Procrastinarea la birou – Inamicul performantei tale profesionale

Pe vremea cand erai elev ti se intampla sa amani momentul inceperii temelor? Iti suna familiar sa nu poti sa te apuci de un proiect nou la serviciu, sa gasesti altceva de facut si sa il amani pana in ultima clipa? Afla ca nu esti singura persoana care trece prin asta! Acest fenomen este cunoscut drept procrastinare, fiind o capcana in care poate sa pice oricine. Inseamna, de fapt, sa cedezi in permanenta unor diverse tipuri de tentatii, determinandu-te sa nu mai faci ceea ce rational esti constient ca trebuie sa faci.

Ce este procrastinarea?

Procrastinarea este un fenomen destul de raspandit, aproximativ 95% din populatie fiind afectata, la un moment dat, in diferite aspecte ale vietii. Cand apare pe plan profesional, este unul dintre obstacolele serioase care ne blocheaza activitatea, ajungand in cazuri mai extreme sa ne indeparteze complet de sarcinile pe care le avem de indeplinit.

Cand vine vorba despre procrastinarea la birou, exista diferite motive pentru care angajatii pot sa amane sarcinile. Ar putea fi vorba despre teama de a-si asuma noi responsabilitati, teama de esec, dar si pentru ca se gandesc ca nu au abilitatile necesare pentru a duce la bun sfarsit un proiect.

Din cauza procrastinarii, pot aparea probleme serioase la locul de munca. Poate sa fie vorba despre deadline-uri pierdute, proiecte amanate, ceea ce poate sa genereze nemultumiri din partea clientilor, reprosuri si antipatie din partea colegilor si critici si sanctiuni din partea superiorilor si a managerilor.

Cei care se confrunta cu procrastinarea au adesea sentimente de rusine, le scade stima de sine, din cauza lipsei aprecierii. Vinovatia este, de asemenea, un sentiment specific pentru o persoana care tot amana lucruri, pentru ca se va gandi cu vina si cu regret ca nu a facut decat sa piarda timpul.

Stresul si anxietatea sunt sentimente negative care fac si ele parte din viata unei persoane care taraganeaza lucrurile, din cauza sarcinilor care se tot aduna si a termenelor care devin din ce in ce mai stranse.

Amanarea sarcinilor la locul de munca

Amanarea sarcinilor la locul de munca reprezinta o practica care poate avea consecinte negative semnificative asupra productivitatii si bunastarii profesionale. Atunci cand angajatii obisnuiesc sa isi lase sarcinile pentru mai tarziu, se pot confrunta cu o acumulare constanta de responsabilitati, ceea ce duce la cresterea nivelului de stres. Acest stres poate afecta atat performanta profesionala, cat si sanatatea mentala. In plus, amanarea repetata poate conduce la situatii in care termenele limita sunt tot mai aproape, ceea ce reduce calitatea muncii prestate si poate compromite relatiile cu colegii sau cu clientii.

Ignorarea constanta a termenelor limita ale sarcinilor nu afecteaza doar individul, ci si echipa in ansamblu. Colaborarea eficienta depinde de increderea reciproca si de respectarea angajamentelor asumate. Atunci cand un membru al echipei amana constant indeplinirea sarcinilor, acest lucru poate conduce la perturbari in planificarea proiectelor si la cresterea sarcinilor pentru ceilalti membri ai echipei. Astfel, climatul de munca poate deveni tensionat, iar performanta generala a echipei poate suferi. In loc sa construiasca o atmosfera de cooperare si realizare, amanarea sarcinilor poate submina colaborarea si poate pune sub semnul intrebarii rezultatele pe termen lung.

Exista, insa,  situatii in care angajatii amana sarcinile pana in ultimul moment pentru ca sunt lipsiti de motivatie intrucat noul proiect aparut li se pare plictisitor. Ei cauta pur si simplu un moment oportun pentru a se apuca de lucru si nu (prea) il gasesc. Este esential sa se dezvolte abilitati de gestionare a timpului si a prioritatilor pentru a preveni aceasta practica daunatoare si pentru a asigura o performanta profesionala optima si o colaborare eficienta.

Strategii pentru a combate procrastinarea

Combaterea procrastinarii a devenit o abilitate esentiala pentru a asigura o productivitate si o eficienta optima in intreaga echipa. Din fericire, exista cateva strategii pentru a combate procrastinarea, care te pot ajuta sa renunti la obiceiul de a amana si a-ti mentine concentrarea asupra sarcinilor importante. Iata cateva dintre acestea:

– Impartirea muncii: in multe cazuri, procrastinarea apare pentru ca sarcina pe care o avem de indeplinit pare coplesitoare. Solutia este sa impartim un proiect complex in etape mai mici, pentru ca totul va fi mai usor de gestionat. Ceea ce trebuie sa facem este sa ne concentram pe fiecare faza in parte, fara sa ne gandim la faza urmatoare.

– Apropie-te de oameni care te inspira: probabil ca daca ai avea ocazia sa stai de vorba 10 minute cu Bill Gates ori cu un oricare alt om de afaceri de succes vei fi cu siguranta mult mai inspirat si mai motivat decat daca ai petrece 10 minute stand degeaba. Desigur, sa iti petreci 10 minute in fiecare zi cu Bill Gates nu este posibil, insa trebuie sa aplici principiul de a fi inconjurat de persoane de la care ai ce invata.

– Identifica persoane care te motiveaza si intalneste-te des cu ele, pentru ca te vor ajuta sa devii o persoana mai responsabila, mai plina de motivatie.

– Indeparteaza lucrurile care te pot distrage: este posibil ca procrastinarea sa apara si din cauza mediului de lucru, asa ca nu sta cu telefonul in fata sau cu laptopul deschis pe o retea de socializare. De asemenea, odata ce ai ajuns la serviciu, pune intr-un sertar al mintii tale gandurile legate de viata personala, pentru ca pot fi mari consumatoare de timp si energie.

– Nu mai astepta momentul potrivit ca sa incepi ceva, ci pur si simplu incepe. Da-ti deadline-uri si ofera-ti o recompensa atunci cand duci la indeplinire la timp un proiect complex, chiar si daca este legat de viata personala. Sau, din contra, iti poti impune sa nu faci anumite lucruri (sa nu te uiti la un film sau sa nu iti cumperi o rochie noua) pana cand nu finalizezi ceea ce ai inceput.

– Vizualizeaza: de ajutor este si vizualizarea procesului pe care il ai de urmat ca sa rezolvi o sarcina, pentru ca te ajuta sa te concentrezi mai bine asupra pasilor necesari pentru atingerea obiectivului, dar contribuie si la reducerea anxietatii. Este util si sa te gandesti la beneficiile pe care ti le aduce indeplinirea unei sarcini.

– Asculta-ti corpul: lucreaza la proiectele grele, de care ai tendinta sa fugi, in momentele din zi in care stii ca dai randament maxim. Pauzele sunt, de asemenea, importante, ca sa iti reincarci bateriile. Nu uita sa faci asta atat de des cat simti nevoia.