Externalizarea proceselor versus angajarea unor specialisti. Cum decizi ce e mai bine pentru business-ul tau

Afacerile de succes au cele mai bune echipe, iar ”legea” asta se aplica si in cazul gasirii partenerilor de business potriviti atunci cand vrei sa se ocupe altcineva de procesele de salarizare ori de de HR, de departamentul de IT sau poate de call-center. Externalizarea proceselor nu este un concept nou, insa in ultimii ani prinde din ce in ce mai mult avant.

Fie ca este vorba despre identificarea unor specialisti externi sau de recrutarea unor angajati din intern, numitorul comun trebuie sa fie capacitatea acestora de a asigura progresul companiei. Sa vedem care sunt diferentele dintre cele doua abordari:

Externalizeaza cat mai putin din activitatea de baza a companiei tale  

Cand decizi externalizarea proceselor, trebuie sa eviti scenariul in care activitatile si sarcinile zilnice depind prea mult de partenerii externi. Din contra, daca pastrezi in-house toata activitatea de baza, angajatii tai se vor simti mai motivati pentru a pune umarul la dezvoltarea afacerii. Daca insa decizi sa externalizezi o parte din activitatea de baza, nu uita sa asiguri puntea de legatura dintre furnizori si companie. Trebuie sa ai asadar o persoana special desemnata care sa monitorizeze comunicarea dintre cele doua parti.

Cand vorbim despre outsourcing-ul unor sarcini repetitive legate de salarizare sau de IT, cel mai probabil vendorii au un anumit tipar care se poate plia rapid si eficient pe specificul fiecarei companii. Dar daca, la un moment dat, ai un client care doreste ca un contract sa fie negociat dupa anumite criterii, cel mai probabil, un angajat intern va fi cel care va reusi sa vina cu o oferta pe masura si sa se incadreze in costurile generate de schimbarea procesului.

La polul opus, se afla limita pe care o stabilesti atunci cand te hotarasti sa externalizezi o parte din activitatea de baza. Tu esti cel care controleaza directia de dezvoltare a companiei si ia deciziile legate de activitatea firmei, iar partenerii externi iti asigura doar eficienta anumitor procese operationale. Odata cu externalizarea proceselor pe care le vizezi, e bine sa stii ca vei renunta si la know-how, ceea ce inseamna ca va trebui sa instruiesti din nou angajati daca pe viitor vei decide ca activitatile sunt mai usor de realizat in ”intern”.

Activitatile externalizate sunt cele pentru care nu ai know-how in interiorul companiei

Recrutarea, angajarea si apoi trainingul unui nou angajat presupun costuri suplimentare. Si cum nevoile de business cresc rapid, la fel vor urca si cele legate de un salariat care trebuie sa fie la curent cu schimbarile din domeniul sau de activitate. Fara sa apelezi la o firma de outsourcing, costurile tale vor creste constant.

Sa luam, de exemplu, cazul in care vrei sa eficientizezi partea de salarizare care insumeaza acum, sa zicem, 60 de ore saptamanal pentru o perioada de sase luni, adica varful de sezon al business-ului. In scenariul in care apelezi la un specialist in-house, va trebui sa il platesti in plus pentru a lucra suplimentar 20 de ore ori sa angajezi part-time una sau doua persoane.

Daca apelezi la un consultant extern, nu vei fi legat de un contract pentru o perioada nedeterminata, nici nu va trebui sa cheltuiesti bani in plus pentru a asigura cursuri de specializare pentru angajatul tau. 20 de ore in plus pentru o companie catre care ai externalizat deja un anumit proces vor putea fi mult mai usor absorbite.

Ia in calcul oportunitatile de dezvoltare

In timp ce oursourcing-ul inseamna ca ai acces la persoane specializate pentru o perioada de timp aleasa de tine, angajarea unor salariati inseamna un cost fix pentru companie.

Fiecare ora pierduta cu activitati de back-office care nu aduc prea mare valoare procesului de business este un avantaj pentru competitori, fie ca este vorba despre un volum mare de documente procesate greoi sau de situatii in care sistemul IT nu functioneaza.

Pe langa reducerea timpului alocat activitatilor de suport si eficientizarea proceselor, firmele care ofera solutii de outsourcing au angajati specializati si sunt cautate si pentru ca asigura confidentialitatea salariilor si a deciziilor legate de avansari.

In loc de concluzie

Externalizarea proceselor nu inseamna ca biroul de HR ori specialistii IT vor disparea din organigrama unei companii. Departamentele vor exista in continuare, dar intr-o versiune mult mai restransa si se vor preocupa mai mult de activitatile esentiale. Pentru ca o mare parte din munca repetitiva este externalizata, angajatii tai isi vor putea folosi timpul mai eficient si se pot axa pe activitati care aduc plusvaloare companiei.