Top 5 procese pe care le poate externaliza firma ta 

Stim ca fiecare business este diferit, dar sunt anumite procese care pot fi externalizate pe masura ce afacerea ta creste si vrei sa te asiguri ca te vei ocupa cu cea mai mare atentie de dezvoltarea ei. De la externalizarea proceselor de HR la externalizarea relatiilor cu clientii, outsourcing-ul este din ce in ce mai util companiilor care doresc sa se concentreze pe activitatile ce aduc profit.

Externalizarea proceselor este, asadar, noua ordine a lucrurilor in business, in conditiile in care “revolutia” digitala a schimbat definitiv modul in care firmele isi desfasoara activitatea.

Mereu orientate spre inovare, companiile isi externalizeaza tot mai des procesele repetitive, cum ar fi payroll si resurse umane, taxe si consultanta, ori departamentul de relatii cu clientii. Iar statisticile confirma acest trend: 70% dintre companii iau in calcul outsourcing-ul anumitor activitati.

Externalizare in companie

Iata ce avantaje aduce externalizarea proceselor de HR (si nu numai) si despre ce procese este vorba:

1. Taxe si consultanta

La inceput poate ca vei putea sa tii pasul cu schimbarile legislative si te vei putea asigura ca respecti toti pasii pentru a implementa orice modificare aparuta in domeniul tau activitate. Dar pe masura ce business-ul creste, e mai eficient sa lasi astfel de indatoriri pe mana specialistilor. Asta cu atat mai mult cu cat acestia au angajati care pot oferi sfaturi legate de taxare si respectarea normelor legale in functie de nevoile specifice ale companiei, fie ca este vorba despr,e o companie cu cateva sute de angajati sau, dimpotriva, despre o firma mica.

O agentie de externalizare a proceselor de HR va sti cum sa gestioneze procesele interne si sa ofere sfaturi astfel incat modificarile legislative sa nu te prinda pe picior gresit, fie ca vorbim despre taxarea angajatilor, modificarea cotelor de TVA sau de schimbari in ceea ce priveste impozitul pe profit.

2. Servicii de marketing

Poate ca vinzi cele mai bune produse din domeniul tau de activitate, dar marketingul facut “ca la carte” de o firma specializata te poate ajuta sa te impui pe piata. Fie ca este vorba despre trimiterea unui newsletter, prezenta pe bloguri de profil, in presa si in social media, toate aceste activitati te pot ajuta sa iti maresti baza de clienti. O companie specializata va croi un plan de marketing adaptat nevoilor firmei tale si iti va pune in evidenta punctele tari pentru ca tu sa iti atingi indicatorii de performanta. Te va ajuta asadar sa iti gasesti “vocea” in business, sa iti slefuiesti apoi brandul si sa cresti vanzarile.

Outsourcing-ul serviciilor de marketing inseamna de fapt promovarea afacerii tale la o fractiune din costuri, pentru ca echipa desemnata se va concentra pe nevoile punctuale ale companiei si nu se va lasa angrenata in sarcinile zilnice ce pot aparea intr-un departament intern.

3. Payroll si resurse umane

Odata ce ti-ai asigurat o sursa constanta de venit, vei vedea ca este util sa apelezi la un contabil sau o firma specializata de payroll care te poate ajuta sa tii in ordine documentele legate de angajare, salarizare si plati. Si pentru ca este vorba despre o activitate pe care este la indemana sa o externalizezi – toate dosarele fiind in cloud – costurile pot fi mai mici decat in cazul in care ai avea un angajat permanent care sa se ocupe de aceste documente.

Iar diferenta este cu atat mai importanta daca discutam despre o companie cu cateva mii de angajati, unde departamentul de HR are si peste 20 de salariati, care se ocupa fiecare de un anumit proces.

In externalizarea proceselor de HR, beneficiile sunt vizibile destul de rapid pentru ca munca repetitiva din departamentul de resurse umane este inlocuita de automatizare, iar specialistii se pot concentra pe oamenii din companie si pe procesele de imbunatatire a eficientei acestora. Rapoartele legate de salarizare si pontajele sunt centralizate si apoi auditate, ceea ce inseamna ca neregulile aparute eventual din munca manuala se pot remedia in scurt timp.

Ai acces la rapoarte si statistici in timp real, indiferent de momentul zilei si tara in care ai putea calatori in interes de afaceri, avand nevoie doar de internet si de datele de autentificare.

4. Departamentul de IT

Poate ca ai avut nevoie doar de un laptop pentru a incepe afacerea, dar pe masura ce baza de clienti se mareste trebuie sa ocupi serios de tot ceea ce inseamna tehnologie si gestionarea afacerii in siguranta.

Asadar, un sistem de backup pentru echipamentele IT si software in cloud sunt doar cateva idei cu care te pot ajuta specialistii din domeniu, cu atat mai mult cu cat a crescut riscul amenintarilor informatice. In acelasi timp, scapi de cheltuielile tehnologice anuale, pentru ca trebuie sa recunoastem durata medie de folosire a solutiilor informatice este una limitata si depinde de actualizarile repetate. Externalizarea unor astfel de procese se poate dovedi nu doar o solutie mai ieftina, ci si una care te poate scapa de batai de cap pentru ca nu ai grija inlocuirii serverelor si a calculatoarelor.

5. Departamentul de relatii cu clientii

Ai construit reputatia firmei in cativa ani si ai o baza de clienti bine definita, dar poti pierde increderea lor foarte usor daca nu pui pret pe felul in care le raspunzi la solicitari.

Angajeaza un asistent virtual – care lucreaza de la distanta – pentru a oferi raspunsuri rapide la orice intrebari ar avea clientii tai. Poti recruta o astfel de persoana pe site-uri precum Upwork sau LinkedIn. Solutia este una la indemana pentru ca in acest fel poti acoperi perioadele de supraincarcare. Este important sa te gandesti si la modul in care vor sa te contacteze clientii: telefonic, deci ai nevoie de o solutie de call-center, sau cu ajutorul Facebook Messenger sau pe live chat-ul disponibil pe site-ul companiei. Iar daca ai nevoie de suport clienti 24/7 pentru mai multe tari, atunci ai nevoie de o echipa mai mare, cu abilitati lingvistice diverse.

In loc de concluzie

Outsourcing-ul ajuta o organizatie sa identifice procesele care sunt repetitive si pot fi indeplinite mai bine de o companie specializata, dar cu un buget redus. Prin externalizarea unor procese si activitati, firmele se pot concentra pe imbunatatirea eficientei, cresterea profitului si pot gestiona mai eficient perioadele de supraincarcare.