Orele suplimentare la job – De ce stau angajatii peste program si la ce trebuie sa fie atenti angajatorii

Intr-o lume competitiva, in care performanta presupune eforturi considerabile atat din partea angajatilor, cat si din partea companiilor, munca suplimentara tinde sa nu mai fie o exceptie, ci o regula in sine. Motivele pentru care salariatii ajung sa petreaca multe ore peste program sunt multiple si, frecvent, rezultatul nu este cel la care se asteapta, adica recunoasterea meritelor. 

Efectele orelor suplimentare se vad atat la nivelul angajatului, cat si la nivelul firmei la care lucreaza. Care sunt acestea si de ce se ajunge din ce in ce mai des la astfel de situatii? Ce drepturi si ce obligatii au salariatii si angajatorii in cazul in care programul de lucru normal este depasit cu mult? Sunt intrebari importante la care incercam sa raspundem in continuare.  

• De ce stau angajatii peste program – cele mai intalnite cauze

• Orele suplimentare – drepturile si obligatiile salariatilor

• Drepturile si obligatiile angajatorului in cazul orelor suplimentare

• Orele suplimentare – efectele asupra salariatilor si angajatorului

De ce stau angajatii peste program – cele mai intalnite cauze

Sunt foarte putini oameni carora le place sa stea peste program si chiar si mai putine companii carora sa le convina orele suplimentare, in ciuda aparentelor. Dincolo de costurile in plus pentru angajator, care este obligat sa acorde timp de repaus, concedii de odihna, sporuri si alte compensatii, salariatii care petrec foarte mult timp peste cel stabilit de lege devin, la un moment dat, mai putin productivi si chiar pot dezvolta anumite afectiuni medicale. 

Cu toate acestea, munca suplimentara exista. Mai jos, sunt cateva dintre motivele care ii determina sau ii obliga pe salariati sa stea peste program. Pentru un manager bun, ele sunt foarte importante, pentru ca ar trebui sa gaseasca solutii ca astfel de situatii sa nu devina regula. 

Angajatul are prea multe atributii

Cei mai multi angajati care stau peste program spun ca motivul pentru care se intampla acest lucru este ca au prea multe sarcini si timpul alocat rezolvarii lor nu este suficient. Daca orele peste program sunt o consecinta a unui eveniment special sau a unui proiect exceptional al companiei care nu reprezinta o rutina, atunci ele sunt justificate. Dar daca se intampla frecvent, inseamna ca este o problema. 

In cazul acesta, specialistii in resurse umane spun ca ar putea fi doua cauze majore. Una care se refera la managementul companiei si a doua care tine de salariat. Ca angajator, ai cu siguranta o strategie pentru dezvoltarea business-ului, in care nu poti ignora factorul uman. Prin urmare, poate este cazul sa revizuiesti fisa postului, sa analizezi daca este nevoie de resurse in plus. Pe de alta parte, insa, neindeplinirea sarcinilor de serviciu in timpul programului poate fi si un semn de necorespundere profesionala sau un indiciu al faptului ca angajatul nu isi prioritizeaza corect sarcinile. 

Seful de departament ar trebui sa aiba o discutie cu angajatii care stau peste program, sa analizeze ce proiecte au de indeplinit si sa identifice cauzele orelor suplimentare. In urma unor astfel de discutii, se pot gasi solutii, cum ar fi: reprioritizarea taskurilor, delegarea unor atributii catre alti angajati sau gasirea unor resurse in plus. 

Prea multe sedinte pot fi neproductive

Un alt motiv pentru care angajatii raman peste orele de program sunt, uneori, sedintele prea multe la care trebuie sa participe, pentru ca au fost convocati. Lucrul acesta se intampla frecvent in marile corporatii. Sedinte dupa sedinte in care nu toate discutiile sunt neaparat folositoare. Aceste intalniri afecteaza timpul de lucru efectiv, pentru ca raman taskuri care nu mai pot fi rezolvate decat in orele peste program. 

In aceasta situatie, solutia ar fi ca sedintele sa fie organizate numai daca sunt absolut necesare si cu participarea doar a acelor persoane care au un rol in rezolvarea problemelor. Stabilirea unei agende clare este foarte importanta, pentru ca discutiile sa aiba o directie precisa si sedintele sa nu dureze mai mult decat este cazul. La finalul unor astfel de intalniri, fiecare dintre cei prezenti ar trebui sa stie care sunt pasii de urmat, ce trebuie sa faca mai departe pentru ca proiectele sa progreseze. 

