Externalizare salarizare in functie de furnizor

Timp citire: 3 minute 53 secunde

Alegerea unei companii pentru externalizarea serviciilor de salarizare se poate dovedi un proiect dificil daca nu stabilesti clar de la inceput care sunt scopul proiectului si criteriile dupa care il vei considera unul de succes. Asadar, daca esti pus in situatia de a externaliza salarizarea, ia in calcul si durata de implementare, precum si complexitatea serviciului de salarizare. Mai jos poti gasi cateva criterii de externalizare salarizare in functie de care sa iti alegi furnizorul potrivit.

Sa aiba la baza un soft performant

Inainte de a-ti alege furnizorul, “ia pulsul” pietei si compara cel putin trei oferte pentru serviciile de outsourcing cautate. Cum un furnizor de servicii de salarizare face mai mult decat sa tina evidenta lefurilor, cauta in piata acei furnizori care au dezvoltat si un software performant cu care lucreaza si pe care il imbunatatesc si il actualizeaza in permanenta. Asta inseamna ca vei putea avea o arhiva informatica a tuturor documentelor legate de angajati, actualizari legislative si rapoarte la zi despre zilele de concediu ori declaratiile fiscale.

Experienta si responsabilitate

Cati ani de experienta in domeniu are compania? Este o prima intrebare care iti poate da o idee mai clara despre stabilitatea firmei catre care vrei sa externalizezi serviciile de resurse umane. Asta cu atat mai mult, cu cat in ziua de astazi nu mai este deloc complicat sa afli detalii despre colaborarea unui furnizor cu alte companii ori daca au fost situatii in care acesta nu si-a respectat termenii contractuali.

Este important sa stabilesti inca de la inceput – in contractul incheiat – cum se impart rolurile si responsabilitatile. Mentioneaza clar cine este responsabil de plata unor penalizari daca, spre exemplu, declaratiile fiscale nu au fost depuse la timp. Sigur, daca ai respectat pasii de pana acum si ai intocmit o lista scurta a furnizorilor, in urmatoarea etapa trebuie sa il gasesti pe cel care poate garanta deplina siguranta a datelor. La ce date are acces, ce persoane au acces la date si ce tip de asigurare iti poate oferi un furnizor sunt elementele cheie in luarea deciziei.

Operatiuni de payroll, in pas cu tehnologia

Sigur ca este bine sa arhivezi in cloud orice document legat de salarizare, dar trebuie sa te asiguri si ca angajatii tai au acces facil la informatii legate, de pilda, de salarii. Un sistem IT bine pus la punct poate fi configurat sa trimita automat fluturasii de salariu pe email. Astfel, orice angajat isi poate verifica fluturasul de salariu in sistem, in mod securizat, si ulterior il poate printa.

Informatii rapide

Sistemul integrat de payroll este unul complex, dar din cand in cand poate ca vei avea nevoie de asistenta legata de documente sau vei avea intrebari legate de actualizarile legislative care trebuie implementate rapid si in software. Furnizorul ideal este cel care iti poate oferi acces 24/7 la documentele pastrate in cloud, iar tu o sa poti sa generezi oriunde si oricand rapoarte, totul depinzand de o conexiune la internet si de autentificarea pe baza de user si parola.

Se potriveste externalizarea oricarei companii?

Specialistii HR sustin ca outsourcingul trebuie sa ajute companiile sa-si eficientizeze nu doar costurile, ci si business-urile, atat intern, cat si extern. Externalizarea trebuie sa aduca plusvaloare unei companii, indiferent de structura, dimensiunea sau domeniul in care activeaza.

Asadar, orice companie are nevoie de outsourcing in HR, in contextul in care traim vremuri in care digitalul este principalul canal de informare si comunicare, registrele, manualele, bazele de date, modalitatile de calcul ale salarizarii sau managementul de personal sunt realizate prin intermediul unor platforme si aplicatii informatice, iar pe piata muncii au loc frecvent schimbari legislative.

Externalizarea serviciilor de salarizare si alegerea furnizorului potrivit sunt elemente esentiale pentru a sti miscarea banilor din compania ta si pentru a fi in orice moment in pas cu legile. In plus, un furnizor serios iti va asigura consultanta atunci cand este nevoie si va fi umbra ta tehnologica, pentru ca te ajuta sa gestionezi si sa pastrezi securizat toate documentele legate de echipa ta.

Am realizat pentru tine un ghid complet despre cum iti alegi furnizorul de servicii HR. Gasesti AICI toate informatiile de care ai nevoie.

Sursa FOTO: Shutterstock.com