continua sa creasca, atat cele pe hartie, cat si electronice, trebuie cautate modalitati mai bune pentru a gestiona toate documentele si de a se eficientiza munca. Prin aplicarea celor mai bune practici in managementul documentelor, echipa de HR poate reduce orele petrecute cu pregatirea, cautarea si eliberarea documentelor. Astfel, se poate aloca mai mult timp sarcinilor strategice de gestionare a resurselor umane.

Cum organizam documentele intr-un mod cat mai eficient?

Catalogati documentele

Identifica toate documentele de resurse umane pe care le colecteaza compania. Acestea sunt documentele tipice necesare pentru a gestiona sarcinile de HR:

• Documente de recrutare: anunturi de locuri de munca, descrieri de posturi, aplicatii, CV-uri, note de interviu si rezultate ale testelor;
• Inregistrarea Documentelor de angajare: documente de onboarding, contracte de munca si datele angajatilor;
• Contracte ale angajatilor: fise ale angajatilor semnate, acorduri de confidentialitate si neconcurenta, politici de resurse umane si modificari ale politicilor;
• Documente medicale: Inregistrari medicale si informatii genetice, informatii despre dizabilitati;
• Documente de beneficii: planuri de beneficii, oferte si documente de enrollment;
• Documente ale personalului: analize de performanta, documente de promovare, dosare disciplinare, documente de separare, referinte si dosare de somaj;
• Registre de salarizare: Registre de prezenta, foi de pontaj, fise de plata si formulare fiscale;
• Documente privind siguranta si securitatea in munca: rapoarte de incident, dosare medicale, compensatii pentru lucratori, materiale de instruire in materie de siguranta;
• Materiale de instruire: Documente si resurse de instruire.

Definiti nevoile de acces

Pentru fiecare document de resurse umane pe care il colectati sau il creati, intrebati-va:

• Cine are nevoie de acces la acest document? Toti angajatii? Supraveghetori? Personalul HR?
• Cand si cat de des este probabil sa aiba nevoie de el?
• Cum pot avea acces la el?

Stabiliti nivelul de securitate

Un alt aspect pe care trebuie sa-l cuprinda planul de management al documentelor este securitatea. In evaluarea domeniilor ghideaza-te dupa raspunsul la urmatoarele intrebari:

• Ce nivel de securitate este necesar pentru a proteja documentul?
• Informatiile din acesta sunt protejate de lege? Informatiile sensibile de tipul celor medicale si referitoare la dizabilitati, de exemplu, trebuie pastrate separat de dosarele angajatilor?

Stabiliti un plan de stocare si arhivare

Acum ca ai adunat toate aceste informatii pentru fiecare tip de document, poti incepe sa le grupezi pentru a crea planuri de stocare, acces, flux de lucru si arhivare. Urmatorii pasi te vor ajuta sa convertesti datele intr-un plan de lucru:

• Hartie vs. digital: determina ce fisiere vei pastra pe hartie si pe care le vei stoca digital. Poti renunta la hartie?
• Grupeaza dupa nivelul de acces: grupeaza documentele dupa niveluri de acces pentru a intelege imaginea de ansamblu fluxului informatiilor in cadrul companiei. De exemplu, toti angajatii ar putea avea acces la o biblioteca de resurse. Managerii pot avea acces la un anumit subset de inregistrari din dosarele angajatilor, in timp ce departamentul HR va avea o imagine completa asupra documentelor.
• Luati in considerare cerintele de securitate: marcati grupurile de documente care necesita caracteristici de securitate, cum ar fi protectia prin parola. De asemenea, poate fi necesar sa includeti o politica de securitate a documentelor si o instruire pentru a ajunge la eficienta in organizarea documentelor.

Folositi un soft dedicat pentru a implementa planul de organizare

Eforturile de a organiza manual documentele digitale iti vor crea un nivel de stres ridicat. Un soft pentru managementul documentelor accelereaza procesele si te scuteste de volume mari de munca repetitiva.