Lipsa de concentrare

In companiile moderne, spatiul de birouri este deschis si uneori, alaturi de locul unde angajatii trebuie sa munceasca, sunt amenajate spatii de relaxare sau bucatarii. Partea buna este ca se promoveaza o politica a comunicarii deschise si a colaborarii. Zgomotul, insa, distrage atentia. Aceasta ar putea duce la lipsa de concentrare a angajatilor si, implicit, la mai putina productivitate. Studiile au demonstrat ca, daca o persoana este intrerupta din munca la fiecare 11 minute, va avea nevoie de 23 de minute ca sa reia taskul din momentul in care s-a oprit. 

Un bun manager tine cont de faptul ca unii salariati nu se pot concentra la fel de bine intr-un astfel de spatiu deschis, in vreme ce altii vor putea fi mai productivi. Ca sa le creezi conditii optime angajatilor tai, este indicat sa amenajezi atat spatii de lucru deschise, cat si birouri in care sa se poata retrage pentru a se putea concentra mai bine. 

E-mail-urile invadeaza spatiul personal

Una dintre cauzele frecvente pentru care angajatii stau peste program este ca trebuie sa raspunda la prea multe e-mail-uri si nu mai au timp sa rezolve sarcinile care le-au fost incredintate intr-o zi de munca. Mai mult decat atat, primesc mesaje si in timpul liber si, de teama sa nu piarda vreun update important sau sa nu raspunda rapid la o intrebare primita din partea sefilor, salariatii devin aproape dependenti de telefonul mobil. 

Desigur, e-mail-urile ne ajuta sa rezolvam o multime de probleme, dar cand vine vorba de comunicare, discutiile directe pot fi mult mai eficiente. Specialistii in resurse umane recomanda managerilor sa isi incurajeze salariatii sa interactioneze direct, mai ales atunci cand rezolvarea unei probleme devine un lung sir de e-mail-uri din care nu mai intelege nimeni nimic. Apoi, orice manager bun realizeaza ca, daca respecta timpul liber al salariatilor, acestia vor fi mai eficienti. 

Orele suplimentare, o modalitate de a obtine promovarea

Uneori, orele suplimentare sunt o modalitate prin care angajatii vor sa atraga atentia asupra lor, sa arate sefilor ca sunt dedicati muncii lor, ca sunt implicati in proiectele pe care le primesc si ca acest lucru ii transforma in candidatii ideali pentru o promovare. Si mai mult decat atat, considera ca in felul acesta sunt mai buni decat colegii lor, ceea ce ar putea pune presiune pe toata lumea.

In astfel de situatii, munca ar trebui apreciata, dar salariatul trebuie sa inteleaga ca ceea ce conteaza este calitatea, nu cantitatea si ca, pana la urma, un angajat productiv este multumit de ceea ce face si nu este stresat. Este important sa stie ca face parte dintr-o echipa si ca nu participa la vreun concurs in care daca nu se afirma, nu-l vede nimeni. A sta peste program nu inseamna nici mai multa productivitate si nici performante mai bune.

Orele suplimentare – drepturile si obligatiile salariatilor

Ca sa intelegem ce inseamna mai exact ore suplimentare, este foarte important sa facem distinctia intre timpul si norma de lucru. Ambele concepte definesc programul de munca. Apoi, ca orice aspect care este legat de contractul colectiv de munca sau de contractul individual, legea prevede anumite drepturi si obligatii in ceea ce priveste munca peste program, atat pentru salariati, cat si pentru angajatori. 

Ce este munca suplimentara?

Potrivit legii, norma de lucru se refera la cantitatea de munca de care o persoana calificata pentru postul pe care il ocupa are nevoie pentru a-si indeplini atributiile, in conditiile unor procese tehnologice si de munca determinate. Norma de munca include:

• timpul productiv;
• intreruperile impuse de desfasurarea procesului tehnologic;
• pauzele legale in cadrul programului de munca (care nu intra in timpul de lucru – de unde programul de lucru poate avea 9 ore, daca pentru pauza de masa este acordata o ora).

Norma de lucru poate fi intreaga sau partiala. Pentru salariatii cu norma intreaga, durata normala a timpului de munca este de 8 ore pe zi si de 40 de ore pe saptamana. Orele sunt, de regula, distribuite uniform pe parcursul a 5 zile, cu doua zile de repaus. Daca angajatii au sub 18 ani, timpul de munca este de 6 ore pe zi, adica 30 de ore pe saptamana. 

Munca desfasurata in afara duratei normale a timpului de munca saptamanal este munca suplimentara. 

Drepturile si obligatiile salariatului 

In functie de specificul companiei si de domeniul in care isi desfasoara activitatea, angajatorul are dreptul sa repartizeze inegal orele de munca, dar si obligatia de a specifica acest lucru in contractul pe care il negociezi si il semnezi cu el. Legea ii interzice ca timpul total de lucru saptamanal sa depaseasca 48 de ore, inclusiv orele de munca suplimentara, dar exista anumite conditii in care cele 48 de ore pot fi depasite:

• daca media orelor de munca pe o perioada de referinta nu mai mare de 4 luni calendaristice nu depaseste 48 de ore pe saptamana;
• daca media orelor de munca pe o perioada de referinta de pana la 6 luni nu depaseste 48 de ore pe saptamana – valabil pentru anumite activitati sau profesii stabilite prin contractul colectiv de munca.

