Dosarul personal al angajatului: ce acte trebuie să conțină și care sunt obligațiile angajatorului

Dosarul personal al angajatului este un set de documente esențiale, pe care angajatorul are obligația să-l păstreze complet și în siguranță și să-l pună la dispoziția inspectorilor ITM oricând îl solicită, dar și a angajatului, dacă acesta solicită copii. Printre aceste documente se numără contractul de muncă, dar și actele aduse de angajat înaintea ocupării postului.

• Ce conține dosarul personal al angajatului
  • Actele solicitate la angajare
  • Contractul individual de muncă
  • Fisa Postului
  • Actele adiţionale la contractul de muncă
  • Alte documente
• Obligațiile angajatoruluii

Nerespectarea legii se consideră contravenție și poate fi sancționată cu amenzi începând de la câteva mii de lei pentru cele mai mici nereguli, așa că angajatorii trebuie să se asigure întotdeauna că dosarele angajaților sunt bine alcătuite în cele mai mici detalii.

Pentru a te asigura că ești întotdeauna la zi cu aceste documente, poți utiliza un software de management al personalulului, care te va ajuta să păstrezi ordinea în documente, sa folosești șabloane predefinite, dar și să comunici mai ușor cu angajații și să nu mai ratezi niciun termen-limită.

Ce conține dosarul personal al angajatului

Iată care sunt documentele care formează dosarul angajatului:

Actele solicitate la angajare

• act de identitate – buletinul, cartea de identitate, pașaportul sau o altă dovadă de rezidență;
• fișa medicală a angajatului – sau fișa de aptitudini, avizată de un medic specializat în medicina muncii;
• acte de studii – în această categorie intră diploma de absolvire a liceului, cea de bacalaureat, diploma de licență și de master, dacă este cazul;
• certificate de calificare și atestate eliberate pentru anumite profesii, obținute de-a lungul anilor (de exemplu: carnetul de conducere, atestatul de șofer profesionist).

Pe lângă actele prezentate mai sus, angajatorul mai poate adăuga la dosarul personal al angajatului și alte documente, cum ar fi cazierul judiciar sau CV-ul.

Contractul individual de muncă

Contractul de muncă este actul care reglementează, potrivit legii, raporturile juridice dintre angajator și angajat. Este încheiat în formă scrisă și conține informații detaliate despre durata perioadei contractuale (care poate fi pe termen determinat sau nedeterminat), nivelul salarial, tipul de normă pe care o prestează angajatul și clauzele dintre cele două părți.

Printre acestea se numără denumirea postului pe care îl va ocupa noul angajat, zilele de concediu anual, condițiile de muncă, dar și obligațiile părților și modalitățile de rezolvare a eventualelor conflicte.

Fișa postului

Este un document obligatoriu care trebuie anexat la contractul individual de muncă și conține, printre altele, informații despre programul și condițiile de lucru, responsabilitățile angajatului, dar și standardele de performanță pe care acesta trebuie să le îndeplinească. Fișa postului se completează și se semnează înaintea semnării contractului de muncă.

Citește mai multe: Ce trebuie să știi despre fișa postului și elementele pe care le conține

Actele adiționale la contractul de muncă

Aceste acte adiționale fac referire la orice modificare apărută între angajator și angajat, iar printre ele se numără:

• modificările salariale;
• cereri de suspendare a raportului de muncă;
• documente prin care se dispune reluarea raportului de muncă;
• desemnarea sau mandatarea angajatului de către angajator să-l reprezinte în relațiile cu terții;
• actul juridic de încetare a raportului de muncă (exemplu: demisia).

Alte documente

Printre acestea se numără, de exemplu, cererile de concediu semnate de angajat și aprobate și ștampilate de angajator, alte declarații pe proprie răspundere, dar şi orice alte documente care certifică legalitatea și corectitudinea completării în Registrul de Evidență a Salariaților (REVISAL).

Obligațiile angajatorului

Hotărârea de Guvern nr. 905 din 2017 este actul normativ care stabilește conținutul actelor care trebuie să se regăsească în dosarul angajatului, dar și obligațiile pe care le are angajatorul. Iată-le pe cele mai importante dintre ele:

• angajatorul trebuie să întocmească dosarul personal al salariatului, să îl păstreze în condiţii bune la sediu și să îl prezinte inspectorilor ITM oricând, la solicitarea acestora;
• să elibereze copii certificate ale documentelor existente la dosar angajaţilor şi foştilor angajaţi care solicită asta, în termen de cel mult 15 zile lucrătoare de la data solicitării;
• la încetarea contractului sau oricând, la solicitarea unui angajat, angajatorul trebuie să elibereze adeverinţe care să ateste activităţile prestate de acesta, durata, salariul, dar şi un extras al registrului;
• trebuie să înregistreze în REVISAL toate contractele de muncă încheiate şi datele de identificare ale angajatului cu cel putin o zi lucratoare anterioara datei de start a activitatii lucratoare de la data încheierii contractului;
• trebuie să respecte legea privind protecţia datelor cu caracter personal atunci când prelucrează datele angajaţilor.

Așadar, pentru departamentul de Resurse Umane al unei companii, dosarul personal al angajatului este esențial, așa că niciun efort nu este prea mare atunci când este vorba de a avea mereu aceste acte la îndemână, pentru a fi pregătit în fața unui eventual control.