Beneficiile unui soft pentru organizarea documentelor

Desi este nevoie de timp pentru a crea strategii de gestionare a fisierelor pentru departamentul de HR, utilizarea unui soft specializat asa cum este modulul Managementul Documentelor de la colorful.hr este profitabila, inregistrand urmatoarele beneficii:

Arhiva digitala pentru fiecare angajat

Toate datele relevante si necesare, referitoare la un membru al echipei sunt incluse in dosarul digital al angajatului. Cu ajutorul sau, ai toate documentele paperless accesibile la un click distanta. Sistemul de stocare a documentelor te asigura ca respecti toate cerintele relevante din punct de vedere legal cu privire la confidentialitate, durata de pastrare etc.

Baza de date complexa

Suma tuturor informatiilor referitoare la angajatii companiei este impresionanta, chiar daca este vorba despre o companie mica. Diversitatea documentelor conduce la crearea unei baze de date foarte complexe, ce nu poate fi gestionata decat prin intermediul unui soft specializat.

Documente gata de completat

Pe langa documentele personale ale angajatilor, specialistii HR trebuie sa emita, in relatia cu autoritatile si cu salariatii, o varietate de documente. Softul de management al documentelor include template-uri predefinite in variante standardizate editabile, precum si posibilitatea de utilizare a functionalitatilor add in in Word.

Generare automata

Este necesar ca anumite documente sa fie generate automat in baza unor cereri din partea angajatilor (de exemplu, adeverintele de salariat) sau ca urmare a unor actiuni din sistem. Fie ca este vorba de o noua angajare, de modificari de contract sau de incetari de relatii contractuale, softul identifica documentele care pot fi generate si da posibilitatea generarii lor in bloc.

Hartiile se pastreaza in cloud

Utilizarea codurilor QR permite filtrarea si alocarea documentelor in functie de tipul lor. In acelasi timp, stocarea lor in cloud le face usor de cautat si integrat in rapoarte. Prin acest mod, managementul documentelor este un proces flexibil, accesibil si simplificat.

Cautare rapida 

Probabil, cea mai grea parte a unui om din HR este să caute un dosar intr-un munte de documente. Cu ajutorul softului pentru managementul documentelor, totul devine extrem de simplu. Folosind indexarea dupa cuvinte-cheie, acesta simplifica procesul de cautare si extrage rapid informatia din sistemul de fisiere.

Securitate si control 

Angajatorii sunt obligati prin lege sa urmeze un proces riguros de protectie a datelor angajatilor, cum ar fi informatiile medicale, salarizare si beneficii, dar si altele personale. 

Un soft pentru managementul documentelor foloseste protocoale de securitate pentru a indeplini aceste cerinte. Exemplele includ blocarea fisierelor fizice, securizarea computerelor si a altor echipamente IT atunci cand nu sunt utilizate, dar si protejarea datelor electronice cu parole si criptare.

Organizarea documentelor prin QR code

Generarea documentelor, semnarea si incarcarea in sistem poate lua destul de mult timp, insa utilizarea unui QR code asociat, simplifica substantial procesele. Introduse inca de la generarea documentelor in sistem, codurile QR sunt interpretate automat de catre un mecanism de recunoastere, iar la incarcarea in sistem a documentelor semnate nu mai este nevoie de incarcarea fiecaruia si de completarea metadatelor. Recunoasterea si organizarea documentelor si a fiecarei pagini a documentului, cu identificarea de pagini lipsa, se face pe baza de QR code. 

Integrare cu toate soft-urile colorful.hr

Managementul documentelor are impact asupra tuturor structurilor de date de la nivelul companiei. Fie ca este vorba de pontaj, training, evaluare, salarizare, recrutare sau bugetare, toate activitatile de HR folosesc un volum foarte mare, comun de documente. Din acest motiv, modulul Managementul Documentelor dezvoltat de colorful.hr este complet integrat cu celelalte module oferite atat on premise, cat si in cloud. Consultantii nostri sunt gata sa iti prezinte un demo al solutiei pentru a intelege mai bine cum o poti adapta nevoilor companiei tale!