Depasirea celor 48 de ore de munca saptamanale nu poate avea loc decat in urma unei negocieri cu angajatorul. Totodata, perioadele de referinta nu includ concediul de odihna anual si nici situatiile in care contractul individual de munca este suspendat. 

Contractele colective de munca mai pot sa prevada derogari de la timpul normal de munca, dar nu pentru mai mult de 12 luni, in urmatoarele cazuri:

• pentru respectarea reglementarilor privind protectia sanatatii si a securitatii in munca;
• exista motive obiective, tehnice sau care tin de organizarea muncii.

Ca salariat, ai dreptul sa soliciti angajatorului un program individualizat de munca, acesta presupunand o organizare flexibila a timpului de lucru. Mai exact, este vorba despre o perioada fixa din zi in care esti la locul de munca si o alta, variabila, in care iti alegi orele de sosire si de plecare, cu respectarea timpului de munca zilnic. 

Daca lucrezi noaptea (intre orele 22:00 si 06:00), beneficiezi, in functie de situatie, de unul dintre urmatoarele doua drepturi:

• reducerea programului de lucru cu o ora fata de durata normala a zilei de munca, daca efectuezi cel putin trei ore de munca de noapte – acest lucru nu aduce cu sine scaderea salariului de baza;
• spor pentru munca prestata, de 25% din salariul de baza, daca lucrezi noaptea cel putin 3 ore din timpul normal de munca.

In cazul in care, prin natura profesiei, a domeniului de activitate sau a profilului companiei, este prevazut in contractul de munca sa prestezi ore suplimentare noaptea, ai dreptul la perioade de repaus compensatorii echivalente (care nu sunt considerate concediu de odihna) sau la compensarea in bani a orelor pe care le-ai lucrat peste durata de 8 ore (care sunt sume in plus la salariul de baza negociat cu angajatorul). Persoanele care au sub 18 ani nu pot avea program de noapte, la fel si femeile insarcinate, lauzele sau cele care alapteaza. Aceste drepturi sunt valabile, desigur, si in cazul muncii pe timp de zi. 

Drepturile si obligatiile angajatorului in cazul orelor suplimentare

Ca angajator, nu ii poti impune salariatului sa presteze ore suplimentare, decat in trei situatii:

• caz de forta majora;
• lucrari urgente care previn producerea unor accidente;
• inlaturarea consecintelor unui accident.

In oricare alt caz decat acestea, este nevoie de acordul angajatului pentru ca acesta sa efectueze munca suplimentara. De asemenea, daca este vorba despre tineri care au pana in 18 ani, acestia nu pot presta ore suplimentare, indiferent de situatie. 

Pentru anumite domenii de activitate, unitati sau profesii, legea iti da dreptul ca angajator sa stabilesti o durata zilnica a timpului de lucru mai mare de 8 ore, dar numai in urma unei negocieri colective sau individuale, ori prin invocarea unor acte normative specifice. Chiar si asa, durata zilnica a timpului de lucru nu poate depasi 12 ore si va fi urmata de 24 de ore de repaus. 

Pentru timpul petrecut de angajat peste programul normal de lucru, exista anumite compensatii, prevazute de Noul Cod al Muncii si pe care, ca angajator, ai obligatia sa i le acorzi. Acestea se refera la:  

• ore libere platite – in urmatoarele 60 de zile calendaristice dupa efectuarea muncii suplimentare (salariul corespunzator pentru orele prestate peste programul normal de lucru);
• zile libere platite – din care pot fi compensate orele suplimentare care vor fi efectuate in urmatoarele 12 luni – in situatia in care intervine o reducere a activitatii, din motive obiective;
• spor adaugat la salariu – daca orele libere nu pot fi platite in 60 de zile; sporul se acorda in luna urmatoare, este stabilit prin negociere, la semnarea contractului colectiv de munca sau asa cum este prevazut in contractul individual de munca si nu poate fi mai mic de 75% din salariul de baza.

De asemenea, ca angajator, ai obligatia sa tii evidenta timpului de munca prestat zilnic de fiecare salariat, cu precizarea orelor de incepere si de sfarsit ale programului de lucru. La solicitarea inspectorilor de munca, trebuie sa prezinti documentele in acest sens, pentru control. 

Daca este vorba despre salariati mobili sau care desfasoara munca la domiciliu, trebuie sa tii evidenta orelor prestate, dar in conditiile pe care le-ai stabilit, prin acord scris, cu angajatii, tinand cont de activitatea specifica pe care acestia o desfasoara. 

