eMag optimizeaza procesele de resurse umane cu ajutorul solutiei Human Resources Planing – Colourful HR dezvoltata de Romanian Software

eMag alege solutia Human Resources Planning pentru automatizarea si integrarea tuturor proceselor de resurse umane din companie. eMag a facut acest pas in conextul unui demers de eficientizare a proceselor la nivelul intregii companii, din nevoia de a creste performanta, simplificand modul de lucru si crescand nivelul si calitatea comunicarii.

Romanian Software a preluat in cadrul acestui proces toata practica de salarizare si administrare de personal si a pus la dispozitia eMag toate tool-urile platformei Human Resources Planning.

eMag in procesele de resurse umane

Cu ce solutii vine, in mod concret, Romanian Software in intampinarea nevoilor specifice ale eMag?

In procesul de externalizare a practicii de salarizare, s-au auditat toate dosarele de personal, au fost scanate toate documentele din dosarele de personal, indexate si incarcate in platforma. Personalul eMag implicat in activitatea de administrare de personal va avea acces la baza de date a salariatilor (portal pentru angajati) intretinuta de Romanian Software si va putea sa acceseze aceste informatii si documente. In tabloul de bord al platformei vor fi disponibile informatii utile, care vor elimina riscul depasirii termenelor legale (contracte pe perioada determinata cu data de final in urmatoarea luna, salariati a caror perioada de proba expira, sesiuni de medicina muncii care trebuie organizate in urmatoarea perioada, etc.).

Pontarea salariatilor se va face prin Time Management, aplicatie pusa la dispozitia unor operatori de pontaj din cadrul companiei, la nivelul careia sunt configurate tipurile de program de lucru si validari specifice, pentru a reduce numarul interventiilor manuale si riscul de eroare. Mai departe, pontajul este transmis catre departamentul de HR, care dupa o validare intermediara, va transmite informatiile catre Romanian Software, in vederea calculului de salarii.

Prin intermediul platformei, toti salariatii companiei eMag vor avea acces, prin spatiul personal Me – Employee Self Service, la documentele scanate din dosarul de personal, informatii salariale, acces la joburile vacante din companie, detalii despre training-urile la care vor participa, sesiunile de evaluare in care sunt implicati. Tot prin spatiul personal, salariatii vor putea lansa cereri de concediu, comunica cu departamentul de HR, lansand cereri pentru adeverinte si alte tipuri de cereri, toate aceste fluxuri fiind insotite de notificari, pentru a informa utilizatorii cu privire la actiuni pe care este necesar sa le intreprinda. Utilizatorii cu rol de manager vor avea acces si la informatiile privind salariatii din subordine, vor putea aproba sau respinge cererile acestora, completa formulare de feedback in cadrul sesiunilor de evaluare, sau propune persoane din echipa pentru anumite sesiuni de training.

Recruitment Management va permite recrutorilor din companie sa pastreze o baza de date de candidati, cu posibilitati de filtrare dupa multiple criterii, inclusiv etichete relevante care se pot atasa candidatilor urmare a inerviurilor la care au participat. Recrutorii vor putea sa creeze proiecte de recrutare, in care se vor defini etapele procesului (contactare candidat si testare psihologica, interviu telefonic, testare, interviu cu managerul, ofertare), pozitiile cautate si numarul de pozitii. in fiecare etapa se pot trimite candidatilor comunicari din sistem pe email, in vederea testarii acestora, testele pot avea o limita de timp si un punctaj minim, candidatii vor raspunde la intrebari online, prin autentificarea in platforma si rezultatele vor fi transferate recrutorilor si stocate in platforma, in profilul fiecarui candidat. Tot in etapele procesului de recrutare se pot face anumite comentarii in profilul candidatilor, care raman in baza de date si pot fi accesate de toti cei implicati in procesul de recrutare, dar si de catre ceilalti recrutori. La nivelul practicii se poate vizualiza in orice moment statusul candidatilor in etapele de recrutare, pe fiecare proiect sau pentru fiecare recutor, oferind o imagine foarte clara a volumului, dar pot fi calculati si indicatori privind durata unui proces de recrutare sau fluctuatia candidatilor angajati, in vederea stabilirii eficientei practicii.

Aplicatia Training Management, administrata de coordonatorul practicii de Learning & Development, va pune la dispozitia salariatilor lista sesiunilor de training disponibile in companie, va organiza sesiuni de training in functie de solicitari specifice venite din partea salariatilor si va oferi programe de e-learning, construite chiar in platforma. in baza tuturor informatiilor gestionate, se pot genera statistici privind numarul de participari, pe domenii de activitate, departamente si costul acestor programe.

Performance Management sustine procesele de evaluare din companie, permite evaluari 360. Evaluarile pot fi construite intr-un mod flexibil, pornind de la setul standard de competente ale eMag, ai carei indicatori comportamentali sunt adaptati pe nivele ierarhice si de la obiectivele generale, la nivel de companie, unitate organizatorica si proiect, din care deriva si la care se adauga obiective specifice, individuale. Prin platforma se deruleaza intregul proces de evaluare, in diferite etape, persoanele implicate primind notificari, fie pentru definirea obiectivelor, completarea formularelor de feedback sau construirea unui plan de dezvoltare personala.

Transpunerea practicilor de HR intr-o platforma care sa le integreze, vine cu avantajul de a oferi acces facil la toate informatiile de HR, simplifica fluxurile dintre salariati si departamentul de HR, aspecte care atrag rapiditatea raspunsurilor, eliminarea pasilor redundanti, in concluzie salveaza timp valoros, imbunatatesc comunicarea si cresc eficienta la nivelul intregii companii.