Orele suplimentare – efectele asupra salariatilor si angajatorului

Uneori este imposibil pentru managerii companiilor sa evite situatiile in care angajatii stau peste program. Fie ca e vorba despre dorinta acestora de a castiga mai multi bani, de a se afirma sau pur si simplu de efortul de a termina proiectele la timp ca sa nu fie concediati, orele suplimentare in sine nu au efecte negative nici asupra angajatilor, nici asupra companiilor. In momentul in care ele devin o practica, insa, consecintele pot fi dintre cele mai neplacute, de ambele parti. Mai jos, incercam sa vedem care este impactul acestora in ceea ce priveste performantele salariatilor, dar si ale business-ului per ansamblu. 

Efectele orelor suplimentare asupra salariatilor

Specialistii in resurse umane au identificat, de-a lungul timpului, mai multe efecte pe care munca suplimentara o are asupra angajatilor, mai ales atunci cand acestia le considera ca o pedeapsa sau ca o conditie pentru a nu-si pierde jobul. Iata despre ce este vorba:

• probleme de sanatate – munca in exces poate creste riscul unor probleme medicale cum sunt cresterea tensiunii arteriale, afectiuni ale coloanei vertebrale (din cauza inactivitatii fizice), tulburari de somn, stari de anxietate, depresii; 
• cresterea riscului de accidente – din cauza oboselii acumulate, creste riscul de accidente de munca; apoi, intervine lipsa de concentrare care poate avea acelasi efect;
• scaderea eficientei – studiile au demonstrat ca, daca un salariat munceste peste 50 de ore pe saptamana, nu mai poate fi eficient si productivitatea scade; cercetatorii de la Universitatea Stanford au aratat ca o persoana care lucreaza 70 de ore pe saptamana nu produce mai mult decat una care munceste doar 55 de ore;
• neintelegeri familiale – oboseala acumulata la serviciu are efecte si asupra vietii personale a angajatilor, care ajung sa aiba conflicte de natura familiala; astfel de probleme nu pot fi ignorate si afecteaza atat calitatea muncii, cat si relatiile cu cei din jur; salariatii devin mai nervosi, din ce in ce mai nemultumiti si atmosfera la lucru devine insuportabila.

Efectele orelor suplimentare asupra angajatorului

La prima vedere, aceste ore suplimentare reprezinta un mare avantaj pentru companii, pentru ca, desi sunt obligate sa acorde compensatii pentru ele, valoarea acestora este mai mica decat daca ar trebui sa angajeze mai multi oameni. Exista, insa, si un revers al medaliei. Primul dintre ele este ca, de multe ori, salariatii nu isi dau seama ca munca in exces le poate provoca probleme de sanatate sau ca devin, de fapt, din ce in ce mai putin productivi. Pe langa acest aspect, mai sunt si alte efecte pe care, ca angajator, este recomandat sa nu le ignori, daca vrei ca business-ul tau sa dureze. Iata cateva dintre ele: 

• salariatii isi dau demisia – unul dintre efectele muncii suplimentare poate fi faptul ca s-ar putea sa pierzi angajati care nu mai pot face fata programului incarcat; ajung sa-si caute alt job mai bun si isi dau demisia;
• probleme de moralitate – in momentul in care unii angajati stau peste program si primesc compensatii, inclusiv libere, ceilalti colegi trebuie sa suplineasca absenta lor si se nasc probleme de moralitate; ceilalti salariati incep sa acumuleze frustrari si, pana la urma, vor renunta la job; 
• cheltuieli in plus – munca suplimentara este compensata, potrivit legii; prin urmare, pentru un angajator, ele inseamna o cheltuiala in plus, atunci cand devin o regula;
• productivitate redusa – munca peste program nu ar trebui sa devina o obisnuinta, pentru ca poate avea un efect de bumerang, adica te astepti ca, impunand sub o forma sau alta, la limita legii, orele suplimentare, angajatii sa fie mai productivi si rezultatele sa fie pe masura, insa salariatii suprasolicitati pot fi mai putin eficienti, pentru ca oboseala cronica isi spune cuvantul.

Munca suplimentara joaca un rol important in obtinerea unor performante de moment si, atunci cand este necesara, aduce cu sine satisfactia muncii atat pentru salariat, cat si pentru angajator. Daca, insa, devine o regula, atunci ea reprezinta un semnal de alarma ca lucrurile nu merg asa cum ar trebui. Pentru o companie, a avea angajati suprasolicitati se poate transforma intr-o problema reala, pentru ca rezultatele business-ului pot fi afectate prin scaderea productivitatii si a eficientei.

Sursa foto: Shutterstock